レア業務は、そのオフィスで年間受任100万円以下と定義します

単価30万円×3件は90万は該当

単価100万×1件も100万で該当

単価2万円×40件も80万円で該当

レア業務は、原則、適切なオフィスに集約します。

レア案件の見積決裁について

はじめに

基本ルール

業務報告（日報）のルール

メールのルール

スマホのルール

電話のルール

PCのルール

データ保管ツール

SG用語集

災害時の対応ルール

決裁と決裁依頼の意味

座席について

オンボーディング（新入社員向け）

【新人行動指標】

・最優先はスピード
指示された仕事は、自ら納期を決めて、短時間で仕上げましょう。
業務を抱え込まず、完了に時間を要する業務は早めに相談しましょう。

・自分の頭を使って考える
作業を黙々とするのではなく、目的や最適な手段を自ら考えるようにしましょう。
創造したり、改善したことが存在価値になります。
また、慣れていないからという理由で言い訳をするのはNGです。

・周りの人のペースで業務する
仕事は周りの人と協働するので、相手のペースに合わせましょう。
周りの人にとって、一緒に仕事しやすい人になりましょう。

・最適な人に相談する
SGでは、「まず最適者に相談する」ことがルールになっています。

【コンプライアンスと倫理】

【会社概要、組織図】

【社内の公用語】
社内共通言語は、日本語になります。
社内のコミュニケーションは、日本語のみです。

【職務分掌表】
各自の担当業務、社内の依頼先の確認ができます。
Gカレ鈴木さんの土曜日・日曜日欄に
職務分掌表など、共有されているリンク先が保存してあります。

【業務進行上の報告について】
案件申込は、個人ではなく会社に来ているものであり、
案件進行に関わる情報は、必ず上長に報告すること。

知り得た情報を報告しないことは、背任行為になり得ます。
言うべきか迷う場合も必ず報告すること。

上長がいない場合は、簡易なメールで一報を入れる。

【対策MTG】
・記載事項
①ミッション（職務分掌表に記載）
②意義と解釈（ミッションに対する自分の考え）
③今月の対策
④今月の予算（予算は予算案を確認）
⑤今月の業績の対策
⑥中長期の業績対策
⑦リーダーとしての一言

※対策MTGは、APの方は対象外です。
※担当業務とミッションは変動しますので、随時職務分掌表から確認してください。
※無難なことを書くのはNGです。アドバイスがもらえるようなことを書きましょう。

【経営理念】
・顧客と社会の課題を最速で解決する
・すべての人が輝くオールスター社会を創る

【会社のビジョン】

【1．あいさつを大切に】
挨拶は、コミュニケーションの基本です。しっかりと皆の顔を見て、気持ち良く挨拶をしましょう。
特に、出社・退社時はしっかりと分かるように挨拶をしましょう。
『知らない間に出社・退社していた』ということにならないように、オフィス全体に「お先に失礼します」と
声をかけるようにしましょう。

【3．常に全体最適】
判断の基準は、自分にとって最適か？ではなく、常に会社（全体）にとって最適か？　です。

【4．時間は有意義に】
出社しても、すぐに出かけるパターンがありますが、
業務時間を有効に使いたいので、直行を検討してください。

顧客や行政訪問については、
直行や直帰が使える時間帯を基本に設定するようにしましょう。

【5．即レス】
メール・電話の折り返しなどは「あとでまとめて返事・・・」はNGです。
発信してきた相手は、レスを待っている状態です。数分の遅れが重大な遅れをもたらすこともあります。
メールは開いた時点ですぐにレスし、電話は折り返しの必要を分かった時点ですぐに折り返すようにしましょう。

※返信なくて可の場合：
・業務報告　（鈴木さんの業務報告も含む）
・（返信なくて可）と記載されているメール

また、返信はその返信内容を全員で共有したほうがいいと判断した場合は、全体へメールで返信しますが、
基本は、送付者のメールアドレスを選択して、本人のみへ送ってください。

