基本ルール

【あいさつを大切に】
挨拶は、コミュニケーションの基本です。しっかりと皆の顔を見て、気持ち良く挨拶をしましょう。
特に、出社・退社時はしっかりと分かるように挨拶をしましょう。
『知らない間に出社・退社していた』ということにならないように、オフィス全体に「お先に失礼します」と
声をかけるようにしましょう。

【常に全体最適】
判断の基準は、自分にとって最適か？ではなく、常に会社（全体）にとって最適か？　です。

【時間は有意義に】
出社しても、すぐに出かけるパターンがありますが、
業務時間を有効に使いたいので、直行を検討してください。

顧客や行政訪問については、
直行や直帰が使える時間帯を基本に設定するようにしましょう。

【即レス】
メール・電話の折り返しなどは「あとでまとめて返事・・・」はNGです。
発信してきた相手は、レスを待っている状態です。数分の遅れが重大な遅れをもたらすこともあります。
メールは開いた時点ですぐにレスし、電話は折り返しの必要を分かった時点ですぐに折り返すようにしましょう。

※返信なくて可の場合：
・業務報告　（鈴木さんの業務報告も含む）
・（返信なくて可）と記載されているメール

また、返信はその返信内容を全員で共有したほうがいいと判断した場合は、全体へメールで返信しますが、
基本は、送付者のメールアドレスを選択して、本人のみへ送ってください。

【分からないことは、すぐに・最適者に・端的に聞く】
分からないことを悩んだり調べたりして時間を使うのは効率的な仕事の進め方ではありません。
すぐに、端的に、訊きましょう。
その際、訊きやすい人に訊くのではなく、必ず最適者に訊きましょう。
※最適者は最速水準&高精度（ネット検索も含め）

【社内優先】
社内での依頼（業務指示など）や予定（MTGなど）は、今後の会社の方向性を検討したり、
目に見えないたくさんのクライアントに一気に関わるところだったり、非常に重要なケースが多いものです。
自分の目の前のお客さんを最優先するのではなく、基本的には社内を優先しましょう。
※ただし、かかる時間や緊急度など、状況はしっかりと把握した上で判断しましょう。

【代表（鈴木さん）からの業務指示は最優先】
上記の中でも、代表から依頼があった場合（個別・全社とも）には、
全員最優先で取り組んで対応してください。

・期限がないことは、他を止めてでもすぐする。
・できない場合には、その旨を早めに報告する。

を徹底しましょう。

遅いと代表から判断された場合には、
始末書を提出して、次からの再発防止を行ってもらいます。

会社全体が動きを加速させていくために、みんなで意識して取り組みましょう！

【割り込みOK】
質問や確認など、さっと訊けばすぐに終了する話しをする際、「他のスタッフと話し中だから」
「忙しそうにしているから」などの理由から、訊けるタイミングになるまで待つのはNGです。
端的に話をして、業務を前に進めていきましょう。

【タスクは一撃】
必ずその場でできるところまでやりきり、相手からのレス待ち状態にしておきましょう。

【ギリギリアウト】
当日や翌日期限のギリギリの申請になったとか、ギリギリはSGでは「アウト」です。
ただし、ギリギリで受任して、一撃で終える場合はOKとします。
期限間近で困っている依頼も前向きに受けます。

受任時にはギリギリでなかったのに、ギリギリになった場合は、
「ギリギリアウト報告書」を経企あてに提出するようにしてください。

【社員ブログを書く】
自分を社内外にアピールすることが、仕事のスタートといっても過言ではありません。
ブログの更新を月1回アップします。（投稿時間は15分以内）
決められた時間内で、しっかりと想いを伝える文章を書くトレーニングにもなり、書くことで思考も整理されていきます。
また、一緒に働く仲間は、オフィスを越えて仲間の考えや想いに興味を持っています。
クライアントは、依頼している会社の社員がどんな人たちなのかに興味を持っています。
しっかり伝えたい想いを書きましょう。
またブログに使用する写真は社内で撮影したものを使用してください。

【社内携帯を上手に活用】
社員には1台ずつ携帯を貸与しています。
通話料は完全無料なので、社員間の電話は会社携帯を使用します。
原則、お客さんとの連絡も会社携帯で直接やりとりをします。
（名刺やメール署名欄に番号を明記します）
通話料は無料ですが、原則10分を超えないように、端的に話しをしましょう。
※0570番などは有料なので、できるだけ使用しないようにしてください。
※国際電話を使用する場合は、片山さんへ決裁依頼してください。
※東京入管へかける場合は、会社の固定電話を使用してください。

