【初動とは】
・初動とは、受任後の一連業務のことで、受任当日（または翌日）に行う。
※遅れは、トラブルや満足度低下の原因になるため、
　決裁者も初動が遅れていないか指導をすること。

【初動の内容】
①案件詳細をヒアリングして、必要書類（※1）を案内する。
②理由書、動機書などの書類を作成する。
③委任状等をもらえるものはもらっておく。
④問題点を洗い出し、その解決策を顧客と相談し決める。

・受任後は業務スタートし、着手金入金が確認されなければ業務ストップすること。
※帰化の場合は着手金振込前でも住民票取得可能
・実務担当は方針ＭＴＧを基に、必要な手続きを効率よく行う。
・進捗管理を適宜行う（全件リードを行う際、きちんと状況がわかるように）
・必要に応じて、決裁者に報告・連絡・相談。
・方針ＭＴＧと異なる状況が生じた場合は速やかに再方針ＭＴＧを行うこと。

【書類作成時のルール】
①書類作成をする場合、必ず上から順に埋める。
未確認で埋まらない箇所があれば、色付けして、後日入力を忘れないようにする。
NG例→手元にパスポートがあるので、まずは名前と生年月日から入力する。
※かなりの人がこの間違いを犯しています。

②フォーマットを使う場合は、
ブランク（空白）のもの、または自治体等の配布している記入サンプルから引用する。
Bさんの書類を作るのに、Aさんの既存書類を変更すると、
上書き漏れがあった場合に発見しにくく、ミスの原因になる。
※大口案件で、コピペして使う大元の基本情報の入力は、ベースの基本情報の入力の際、
キチンと入力・確認する。 コピペして使う元の情報入力の際は、間違えない様に入力し、確認する。

元にする情報について、正しい前提で、作業的にコピペしない。
熟語を入力する際に、他の熟語を使った入力にしない。
また、熟語を分解して入力するのも間違える可能性があるため分解しない。
（DeleteキーやBackspaceキーを使う入力をしない。）

※申請中、準備段階において、初めて行政から要求された書類や今までフォーマットがなかった、前例があまりないものに関しては、お客様の準備も難しくなるかと想定しています。
フォーマットがあったほうが先方も動きやすくなるため、前例ないものはフォーマット(雛型)を作成するようにしてください。
ただ、新しいフォーマット自体はトラブルになる可能性もありますので、決裁者の決裁が必要です。
決裁後にお客様に案内することを必須とします。

【原本預かり】※オフィスによって異なるので確認すること
原則として預り証は発行しない。（必要な場合は経企が発行する）
※ただし、在留カードとパスポートを預かる際は、各自で以下のように対応する。
在留カードとパスポートのコピーをとり、「現在申請手続きのため原本預り中。（入国管理局からの指導による）」のように、入管からの指導により、コピーを本人に渡していることをCOMP上に明記する。
また、原本を預かるとき、コピーと一緒に名刺を渡すのも忘れないようにする。
本人確認ができなくても、入管の方は警察から連絡がいけば、このように指導をしていることを説明してくれる。

【翻訳に関して】
翻訳は基本的に、在宅スタッフへ依頼する。

進行中案件のCOMP入力方法はこちら

【証明書取得のルール】
・原則：証明書の取得は郵送請求
・例外：郵送不可の場合のみ訪問取得とする。

【SG謄本の原本の管理】
・各オフィスは10セットぐらいを専用の場所に置いて、
定期的補充と謄本の更新（3ヵ月に一回）を行う。
※謄本上は、階数を載せていませんが、
（ビル内移転等があるので）
契約書等にする場合は、階数は必須です。
謄本のまま記載しないようにしてください。

【作成書類はダブルチェック後に決裁すること】
・イレギュラーにＷチェックをするかどうかは、決裁者の判断によるため、
必要に応じて、指示してください。
精度が落ちないよう、管理担当はしっかりと確認を行うようにしましょう。
・申請書類一式の準備が完了したら、方針MTG決裁者に申請前決裁をもらいましょう。