【6．分からないことは、すぐに・最適者に・端的に聞く】
分からないことを悩んだり調べたりして時間を使うのは効率的な仕事の進め方ではありません。
すぐに、端的に、訊きましょう。
その際、訊きやすい人に訊くのではなく、必ず最適者に訊きましょう。
※最適者は最速水準&高精度（ネット検索も含め）

【7．社内優先】
社内での依頼（業務指示など）や予定（MTGなど）は、今後の会社の方向性を検討したり、
目に見えないたくさんのクライアントに一気に関わるところだったり、非常に重要なケースが多いものです。
自分の目の前のお客さんを最優先するのではなく、基本的には社内を優先しましょう。
※ただし、かかる時間や緊急度など、状況はしっかりと把握した上で判断しましょう。

【8．代表（鈴木さん）からの業務指示は最優先】
上記の中でも、代表から依頼があった場合（個別・全社とも）には、
全員最優先で取り組んで対応してください。

・期限がないことは、他を止めてでもすぐする。
・できない場合には、その旨を早めに報告する。

を徹底しましょう。

遅いと代表から判断された場合には、
始末書を提出して、次からの再発防止を行ってもらいます。

会社全体が動きを加速させていくために、みんなで意識して取り組みましょう！

【9．割り込みOK】
質問や確認など、さっと訊けばすぐに終了する話しをする際、「他のスタッフと話し中だから」
「忙しそうにしているから」などの理由から、訊けるタイミングになるまで待つのはNGです。
端的に話をして、業務を前に進めていきましょう。

【10．タスクは一撃】
必ずその場でできるところまでやりきり、相手からのレス待ち状態にしておきましょう。

【11．ギリギリアウト】
当日や翌日期限のギリギリの申請になったとか、ギリギリはSGでは「アウト」です。
ただし、ギリギリで受任して、一撃で終える場合はOKとします。
期限間近で困っている依頼も前向きに受けます。

受任時にはギリギリでなかったのに、ギリギリになった場合は、
「ギリギリアウト報告書」を経企あてに提出するようにしてください。

【12．社員ブログを書く】
自分を社内外にアピールすることが、仕事のスタートといっても過言ではありません。
ブログの更新を月1回アップします。（投稿時間は15分以内）
決められた時間内で、しっかりと想いを伝える文章を書くトレーニングにもなり、書くことで思考も整理されていきます。
また、一緒に働く仲間は、オフィスを越えて仲間の考えや想いに興味を持っています。
クライアントは、依頼している会社の社員がどんな人たちなのかに興味を持っています。
しっかり伝えたい想いを書きましょう。
またブログに使用する写真は社内で撮影したものを使用してください。

【13．社内携帯を上手に活用】
社員には1台ずつ携帯を貸与しています。
通話料は完全無料なので、社員間の電話は会社携帯を使用します。
原則、お客さんとの連絡も会社携帯で直接やりとりをします。
（名刺やメール署名欄に番号を明記します）
通話料は無料ですが、原則10分を超えないように、端的に話しをしましょう。
※0570番などは有料なので、できるだけ使用しないようにしてください。
※国際電話を使用する場合は、片山さんへ決裁依頼してください。
※東京入管へかける場合は、会社の固定電話を使用してください。

【14．対応業務はHPで確認】
SGで対応している業務はすべてHPのトップに記載しています。
問合せ時にすぐに対応できるようにしておきましょう。

【15．OKが出るまで会社電話には出ない】
「新人は率先して電話に出なさい」と言われるのが一般的ですが、SGはお客さんからの相談電話がほとんどです。
不慣れな新人が対応することは、相手を不安にさせたり、企業イメージを悪くしたりする恐れもあります。
社内ロープレなどでトレーニングをして、上長からOKが出るまでは電話には出ないようにしましょう。
※オフィス内に自分以外、電話に出られる状態の社員がいないなどイレギュラーな場合を除きます

