カテゴリーアーカイブ: 【13】総務関係に係るルール

13-31【イクスマーク・Googleドライブ】案件データ管理のルール

【案件データの管理方法】

▼未完了案件のデータはイクスマークの「管理担当の個人フォルダ」で管理

原則として、進行中・申請中の案件フォルダは、管理担当の個人フォルダで管理します。
引き継ぎ時の漏れ防止と宙ぶらりんのデータをなくすことが目的です。

▼完了済み案件のデータはGoogleドライブの「業務種別フォルダ」へ移動

完了した案件フォルダは、完了MTGと同時に、すべてGoogleドライブの業務種別フォルダへ移動します。
Googleドライブの「◆」で始まる業務種別フォルダ内へ移動し、イクスマーク上からは削除してください。
jokin加入者には、Googleドライブ内の「◆業務種別フォルダ」「バックアップフォルダ」の編集権限を付与しています。
ファイルの閲覧、追加、移動、削除は、イクスマーク上と同じようにできます。
イクスマークから無くなったデータは、Googleドライブ内で確認できます。

【案件フォルダのタイトルの付け方】

進行中・申請中・完了済み案件のフォルダ名の構成を下記のように統一します。
案件名はcompと一致させましょう。
「顧客ID　顧客名　受任日　案件名（あれば業務詳細・イレギュラー事項等）　管理担当名」
 
（例）
85385　㈱●●研究所　20350926　所属建築士変更　東
78625　ABCDE㈱　20280901　倉庫施設等変更登録（東京）※開発許可なし　徳田→橋本

【備考】

▼個別案件に紐づかない顧客情報があればcompにアップロードする
▼各業務のツールは個人フォルダに入れず、
　「☆実務ツール」や「☆受任促進」フォルダを活用する
　（例：案内資料、見積書雛形、レク資料、要件チェックリスト、etc…）
▼本運用の対象外業務：
　一括、入札、エコ（他にも特殊事情がある業務があればご相談ください）

13-1　社員情報の変更時について

お引越しや婚姻等に伴う、社員情報の変更について
以下の「通勤経路明細書と社員名簿」のフォーマットに
「※入力必須」と「変更項目」の欄のみを入力し、
依頼先一覧に記載の担当者宛に送付してください。
※個人情報なので、経企メーリス等には送らないでください。

住所、姓、通勤経路、通勤交通費、給与振込口座などの変更時にも
同様の対応が必要です。

保管場所：イクスマーク＞☆各種フォーマット＞総務・管理関係（日報精算申請等）
（こちらからもダウンロード出来ます。→総務・管理関係（日報精算申請等））

★補助者証を持っている社員で、住所、あるいは姓変更有りの場合、
補助者証更新時に書士会へ届け出を行う必要がある。（経企で手続き）

★行政書士資格を持っている社員で、住所、あるいは姓変更有の場合、
書士会へ届け出・登記を行う必要がある。（経企で手続き）

13-2　在職証明・就労証明等、各種証明書の依頼方法

在職証明書

①必要な社員は「在職証明書」フォームを自分で作成

ファイル名：在職証明書（ＳＧ用白紙）

＜フォーム保存先＞
Z:\☆各種フォーマット\総務・管理関係（日報精算申請等）

②経企へ捺印依頼

新宿→鈴木さんへ
大阪・名古屋→片山へ

＜注意点＞
フォームは外国人社員向けになっています。
その他の社員で必要な場合は、職種は総合職のみにしてください。

その他の証明書

証明書等が必要な場合は、所定のフォーマットに 可能な限り自身で記入/入力し、メールで依頼してください。
（直近の勤務実績（実働日数・時間・給与など）は経企で記入するので空欄でOK）

＜依頼先＞
依頼先一覧に記載の担当者

＜注意事項＞
①　受け取り期限（いつまでに手元に必要か）をメールに明示する。
②　自宅に郵送を希望する場合は、特記のこと。
③　本人の自署や押印が必要な場合は、証明書が手元に届いてから最後に記入・押印する。