【Wチェックのレベルアップ】　2020.9追記
・Wチェックをかけても、ミスが残留していることが多く、
決裁者がWチェックのを兼務していて、負担になっています。
・今後、Wチェック後でミスが見つかった場合は、
　Wチェッカーの按分はなしとします。
・案件決裁者は、Wチェック後にミスが残留しているのをしっかり注意して、
　再発防止の対策を取るようにしてください。
→Wチェックのやりかたを変える（時間やチェックポイントなど）
　Wチェッカーを変える
　Wチェッカーの意識を変える
　など

【作成書類は顧客確認後に申請すること】

書類は、最終確認を必ず顧客にしてもらってください。
全部任せてもらったからと、顧客未確認のまま、勝手に書類を提出することはできません。

原則は、すべての書類ですが、
どうしても、すべての書類に目を通すことができない場合は、
口頭で要点を確認する形でもいいです。

そうすることで、間違いがあった場合のトラブルが軽減できます。
顧客が間違いに気づいてくれることもありますし、
ヘビークレーム予防にもなります。

※オンライン申請は、申請時には顧客にチェックしてもらえないので、
申請内容を事前にチェックしてもらってください。
申請時には、間違うと大変なので、2人体制で行ってください。

【申請前後の業務】
①申請書類一式のスキャンを取り、該当する顧客フォルダへ保存する。
②行政等へ申請を行う。
③申請完了後はCOMP変更、お客様へ連絡等一撃で終わらせる。

【申請時のCOMP入力について】
・申請後、案件のステータスを「進行中」から「申請中」へ変更。
・案件情報を編集から申請日を入力。※「申請」「納品」が発生しない業務については、記載不要
※ビザの案件は忘れずに「申請番号」を半角で入力。
※再申請の場合、案件を新たに作成すること。
※COMP入力に関しては、こちらも参照してください。
→「7-2　入力必須内容」

【複数回申請を行う業務のCompステータスについて】
・同一案件（＝Comp上での一案件）内で複数回の申請を行う場合、
最後の申請を終えたときに案件ステータスを「進行中→申請中」に変更してください。

・正しい運用の例
①事業系補助金で、サポート範囲が「事業計画作成〜実績報告まで」の場合。
→実績報告を申請した時点でステータスを変更

②会社変更と、その後の許認可変更届を「両方」行う場合。
→許認可変更届を提出した時点で案件ステータスを変更

【0．COMP】

請求書発行はCOMP内で行います。

①顧客情報の右側「見積履歴」より 「売上作成する」のボタンで請求書作成を行う。
※新規作成も可能だが、その際、報酬・立替金・預かり金の分類を正しく行うこと。
※受任担当と管理担当が異なる場合は、請求書発行者が管理担当になっているか確認すること。
※必ず該当の案件を選択すること。
該当案件が表示されない場合、SHIFTキーを押しながら、検索をクリックすると表示されます。

②立替金がある場合は立替金を追加で入力し、作成を行う。
※請求書以外の別紙明細を、SGで個別作成は行いません。
（顧客への領収書コピーをあわせて送付もなし。）
※摘要欄の記載はシンプルに記載します。
※こちらも、発行者が管理担当になっているか確認すること
　例：謄本5通　戸籍謄本3通
※立替金を入力する際は、十分に注意してください。
→原則「立替金（非課税）」を選択します。

尚、入金後に消費税をつけて請求していたことが発覚した場合には
管理担当から顧客へ事情を説明し、振込先を確認して経企に返金依頼を行ってください。
後日、他業務報酬と調整等は、双方の経理で不突合が発生するのでなしとします。

・返金の流れ
1.管理担当から顧客へ連絡し、返金する口座を確認（メールにて）
2.管理担当から担当者（依頼先一覧で確認すること）へ②のメール転送で返金対応依頼
※compの請求書データリンクもつけてください。
3.経理で差し替えする請求書（正しい請求書）と領収書を作成し、管理担当へ送付
4.管理担当から顧客へ正しい請求書と領収書を送付してください。

③請求書には、『振込人名は、「〇〇〇〇〇（請求書ID）　振込人名」としてください』と自動入力される。

※海外から送金される可能性がある請求書には、下記の内容を備考欄へ入力する。

『※海外から送金される場合には、海外側と日本側で2回の手数料がかかります。
日本側の銀行手数料として、5,000円加算してお支払いください。
上記記載した結果、報酬金額から差し引かれていた場合には、追加請求を行います。』