【16．感染防止を徹底】
感染のおそれがある体調不良の場合は、すみやかに欠勤しましょう。
また、上長や周囲の判断で回復まで病欠とするようなリードを行ってください。
無理をして出社することで、オフィス内感染など大きな影響を及ぼすことがあります。
また、咳が出るなど症状が出ている場合や病前病後は、必ずマスクを着用しましょう。
☆欠勤の場合の報告方法は、「欠勤連絡」を参照

また、オフィス内で、感染症が広がるのを避けるため、以下のことに留意してください。

①風邪等の感染症の場合、症状が強い時は出社しない。
②インフルエンザは、発症後5日間、解熱後2日間は、出社しない。
③一定収まった回復期においても、マスク等で感染防止する。
④オフィス内のポット、ドアノブ等の共用部分については、お昼前後にアルコール消毒する。
⑤水分補給をまめにして、喉で病原菌が繁殖するのを防ぐ。
⑥家族が感染症で看病のため休む場合は、出社時に感染している恐れもあるので、すぐの出社は控えること。

【17．マスクの扱い方】
①表面は触らない
マスクの位置を直すのに、表面を触る癖がある人がいますが、表面は一番汚染されています。
紐部分を使って、取り外しや調整するようにしましょう。

②自分が話すときに、ずらさない、外さない
相手に聞こえやすいようにという配慮かもしれませんが、自分が話すときに、外してしまう人を見かけます。
相手は、感染症のリスクを感じることが多いので、外さないようにしましょう。

【18．個人情報に注意】
行政書士ならびに補助者には守秘義務が課せられており、違反すれば罰せられます。
業務上、見聞きしたことを第三者に漏洩してはいけないことはもちろん（意図的でなくとも）、
書類やデータは絶対に自宅へ持ち帰ったり、社外に持ち出したりしてはいけません。
また、個人情報の保管方法や、処理方法（シュレッダーや溶解など）は、必ず各オフィスのルールに従いましょう。

★個人情報の取り扱い全般に関するルール
①退勤時、顧客情報が記載されている資料をデスクの上に置きっぱなしにしないこと。
②顧客情報が記載されている資料は、原則として鍵付きキャビネットに保管すること。
(主任・行政書士、また決裁者がOKを出した一般社員はサイドワゴンでの保管OK)
③お店やエレベーター等社外の人が居る場で、会話の中で安易に顧客名を出さないこと。
④Jokin宛に日報を送信する場合は、顧客名を出さないこと
※顧客名の共有を防ぐため、基本的に日報の送信先はnippou宛です。
全社で共有した方がいい場合にはJokin宛に送付としています

【19．実務の社内相談について】
社内相談コストを適正にするために、以下のことに留意してください。
①相談時間は、原則10分とする。端的に聞きましょう。
10分以上かかる場合は、別途MTGを設定してください。
「少し相談があります」と言って、そのまま10分以上になるのは、
ルール違反という共通認識にしましょう。
相談する人は、10分で切り上げること
相談を受ける人は、10分以上に引き伸ばさないこと

②相談には、できるだけ、その場で答えましょう。
後に延ばしても、ヒマな時間ができる訳でもなく、
よりタイトなスケジュールになったりして、状況が悪化することが多くなります。
忙しい中で、答えるのは大変ですが、「結論から話して」と伝えて、一撃で終えましょう。

相談を受けた人が「後で」と答える場合は、落ち着いたら、相談を受けた人から、
「さっきの件、相談何だった？」と聞くようにしましょう。
※「後でもう一度聞きに来て」はNGです。「後でこちらから声かけます」が正です。
相談が保留になった場合はは、タスクは相談を受けた側に移っています。

※先輩社員は、ルールに沿って行うよう新入社員へ指導してください。
（入社1週間後と1か月後にチェックして指導まで行ってください。）
※また新入社員も、先輩が出来ていない場合でも真似をしないでください。

業績報告（日報）

毎日の終業時に、業務報告メール（日報）を送ります。
基本の送付先：nippou@shigyo.co.jp
全体に送りたい場合、顧客名は略称にして送る：jokin@shigyo.co.jp