【対応業務はHPで確認】
SGで対応している業務はすべてHPのトップに記載しています。
問合せ時にすぐに対応できるようにしておきましょう。

【OKが出るまで会社電話には出ない】
「新人は率先して電話に出なさい」と言われるのが一般的ですが、SGはお客さんからの相談電話がほとんどです。
不慣れな新人が対応することは、相手を不安にさせたり、企業イメージを悪くしたりする恐れもあります。
社内ロープレなどでトレーニングをして、上長からOKが出るまでは電話には出ないようにしましょう。
※オフィス内に自分以外、電話に出られる状態の社員がいないなどイレギュラーな場合を除きます

【感染防止を徹底】
感染のおそれがある体調不良の場合は、すみやかに欠勤しましょう。
また、上長や周囲の判断で回復まで病欠とするようなリードを行ってください。
無理をして出社することで、オフィス内感染など大きな影響を及ぼすことがあります。
また、咳が出るなど症状が出ている場合や病前病後は、必ずマスクを着用しましょう。
☆欠勤の場合の報告方法は、「欠勤連絡」を参照

また、オフィス内で、感染症が広がるのを避けるため、以下のことに留意してください。

①風邪等の感染症の場合、症状が強い時は出社しない。
②インフルエンザは、発症後5日間、解熱後2日間は、出社しない。
③一定収まった回復期においても、マスク等で感染防止する。
④オフィス内のポット、ドアノブ等の共用部分については、お昼前後にアルコール消毒する。
⑤水分補給をまめにして、喉で病原菌が繁殖するのを防ぐ。
⑥家族が感染症で看病のため休む場合は、出社時に感染している恐れもあるので、すぐの出社は控えること。

【マスクの扱い方】
①表面は触らない
マスクの位置を直すのに、表面を触る癖がある人がいますが、表面は一番汚染されています。
紐部分を使って、取り外しや調整するようにしましょう。

②自分が話すときに、ずらさない、外さない
相手に聞こえやすいようにという配慮かもしれませんが、自分が話すときに、外してしまう人を見かけます。
相手は、感染症のリスクを感じることが多いので、外さないようにしましょう。

【個人情報に注意】
行政書士ならびに補助者には守秘義務が課せられており、違反すれば罰せられます。
業務上、見聞きしたことを第三者に漏洩してはいけないことはもちろん（意図的でなくとも）、
書類やデータは絶対に自宅へ持ち帰ったり、社外に持ち出したりしてはいけません。
また、個人情報の保管方法や、処理方法（シュレッダーや溶解など）は、必ず各オフィスのルールに従いましょう。

★個人情報の取り扱い全般に関するルール
①退勤時、顧客情報が記載されている資料をデスクの上に置きっぱなしにしないこと。
②顧客情報が記載されている資料は、原則として鍵付きキャビネットに保管すること。
(主任・行政書士、また決裁者がOKを出した一般社員はサイドワゴンでの保管OK)
③お店やエレベーター等社外の人が居る場で、会話の中で安易に顧客名を出さないこと。
④Jokin宛に日報を送信する場合は、顧客名を出さないこと
※顧客名の共有を防ぐため、基本的に日報の送信先はnippou宛です。
全社で共有した方がいい場合にはJokin宛に送付としています

【実務の社内相談について】
社内相談コストを適正にするために、以下のことに留意してください。
①相談時間は、原則10分とする。端的に聞きましょう。
10分以上かかる場合は、別途MTGを設定してください。
「少し相談があります」と言って、そのまま10分以上になるのは、
ルール違反という共通認識にしましょう。
相談する人は、10分で切り上げること
相談を受ける人は、10分以上に引き伸ばさないこと

②相談には、できるだけ、その場で答えましょう。
後に延ばしても、ヒマな時間ができる訳でもなく、
よりタイトなスケジュールになったりして、状況が悪化することが多くなります。
忙しい中で、答えるのは大変ですが、「結論から話して」と伝えて、一撃で終えましょう。

相談を受けた人が「後で」と答える場合は、落ち着いたら、相談を受けた人から、
「さっきの件、相談何だった？」と聞くようにしましょう。
※「後でもう一度聞きに来て」はNGです。「後でこちらから声かけます」が正です。
相談が保留になった場合はは、タスクは相談を受けた側に移っています。

※先輩社員は、ルールに沿って行うよう新入社員へ指導してください。
（入社1週間後と1か月後にチェックして指導まで行ってください。）
※また新入社員も、先輩が出来ていない場合でも真似をしないでください。