※上記内容を記載した結果、差し引かれていた場合には、追加請求を行います。

④請求書を印刷する。

⑤請求書作成すると売上指標が加算される。
（売上数値は税抜き、立替金・預り金抜きで売上の数値）

⑥予定売上日の日付を「9999-11-11」と入力する。

※現金にて報酬を受領する場合のルールはこちらから確認

※請求書は一定時間を過ぎると作成者にて編集・削除ができなくなります。
それ以降は経企担当宛に削除依頼すること。

・必ず、請求書として必要な内容になっているか確認して発行してください。
COMPで見積書から見積書を「コピーして売上作成」で、請求書を作成した場合、見積時の注意事項等は不要
以下例の場合、黄色マーカー部分以外は削除。もしくは小規模事業者持続化補助金（一般型）申請手続代行 （成功報酬）　の1行にする。

【1．報酬をまとめて支払う際に使用するフォーマット　(主に補助金、ビザ担当者)】

補助金の紹介会社やビザの雇用会社等が、実質的には取りまとめて窓口を行っており、SGの報酬をまとめて支払うパターンで使用してください。

・使用方法
①申請者の顧客ページでそれぞれ個別に請求書を作成する
②①で発行した複数の請求書の情報を、合計請求用のフォーマットに入力して①と一緒に案内する
※上記フォーマット：請求書_サポート行政書士法人_合計請求用

【2．司法書士と連携する場合について】

・見積書には、かかる費用として記載していますが、請求書を作成時には、忘れずに司法書士報酬を外して作成してください。
また、「 源泉徴収税額 」については、法人設立後に設立した会社から税務署へ納付する必要があるので、その案内も行ってください。
詳しくは税理士もしくは管轄の税務署へ確認するように！

・海外にいるなど直接支払いが難しい場合は、
ＳＧで預かって支払いも可としますが、事前に経企決裁を受けてください。

※注意
この場合も、源泉徴収税は依頼者に納付してもらうので、その案内は行ってください。
↓黄色の部分が、預かり源泉徴収額です。

【3．請求書の支払期限について 】

・個人・小規模企業の場合
　～15日に締めた場合　→　当月末期限
　16日～に締めた場合　→　翌月末期限

・中企業以上
→翌月末期限で統一

・着手金・実働報酬
→1週間以内
※着手金の場合、支払った事がわかる証左ももらうようにしてください。

・復活支援金のような早め回収するべき案件
→1週間以内

※法人（大手・上場企業）の場合は翌々月末締めまでは決裁不要。
※先方の支払期日に合わせる必要がある場合は、経企担当へ決裁をもらった上で、変更する。

【4．請求書、領収書の宛名について】

①SGでは、原則「申込者(≒申請者)＝請求書宛名＝領収書宛名」です

請求書・領収書を発行する場合、その支払者の名義(請求書・領収書の宛名)は、
原則「申込者(SGに申込をした者＝原則“申請者”)」と同一です。

委任業務と関係のない第三者に請求書を発行した場合、
「SGが顧客の不正経理に加担した構図」になりかねないので、注意してください。

②例外として「委任業務と直接関係のある者」が支払者となる場合は、
申込者≠支払者でも可とします(包括決裁済)。

申込者(≒申請者)と支払者の不一致が認められるのは、
「委任業務と直接関係のある者が支払者となる場合のみ」です。

この場合、必ず、請求書明細(業務内容)に「申請者名及び委任業務内容」を記載すること。
(就労系ビザの場合は、適宜「所属機関」の記載も)

③上記以外の場合は、鈴木さん決裁（個別決裁）が必要です。

※参考
「委任業務と直接関係のある者」とは、以下のケースをいいます
・委任業務にかかる申請者が役員又は従業員を務める会社(≒雇用会社)が報酬を支払う場合
（例：ビザ･APECカード･個人宅建資格等）
・委任業務に関して委受託を受けている者(例：グループ全体の許認可を一括管理している管理会社)
・補助金業務で、当該補助金の対象となる商材の販売会社やITベンダーが報酬を支払う場合
・代理申込(申込者≠申請者)の場合で、代理申込をした申込者が報酬を支払う場合
・新設予定会社にかかる発起人からの申込の場合で、設立した新設会社が報酬を支払う場合