【記載方法】
・報告文を記載し、タイマネをコピー＆ペーストして、メール送付する
※フォントは、「Ctrl+A」で全選択して、「Sans Serif」にすること
・記載内容
件名：「日報　(今日の)日付　苗字」
本文：①報告文（気づいた改善点、イレギュラー対応したこと、キャンセルやクレームなどの問題点を中心に記載）
②タイマネ
※日報へのタイマネ貼り付けは、正社員として4年を超えた人は任意

【タイムマネジメント（タイマネ）】
・記載ルール
①2コマ連続で同じタスクの記載は禁止
※訪問/調査に関しては「↓」で表現可
②各コマは「顧客名　案件名　タスク名」で記載
③メール確認、予定確認、朝MTGなどの雑務や時間が掛からない事項の記載は禁止

・記載の原則
①コマには基本的にタスクを記載
※具体的にタスクベースで記載、郵送手配など手作業は件数も明確に
✕申請書一式作成→〇申請書・理由書・宣誓書他3種、〇契約書翻訳2枚・結婚書翻訳1枚
②誰が読んでも分かるよう、具体的に記載(省略記号などは原則用いない)
③人と関わるタスクは、相手のスケジュールを確認の上で予定を立てる
④お客さんから書類が届く想定（確定な場合を除く）で予定を立てない
⑤1コマには1コマ分の業務を書く
※1つのタスクが2コマにまたがる場合は、ページ数等で分割

・タイムマネジメント表のタスクの書き方
→「日付　会社名　業務内容」
※常にやるものではなく、消し込んでいくタスクを書く
※上から日付の若い順に並べる
※月例業務等は、実際に行うタイミングの1週間前くらいから記載

・作成の原則
①重要なもの、人と関わるものからスケジュールを立てる。
※後半スケジュールは空いていて〇
※当日突発的に入ってきた業務については、15分以内のものは一撃で行い、
　それ以上かかるものは、翌日（当日も可）の予定に入れる
②前日終らなかったタスクは、翌日一番に行う。
③同一案件の業務は別のコマを挟まず、連続して行う

・運用の原則
①自分が立てた予定は、その後非効率だと判明しても、そのまま行う（反省点や問題点が明確になるため）
②顧客に見せるスケジュールであると意識して、
　絶対にやりきるプロフェッショナルとしての予定を立てる

【社内メールの使い分け】

以下を適切に使い分けてください。

【1. メールは、古い順に全部開いて即レスが基本】
・メールは古いものから全件開封すること（✕自分に関係ありそうなものを選ぶ）
・その場で返信をしてから、次のメールを開くこと（✕全部開いてから、急ぎものから対応する）
※自分に関係の薄いグループメール（経企とかエコとか）とかが入っている場合は、経企に削除設定を依頼する
※その場で返信できないものは、黄色マークをつけて、後で対応
※未読は基本0になるように

【2. フォルダは作らない】
・メールソフトの受信トレイは、フォルダなどで細分化せず、すべてそのまま受信トレイに残すこと

【3. 件名は分かりやすく端的に】
・即レスしやすいように、端的に内容をまとめ、検索しやすい件名にするなどの工夫〇

【4. フラットな言い回しで】
・原則、「ございます」「～ませ」「申し上げます」などの言い回しは避け、「です」「ます」の語尾を用いること

【5. お詫びしないように】
・基本的に、お詫びをするようなことはしないこと（多くても1ヶ月に1回）
→✕「連絡が遅くなりすみません。」
※お詫びするようなことを起こしてしまったら、
　次回からそのようにならないように、対策を行うのは必須

【6. 社外へのメールは原則すべて案件決裁者をBCCに】
・社外へメールをする時は、原則すべて、案件決裁者をBCCに入れて送信
※行政書士メンバーはBCCなしで可
←お客さんとのメールの内容には、すべて会社としての責任が伴うため

【7. お客さんへのメール文面について】
・不備連絡等、注意喚起を促すメールでは、
　基本、期限などを強調（赤字・太文字・大文字等）しないこと

【8. 相手に保存されることを前提に】
・「大丈夫だと思います」や「可能性は高いです」などの、結果を約束することを連想させるような表現は✕
※質問への回答や申請に関わる重要な内容については、決裁者へ事前確認をもらった上で、送信すること

