■ 社内メールの使い分け
1. メールは、古い順に全部開いて即レスが基本
2. フォルダは作らない
3. 件名は分かりやすく端的に
4. フラットな言い回しで
5. お詫びしないように
6. 社外へのメールは原則すべて案件決裁者をBCCに
7. お客さんへのメール文面について
8. 相手に保存されることを前提に
9. 私用で利用しない
10. 社内で使うメールの種類
11. 怪しいメールに対する対策
12. メール送付時に表示されるフリーソフトを削除する方法について
13. メールは短く
14. 複数の議題がある場合は、インラインで回答
15. メールは改行を入れる
16. 重要情報は添付しない
17. 返信は必要な人に
18. メールしたことを電話で伝えるのは、原則なし
19. メール作成時間は、10分以内
20. 社内連絡は原則メールで
21. 社外との送受信メールは削除しない
以下を適切に使い分けてください。
受信する人 使用例 メールアドレス
在宅スタッフを含めた全従業員 sg_all@shigyo.co.jp
常勤社員 ノウハウ、不許可共有など。在宅スタッフ等には共有する必要がないメール jokin@shigyo.co.jp
経営企画部 実務以外の報告や相談。経企宛の依頼 allkeiki@shigyo.co.jp
連携担当者 在宅スタッフや短時間スタッフ、他支店の社員と連携するとき
※CCに入れることrenkei@shigyo.co.jp
行政書士、主任、育成担当 日報送付先
顧客の案件進捗等が載っていない（顧客名、業務内容はOK）日報については、jokin宛ての送付も可。nippou@shigyo.co.jp
【1. メールは、古い順に全部開いて即レスが基本】
・メールは古いものから全件開封すること（✕自分に関係ありそうなものを選ぶ）
・その場で返信をしてから、次のメールを開くこと（✕全部開いてから、急ぎものから対応する）
※自分に関係の薄いグループメール（経企とかエコとか）とかが入っている場合は、経企に削除設定を依頼する
※その場で返信できないものは、黄色マークをつけて、後で対応
※未読は基本0になるように
【2. フォルダは作らない】
・メールソフトの受信トレイは、フォルダなどで細分化せず、すべてそのまま受信トレイに残すこと
【3. 件名は分かりやすく端的に】
・即レスしやすいように、端的に内容をまとめ、検索しやすい件名にするなどの工夫〇
【4. フラットな言い回しで】
・原則、「ございます」「～ませ」「申し上げます」などの言い回しは避け、「です」「ます」の語尾を用いること
【5. お詫びしないように】
・基本的に、お詫びをするようなことはしないこと（多くても1ヶ月に1回）
→✕「連絡が遅くなりすみません。」
※お詫びするようなことを起こしてしまったら、
次回からそのようにならないように、対策を行うのは必須
【6. 社外へのメールは原則すべて案件決裁者をBCCに】
・社外へメールをする時は、原則すべて、案件決裁者をBCCに入れて送信
※行政書士メンバーはBCCなしで可
←お客さんとのメールの内容には、すべて会社としての責任が伴うため
【7. お客さんへのメール文面について】
・不備連絡等、注意喚起を促すメールでは、
基本、期限などを強調（赤字・太文字・大文字等）しないこと
【8. 相手に保存されることを前提に】
・「大丈夫だと思います」や「可能性は高いです」などの、結果を約束することを連想させるような表現は✕
※質問への回答や申請に関わる重要な内容については、決裁者へ事前確認をもらった上で、送信すること
【9. 私用で利用しない】
・会社のメールをプライベートで利用しないこと
【10. 社内で使うメールの種類】
・個人に付与されるアドレス
・メーリングリスト（メーリス）：日報や全員で共有すべき情報を送信
→返信の際も全員に向けて返信する場合はメーリス宛に、特定の個人向けの返信や「了解」だけの返信の場合は、個人アドレスに返信
※ビジネスメールの作成方法・送り方など、一般的ビジネスマナーについては自分で勉強すること
【11. 怪しいメールに対する対策】
・受信した怪しいメールについている
URLをクリック or 添付ファイルを開くのは禁止
※プレビューするのも禁止
※最も危ないファイルは.exeファイル（100％ウイルス）
・危険なメールの例
・件名のないメール
・「Re: Hello」「Re: Hi」といったウイルス特有のメール件名のメール
・知らない送信者名、心当たりのない英文の件名のメール
※件名のないメールは、
【12. メール送付時に表示されるフリーソフトを削除する方法について】
・方法
①該当ソフトをアンインストールする
②パソコンを再起動する
③windows defenderがonになっていることを確認する
確認方法：https://support.lenovo.com/cr/ja/solutions/ht104592
・ウイルスソフトの広告がついているメール見本↓
【13. メールは短く】
・原則、10行程度に収めるようにすること
【14. 複数の議題がある場合は、インラインで回答】
・複数の質問等がある場合は、必ずインライン（挿入の形式）で回答
【15. メールは改行を入れる】
・読みやすさを考慮して、句読点などで改行すること
【16. 重要情報は添付しない】
・印鑑証明などの重要書類は、できるだけメール添付しないこと
【17. 返信は必要な人に】
・全体にリリースする必要がないものは、必要な人にだけ返信すること
※なりすましメールに注意（少しでも怪しいメールは対応しないこと）
【18. メールしたことを電話で伝えるのは、原則なし】
・メールを送信したのち、「メールしましたので、見てください」などと電話するのは、原則なし
※最重要な用件の場合で、どうしても一報しておくべき場合は、
30分ほど、空けてから電話すること
【19. メール作成時間は、10分以内】
・簡易なもの→1分
・複雑なもの→5～10分
【20. 社内連絡は原則メールで】
・緊急時以外は、社内連絡は基本メールで行うこと
←電話やズームは、お互いの時間を多く取り、負担になるため
【21.社外との送受信メールは削除しない】
※退職時に削除や整理も厳禁（経企で当面管理）