※注意
・COMP上、自由に名義変更できてしまいますが、勝手に変更しないように！
・経企で、領収書発行時に、包括決裁事例の該当性・請求書明細の記載の適切性を確認します

【5．働くDB】

・Excel、PDFのファイル同時作成の方法

働くDBから請求書を発行する際、
ExcelとPDFのファイルを同時作成することができます。

働くDB「次世代住宅ポイント」→「請求書リスト」の以下のレコードを選択して実行すると、
請求書リストの「請求書Excel【自動】」と「請求書PDF【自動】」の欄に請求書ファイルが登録されます。

※手動での修正が必要になった場合などは、「請求書PDF【手動】」に登録すること。

「★請求書メール送付」の自動送信では、
「請求書PDF【手動】」と「 請求書PDF【自動】」に登録されているファイルが自動添付されます。

※両方に登録されている場合は、両方のファイルが添付されるので、一方が誤っている場合などは注意すること。

テスト出力したファイルを添付していますので、ご確認ください。

次世代御請求書三井ホーム株式会社20200302

次世代御請求書三井ホーム株式会社20200302

※英文の請求書が必要な場合は以下にあります。
→イクスマーク＞☆各種フォーマット＞実務関係＞英語フォーマット＞英語見積書・請

【６．COMP使用方法まとめ 】

・COMPの案件検索
『COMPの仕様で表示対象は、完了日が入力されていない場合か、
　または、今日の日付から７日前にさかのぼった日以降の案件が表示されます。
（当日が2021-11-10の場合は、2021-11-03以降の完了日の案件が表示対象になります。）』
※また案件を表示させたい場合は、SHIFTキーを押しながら、検索をクリックするとすべて表示されます。

・一つの申込書を一つの案件にした場合
①案件単位で請求書を発行すること　
（会社設立とビザの請求書を一本にはできないということ）　
　※一つの案件で複数の請求書に分かれるのは問題なし。

②請求書をまとめるのが必須の場合は、コンプで二つの請求書を作り、それをまとめる形の請求書をコンプ外で個別に作成する。
　※まとめ請求書は、前例がないので、鈴木決裁で作成すること。

③申込書は複数に分けた案件の全ての案件に紐づけすること

【7．ベンダーへまとめて報酬を請求する場合】

・ベンダーIDに 「まとめ請求書発行用」という案件を作成。
・ベンダーIDで請求書を発行。
※請求書の摘要に依頼者名を記載すること
・依頼者の顧客情報備考欄に「支払いはベンダー〇〇会社が行う」と記載
※業務完了時に請求書発行まで行っていることを確認しますが、
　その際に請求書を発行していない理由が必要です。
※過去の請求書発行分（未入金）についても変更したい場合は、経企担当に相談してください。

【8．手数料等の請求について】

住民票などの郵送請求で、定額小為替を購入する時は、
住民票の発行手数料に加え、定額小為替の発行手数料がかかります。

例：
300円の定額小為替を郵便局で買うと200円の手数料を取られ、
合計金額は500円となります。
こんな時は、お客さんへは500円を請求して下さい。
たまに300円としている方がいるので注意して下さい。

【注意】
・許可が見込まれる書き方であったとしても、「許可」ではありません。
　管理担当は、顧客等に許可と伝えるのではなく、「許可の可能性が高い通知書が来ました」などと伝えましょう。

【許可後の業務】
①請求書を発行する。（前払いのものを除く）
②COMPステータスを「許可・納品（請求済）」へと変更する。
同時に、以下に入力漏れがないか確認する。
・顧客情報（住所・電話番号・メールアドレス）
・申請日
・終了日
・許認可日　　　※備考に年数を入力
・次回更新日　 ※不明の場合、許認可日から1年後を入力
※備考欄に方針MTG/完了MTG内容がアップされているか確認
（メールに残っている場合は、その分を貼り付け）

【ビザ許可後の対応】
・イレギュラーの発生により、回収不能となるリスクを減らすため
報酬は、許可見込みのハガキ又は在留資格認定証明書が交付された時点で支払ってもらうこと。
※申込書には相手や状況に応じて
「通知書（ハガキ）又は在留資格認定証明書が交付された段階で、報酬の全額をいただきます。」
の一文を入れるようにしてください。