【9. 私用で利用しない】
・会社のメールをプライベートで利用しないこと

【10. 社内で使うメールの種類】
・個人に付与されるアドレス
・メーリングリスト（メーリス）：日報や全員で共有すべき情報を送信
→返信の際も全員に向けて返信する場合はメーリス宛に、特定の個人向けの返信や「了解」だけの返信の場合は、個人アドレスに返信
※ビジネスメールの作成方法・送り方など、一般的ビジネスマナーについては自分で勉強すること

【11. 怪しいメールに対する対策】
・受信した怪しいメールについている
　URLをクリック or 添付ファイルを開くのは禁止
※プレビューするのも禁止
※最も危ないファイルは.exeファイル（100％ウイルス）
・危険なメールの例
　・件名のないメール
　・「Re: Hello」「Re: Hi」といったウイルス特有のメール件名のメール
　・知らない送信者名、心当たりのない英文の件名のメール
※件名のないメールは、迷惑メール判断をされることもあるため、お客様や社内に送るときに、件名を入れずに送信しないこと

【12. メール送付時に表示されるフリーソフトを削除する方法について】

・ウイルスソフトの広告がついているメール見本↓

【13. メールは短く】
・原則、10行程度に収めるようにすること

【14. 複数の議題がある場合は、インラインで回答】
・複数の質問等がある場合は、必ずインライン（挿入の形式）で回答

【15. メールは改行を入れる】
・読みやすさを考慮して、句読点などで改行すること

【16. 重要情報は添付しない】
・印鑑証明などの重要書類は、できるだけメール添付しないこと

【17. 返信は必要な人に】
・全体にリリースする必要がないものは、必要な人にだけ返信すること
※なりすましメールに注意（少しでも怪しいメールは対応しないこと）

【18. メールしたことを電話で伝えるのは、原則なし】
・メールを送信したのち、「メールしましたので、見てください」などと電話するのは、原則なし
※最重要な用件の場合で、どうしても一報しておくべき場合は、
　30分ほど、空けてから電話すること

【19. メール作成時間は、10分以内】
・簡易なもの→1分
・複雑なもの→5～10分

【20. 社内連絡は原則メールで】
・緊急時以外は、社内連絡は基本メールで行うこと
←電話やズームは、お互いの時間を多く取り、負担になるため

【21.社外との送受信メールは削除しない】
※退職時に削除や整理も厳禁（経企で当面管理）

【1.会社の窓口】
・最初にコンタクトをとる人が、お客さんにとっては「会社の窓口」となり、会社の印象を左右する
→明るい声・笑顔・誰にでも同じ対応が出来るように心がけること

【2.待たせない】
・着信は２コール以内で取る・不在着信の折り返しは１秒でも早く・保留はなるべくしないように意識
→少しでもお待たせした場合は、必ず「おまたせしました」と一言をつけることを忘れずに
※やむなく保留とする場合、３０秒以上かかりそうであれば、一旦電話を切って折り返すなどの心遣いを！

【3.相手の都合を考えて端的に】
・話すことを整理して、要領よく正確かつ端的に済ませること

【4.架電のコールは、5回程度に】
※入管等の繋がりにくい電話を除く

【5.フラットな言い回しで】
原則、「ございます」「～ませ」「申し上げます」などの言い回しは避け、「です」「ます」の語尾を用いること

【6.安易に謝らない】
・謝罪をする場合は、最適者からする必要があるため、上長にすみやかに相談すること
→「すみません」が口癖になっている場合は、改めるよう意識すること

【7.相手に録音されることを前提に】
・「大丈夫だと思います」「可能性は高いです」などの、
　結果を約束することを連想させるような表現は、誤解をまねくため✕

【8.会社携帯を上手に活用】
・通話は原則会社携帯を使用すること（名刺やメール署名欄に番号を明記）
・10分を超えないよう端的に話しをすること
※0570は携帯の無料通話対象外→使用するときは固定電話からかけること