13-3　名刺作成

SGの名刺は顔写真付きで作成しています。
新規で名刺を作成する場合、顔写真が必須となるので以下を参考に写真を用意してください。

名刺用写真撮影時の注意点

ポイント１　バックに影があるのはNG、壁から離れて明るい時間に撮影する。
ポイント２　右肩を引いてちょっと斜めに両肩の端が写真におさまる様にする。

ポイント３　コンサルタントであることを意識してお任せくださいという表情＆笑顔必須（歯が見えるくらいの笑顔で）

ポイント４　ジャケット着用必須。

自撮りNG／社内で誰かに撮影してもらってください。

 

名刺発注方法

①名刺担当者よりメールで発注案内があった場合
→メール内容を確認のうえ、発注依頼をしてください。

②発注案内がないが、名刺が必要になった場合
→名刺発注依頼リスト（依頼先一覧にURL記載あり）に入力のうえ、
名刺用写真をメールで担当者に送ってください。

13-4　評価概要と項目

評価概要

評価期：5月～10月、11月～4月の年2回
評価方法：
上司評価（職務分掌表に記載の上長からの評価）
評価対象者：主任コンサル、コンサル、プレコンのうち評価期間内に3か月以上勤務している人
※AP、NIは対象外
※AP→プレコンになった場合、プレコンになってから3か月以上勤務していること

※2024.5時点

評価項目

①世界的リーダーの創出・オールスター社会への前進に貢献したか？

②不満を言わず、対策で解決することをリードしたか？

③ミッションに取り組んで、成果を上げたか？

④受任に貢献できたか？（間接的貢献を含む）　×2

⑤個人の業績・貢献度は良かったか？　×2

⑥周りの人の業績・貢献度は良かったか？（PJ・キーエンス取組状況を含む）　×2

⑦顧客満足度を高め、展開したか？

⑧他人（在宅含む）を適切に評価し、成長・活躍に導いたか？

⑨ルール（一撃・指示遂行・勤怠含む）を守ったか？

⑩全体最適で仕組化し、生産性を向上させたか？

※2024.2更新　主な変更点は赤字部分

評価セッション

評価セッション（セッションともいう）は
評価後に、評価された人が、上長や代表に依頼して行うものです。
目的は、評価を上げるための対策を立てることです。

フィードバックではありません。

良かった点、課題、今後の方針などを協議してください。

13-6　退職・休職時の手続き

【退職・休職・復職に係る 日程・届等の決裁依頼先】
榊原さん（鈴木さん承認）

各オフィスや主任等で判断しないようにしてください。
なお、引継ぎが不十分だと、
顧客や後任者に迷惑をかけるので、しっかり行うようにお願いします。

上長や連携する社員が業務に支障のないよう
引継ぎは決裁者を含めて行ってください。

引継ぎに関しては、「退職・休職時の引継ぎ」を参照
https://1351.jp/manual2/?page_id=1717

【総務より案内】
対象者は経企担当者から送付される「退職/休職リスト」にある項目を
期日までに対応してください。
引き継ぎ内容と詳細はリストと以下にて確認してください。

・傷病・留学などの場合
※書類の原本は大阪便へ

・産休・育休の場合
※書類の原本は大阪便へ
※産休に係る社内事務手続きには、1ヶ月程度必要です。
報告があり次第、書類の案内をしますので早めの報告をお願いします。

【休職期間中の給付金等について】
休職中の給与は発生しません。
賞与は支給日に、休職・退職している場合は支給されません。
※就業規則の通りとなります。

尚、産休・育休に伴い、条件を満たした場合、下記の支給対象となりますが
いずれも、事実発生後の申請となります。
※申請は会社で行います。

・産休期間終了後：「出産手当金」（健康保険協会）

・育休期間中：「育児休業給付金」（雇用保険から2ヶ月毎）