・支払い確実に見込まれるものについては、決裁なしで先に交付可。
①上場企業（子会社含む）で、支払い意思がメールで確認できた場合
②3回以上のリピートで、支払い意思がメールで確認できた場合
（参照：9-2　立替金の精算）
→上記以外の場合は、経企メールアドレス決裁

【業務完了後の情報取扱いについて】
・業務完了後の情報・データは現在のところ、１年間は保存するが、
本来は、ＳＧにて保存義務がある書類ではない。
（顧問先の別契約上で、一部異なる場合がある）

・業務完了後、日数がたっ業てから、以前の情報・データをほしいという
相談があった際には、基本、情報提供は行わない。
※必ず、決裁者に相談の上、対応する。

事前確認について

入管申請前に、申請者と管理担当、取次行政書士で
WEB面談を行います。

目的は、行政書士が申請を行うことに対して
SGと申請者で認識を一致するためです。

【流れ】
管理担当が日程を調整、顧客にzoom等のアカウント案内。

管理担当と行政書士が入室の上、顧客の入室を許可。

管理担当が進行役を務める。
①紹介：○○さん、こちらが行政書士の△△さんです。

②△△さん、こちらは申請人の○○さんです。
事前確認をよろしくお願いします。

＝行政書士が話す＝

③ありがとうございました。
○○さん、本日の事前確認はこれで終了となります。

【注意】
・WEB面談となるので、笑顔でテンポよく話す。
・管理担当は、進行役として、スムーズな進行を心掛ける。

ガイドラインや審査基準の変更について

http://www.moj.go.jp/nyuukokukanri/kouhou/nyuukokukanri01_00006.html

【理由書について】
・理由書に記載した経緯が、前回の説明と一部異なるという理由で、不許可になるケースがあります。
→以下のことを徹底してください。
① 理由書の量はＡ４の半分～1枚にしてください。
② 経緯は、絶対必要であるもの以外は書かないでください。
③ 経緯、理由、年数、年月日などを記載する場合は、
　パスポート等で確認できた情報に限定してください。（不明確な情報の記載不可）

【見積書の書き方】
・家族滞在などの複数人の許可の申請について、
3人申込で、2人許可などの一部許可のケースがあるので、
例えば、
報酬額は、3名許可の16万円だけでなく、
備考欄に、2名許可・・・13万円、1名許可・・・10万円などと記載してください。

【記入日の書き方】
・申請書類の署名の際に、以下の書き方は入管（特に東京入管）から指摘がありました。
→記入例
記入年月日：令和３年４月３日 　or　2021年４月３日（✕03年４月３日）

受任通知のスケジュールについて

・受任通知のスケジュール→申請まで2週間程度
・書類待ち→3日間
・経営管理等で、時間が掛かるのが分かっている案件→実態に合わせて、スケジュール設定
・実際の管理・実務→1週間申請を目安
※問い合わせ等で、申請まで1ヶ月と案内するのはNG

理由書、事業計画の作成について

・理由書、事業計画書については、面談した人が作成してください。
（目安：理由書は15分、事業計画書は40分）
※管理担当なしで受任担当だけが面談に入った場合：受任担当が作成して、SPとして按分を計上
※受任担当と管理担当で面談に入った場合：管理担当が自分で作成

・日本語チェックは社内で行うこと。ビザ担当者でなくても可（その場で5分以内、按分なし）
事業計画・身分系などのチェックが多い場合は、日本語チェッカー：5 をつけます。
チェックした人がそのまま修正し、本人にビフォーアフターを確認してもらう。
理由書や事業計画書は同じような文言なので、継続的には行わず
3ヶ月間超えたあとは決裁者でリードしましょう。

在留資格の変更や更新について 　

・行政書士法に則り、本人からの意思確認が必要となるため、
原則申請本人（または申請代理人）と直接連絡して確認することを行ってください。
また、「変更」「更新」の依頼は申し込み書も本人からもらうようにして下さい。
※ 申請人が国外にいる「認定」の場合を除く

・ただし、本人に日本語が通じない場合は、通訳を介して、状況に応じて以下２点で調整して下さい。
① オフィスで本人と通訳（兼雇用主）と３者間面談を行う
② 遠方で来社が難しい場合、電話やSNS等で連絡し、最初と最後の2回以上は本人と確認をする