【9.私用で利用しない】
・会社の電話(携帯)をプライベートで利用しないこと

【10.採用関係の電話】
・ハローワークからの電話
→原則、応募OKと伝えて、書類を送付してもらう
※年齢がすごく高いなど、可能性がなさそうであれば、「難しい」と回答

・人材紹介、求人広告の会社からの新規営業
→「決まった会社があるので不要」と伝える

・個人が直接応募について質問してくる場合
→「応募できますか」なら「可能」と伝える
　「応募方法について」ならHPを教える
※ 問い合わせフォームに誘導はしないこと

【11.国際電話】
・国際電話は原則なしにして、Zoomに誘導
※海外の行政機関等で、電話以外に連絡方法がない場合は、国際電話可能
→国際電話を使用する場合は、片山さんへ決裁依頼

【12.会社ケイタイを紛失した場合】
・会社ケイタイを紛失した場合は、すぐ経企に報告

【13.電話を切るとき】
・話し終わって、相手が切ってから、切ること　
※相手側も切るのを待っていることがあるので、2秒くらい無言が続いたら、こちらから切っても〇

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利用上のルール

【使用上の注意】

・端末のパスワードは変えない
※パスワード
アンドロイド：携帯番号末尾4桁+7
iphone：035325
・使用は業務に関わることに限る（使用状況は経企で管理）
・通話は、個人端末からかける
※0570などナビダイヤルは、固定電話を使用する
・業務上不要なアプリは入れない

【SMSについて】

・問い合わせ対応時に電話が繋がらない場合、メッセージを送る
・パソコンでもSMSを確認可能

新たに貸与する場合

携帯の管理者に依頼して貸与を受ける
管理者：依頼先一覧参照
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qAQd5RQUTpmI7U4eyG9Vab15ifa2Q_6YMvhpkGmDvCw/edit?gid=725566666#gid=725566666

【初期設定：機器管理担当が対応】

・端末のパスワードを既定のPWに設定する
（既に違うパスワードを設定した場合は必ず変更）
・電話帳の登録（連絡帳の移行→■社内携帯の貸与にかかる、電話帳の同期方法）
・保護フィルムを貼る
・Gmailアカウントの連携
・LINEアプリインストール（ID,パスワード設定）
※Wechat を使用する場合は、機器管理担当が設定

設定について

【iPhone】

【アンドロイド】

詳細方法：https://support.google.com/messages/answer/7611075?hl=ja

【通知設定について】

①「設定」アプリを開く
②「アプリと通知」を選択（オレンジ色）
③「通知」を選択
④右端のボタンでオン/オフ

【ロックについて】

・ロックNo.は以下で統一
→付与された携帯の電話番号の下4桁+7（＋は不要／計5桁）
・設定方法

再入力設定後

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留守番電話の設定について

【iphone】

【注意事項】
・会社の所有物→勝手なシステム設定変更や改造は禁止

・私用で利用しない

・原則：社外持ち出し禁止（ハード・ソフト・メモリすべてを含む）
　例外：モバイルPCは外出時持ち出し可能
※自宅への持ち帰りも禁止（翌朝に直行外出などで用いる場合を除く）

・原則：記憶デバイス（CDR、FD、フラッシュメモリなど）の社内への持ち込み禁止
　例外：やむを得ず使用する必要がある場合は、上長の決裁を仰ぐこと（使用終了後は速やかにデータ削除）

・原則：パスワードの保存、変更、削除禁止（Gmail、Dropbox等）
　例外：オフィスのデスクトップPCは保存可
※すべてのIDとパスは本部で一括管理、定期的に変更あり

・ウイルス感染防止
→送り主の分からないメール・接続先の不明なURL・発信主が分からないフリーソフト（フリー書式含む）は
　ウイルスを媒介している可能性があるため、ダウンロードは禁止
※常にセキュリティソフトが期限切れでないか、PCの操作に異常がないか、を意識すること