※特定技能のノウハウ
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ejMAzKZ0eJDm61Cf8rD7v_bupU1jM8Aq/edit#gid=2002383984

領収書再発行について 　

・領収書の再発行は手間もかかる＆領収書二重発行となり、よくありません。
（例：就労ビザの申請で、個人名で領収書発行後に、会社名で再度出し直しを依頼されるケースなど。）
・個人依頼の報酬を所属する会社で負担するケースはあり、請求書名も変更依頼を受けていると思います。（グループ会社の場合も同様）
その場合、備考欄に「領収書の宛名は『〇〇会社』にしてください。」と事前に記載を行ってください。

日本で生まれた赤ちゃんの在留資格取得許可について 

・生まれてから30日以内に申請することが大切です。
（申請しないまま60日経つと、オーバーステイになります。）

【添付書類】基本的には、取得する在留資格の申請に必要な書類（変更申請用）とほぼ同じですが、下記4点、注意してください。
①出生受理証明書
　出生届や出生証明書では受け付けられません！
　入管HPの必要書類には、出生証明書と記載されていますが、必ず、出生受理証明書を取得してください。

②赤ちゃんを含む住民票(世帯全員分)
　赤ちゃんの在留カードがない状態でも、世帯全員分を取得すると名前が載って出てきます。
　必ず、赤ちゃんを含む住民票を用意してください。

③赤ちゃんのパスポート
　パスポートは無くても申請できますが、旅券が未取得である理由書が必要です。

④質問書
　質問書の記入が必要です。

【申請方法】
・生まれてから30日以内→通常通りです。
　返信用ハガキも用意してください。経験上1~2週間の審査期間があります。
・生まれてから30日を過ぎてしまった場合→即日発行になります。

【その他注意点】
・住民票or出生受理証明書の氏名が記載されて、在留カードが発行されます。
　そのため、出生後の区役所での届け出の際に、ミドルネームが入れられない場合は、
　ミドルネームと名前がくっついた氏名が住民票に記載されます。

特定活動告示外について

(1)内定待機：企業に内定が決まったため、卒業から入社までの間、日本に滞在する
　※就労不可なので、アルバイトをする場合は資格外活動許可が必要です！

【要件】
①「留学」または「特定活動（就職活動）」の在留資格であること
②学校を卒業していること　※卒業見込みでの申請は出来るが、必ず卒業証明書を求められる。退学している場合はだめ。
③就職内定後１年以内、かつ卒業後１年６ヶ月以内に入社すること
④滞在中の経費支弁能力があること

【添付資料（特別なもの）】
・誓約書（連絡義務などの遵守）
・内定通知書
・経費支弁能力を証する資料（銀行残高、親からの仕送り記録等）

(2)就職活動：卒業後に就職活動をする。
※在留期間は６月。更に１回の在留期間の更新が認められるため通算で１年間本邦に滞在することが可能。

【要件】
①大学院、大学、短大、専門学校の卒業生であること
②卒業した学校から「推薦状」をもらえること
③卒業前から就職活動を行っていて、卒業後も引き続き就職活動を行うこと
④就職活動中の経費支弁能力があること

【添付資料（特別なもの）】
・卒業証明書
・継続就職活動についての推薦状
・継続就職活動を行っていることを明らかにする資料
※卒業前から就職活動をしていることがわかる（卒業前の日付）ものが複数必要です。

パスポート更新中、紛失、不所持の場合について

①パスポートを更新中の場合
　旅券が未取得である理由書が必要。

②パスポートを紛失した場合
　旅券が未取得である理由書＋質問書＋警察署に届けた際の紛失届の写しが必要。

③パスポートを持っていない（作る予定がない）場合
　旅券が未取得である理由書が必要。
　「出国の予定がないため取得予定なし」等の記載でOK

在留カードの国籍の記載を変更したい場合、二重国籍の記載をしたい場合について

※二重国籍の場合、在留カードの国籍は変更できません！
　ただし、一方の国籍を喪失（離脱）した場合は、変更が可能です。

①国籍を変更した場合【必要書類】
・届出書・パスポート新国籍と旧国籍の両方（古いものについてはコピーでも可）
・在留カード・国籍を喪失したことを証する文書
・国籍喪失（変更）についての理由書（任意形式）
・顔写真

※国籍変更に伴い名前が変わった場合は、氏名の変更が分かる資料も必要です。
　基本的には、即日発行ですが、確認が必要になった場合は、
　受け取りが後日になることもあるようです。

他オフィスへ申請を依頼する際のルール

※顧客への署名案内時にCcに該当の取次者をいれてください。

【管理担当対応】
①各オフィス取次補助担当者にメールで下記を送付。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

下記の申請取次補をお願いします。
～COMP URL～

　・顧客ID
　・顧客名（申請人名が異なる場合には、申請人名も）　
　・申請の種類（認定・変更・更新　等）
　・申請日
　・申請後パスポートと在留カードの返却先（住所）
　　〒
　　東京都○○区○○番地　氏名
　　TEL：
　・原本差し替えのありなし（顧客から原本書類の別送がある場合はその旨）
　・申請書類一式のスキャンデータ（原本差し替えがある場合は該当資料に付箋を貼る）
　・送付状データの有無（必要な場合はデータも）
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

※送付状データが事前に送られていない場合は、特に取次補助者で確認をすることはせず送付状なしで返送するので、共有し忘れがないように注意下さい。

②各オフィス取次補助担当者に郵送で下記を送付。
・申請書類一式
※取次者欄の取次者氏名は空欄にする。大阪はコロナが落ち着くまですべて空欄にする。
※顔写真は、原本差し替えと一緒に顧客から送付される場合以外は管理担当で貼付してから書類一式の送付をお願いします。
・パスポート、在留カード（認定以外の場合）
・簡易書留の返信用封筒（認定の場合）
・名古屋申請の場合で原本還付が必要の場合、事前に「原本還付」の付箋を貼る。

【取次補助担当者対応】
③書類が指定オフィスに到着後、 取次補助担当者は下記を対応。
・原本資料、押印資料の差し替えをし、申請できる状態にセット。
・取次者欄を記入。
・認定以外はハガキ、シールを用意。
・メールで該当案件の管理担当に準備完了後の報告、申請予定日、申請前の書類一式のスキャンデータ一式を送付。
※東京申請の場合、予約リストは管理担当にて入力。

【申請後】
→メールにて、下記の内容を管理担当に共有。
　・受付票の写し
　・パスポート、在留カードの返送用のレターパックの追跡番号

【追加があった場合】
→各オフィス取次補助者で確認ができたら、速やかに追加資料通知書をスキャンし、メールで該当管理担当に共有。
※追加資料通知書はコピーでも提出可能ですが、原本が必要な場合は郵送するので管理担当から取次補助者へ教えて下さい。
　特に連絡がない場合は各オフィスで保管します。

【許可時】
→取次補助者は、許可見込みハガキのスキャンをメールで管理担当に送付。

【在留カード受取前】
①管理担当は、各オフィス取次補助担当者にメールで下記を送付。
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
　本件、受取準備をお願いします。　

　・受取日
　・受取後パスポートと在留カードの返却先（住所）
　　〒
　　東京都○○区○○番地　氏名
　　TEL：
　・送付状データの有無（必要な場合はデータも）
　・請求書データ（印紙の管理に必要なため）
　・手数料納付書の記名済みのデータ
　・受取後、即日返却の要否（支払いが完了していなかった、完了次第補助者に連絡してください）
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

②パスポートと在留カードが指定オフィスに到着後、 取次補助担当者は下記を対応。
・手数料納付書に印紙を貼り、受取用の書類をセット。

【在留カード受取後・完了】
→取次補助者は下記をメールで管理担当に送付。
　・新在留カードのスキャンデータ（表・裏）
　・パスポート、在留カードの返送用のレターパックの追跡番号

注意事項

・管理担当、取次補助者ともに申請日の前日に有給等で不在の場合、翌日に他オフィスでの申請依頼がある際は必ず引き継ぎましょう。
・メールでの連絡は、各オフィス取次行政書士もCCに入れて下さい。
・取次補助者は上記業務以外は書類一式の内容までは確認しません。管理担当は不備や不足書類がないように準備をお願いします。
・認定用の封筒は、「簡易書留」のスタンプを忘れずに押して下さい。
・ 半年に1回程度、各オフィスで受付票の原本を破棄します。

特定技能　追加指示リスト

こちらから閲覧可能　(スプレッドシート)