メールのルール

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【社内メールの使い分け】

以下を適切に使い分けてください。

受信する人	使用例	メールアドレス
在宅スタッフを含めた全従業員		sg_all@shigyo.co.jp
常勤社員	勤怠連絡、ノウハウ、不許可共有など。在宅スタッフ等には共有する必要がないメール	jokin@shigyo.co.jp
経営企画部	実務以外の報告や相談。経企宛の依頼	allkeiki@shigyo.co.jp
連携担当者	在宅スタッフや短時間スタッフ、他支店の社員と連携するとき ※CCに入れること	renkei@shigyo.co.jp
行政書士、主任、育成担当	日報送付先 顧客の案件進捗等が載っていない（顧客名、業務内容はOK）日報については、jokin宛ての送付も可。	nippou@shigyo.co.jp

【1. メールは、古い順に全部開いて即レスが基本】
メールは古いものから全件開封してください。
（自分に関係ありそうなものを選ぶのはNG）
その場で、返信をしてから、次のメールを開くこと
（全部開いてから、急ぎものから対応するとかはNG）
自分に関係の薄いグループメール（経企とかエコとか）とかが入っているなら、経企に削除設定を依頼する。
※その場で返信できないものは、黄色マークをつけて、後で対応する。
※未読は基本0になるように！

【2. フォルダは作らない】
フォルダ分けをすると、いちいちメールの内容によって分類分けをする必要が出てくるため、非効率となります。
メールソフトの受信トレイは、フォルダなどで細分化せず、すべてそのまま受信トレイに残しましょう。

【3. 件名は分かりやすく端的に】
メールは即レスしやすいように、件名を見たら内容が簡単に分かるようにしましょう。
端的に内容をまとめ、後々、過去のメールを探す時に検索しやすい件名にするなどの工夫をしましょう。

【4. フラットな言い回しで】
丁寧すぎる言い回しはフラットな関係を崩してしまいます。
原則、「ございます」「～ませ」「申し上げます」などの言い回しは避け、「です」「ます」の語尾を用いましょう。

【5. お詫びしないように】

メール等で、
「連絡が遅くなりすみません。」
などと、お詫びをしているケースがあります。

基本的に、お詫びをするようなことはしないでください。
お詫びするようなことは、多くても1ヶ月に1回にしてください。

お詫びするようなことを起こしてしまったら、
次回からそのようにならないように、対策を行うのは必須です。

謝ればOKのような感覚で、
しょっちゅう謝るようなことは、信頼を大きく落としていることに
気付きましょう。

【6. 社外へのメールは原則すべて案件決裁者をBCCに】
お客さんとのメールの内容には、すべて会社としての責任が伴います。（個人が送ったという認識ではありません）
表現や伝え方が不適切だった場合は、クレームを引き起こすことも充分にあり得ます。
社外へメールをする時は、原則すべて、案件決裁者をBCCに入れて送信しましょう。
※行政書士メンバーはBCCなしで可。

【7. お客さんへのメール文面について】
不備連絡等、注意喚起を促すメールでは、
基本、期限などを強調（赤字・太文字・大文字等）しないようにしましょう。
送られてきた相手は、あまり良い印象を持ちません。
使うとしても、1～2箇所くらいであまり使わないようにしましょう。
ＳＧが心強い協力者として認識してもらえるような
メール文面になるように意識してください。

【8. 相手に保存されることを前提に】
メールは送信した時点で、一人歩きをします。特に社外（お客さん）とのやりとりでは、「大丈夫だと思います」や「可能性は高いです」などの、結果を約束することを連想させるような表現は、誤解をまねきます。
後々、クレームや訴訟問題などを引き起こす可能性もあるので、慎重に作成し送信しましょう。
また、質問への回答や申請に関わる重要な内容については、決裁者へ事前確認をもらった上で、送信してください。

【9. 私用で利用しない】
会社のメールをプライベートで利用しないようにしましょう。業務時間中はもちろん、業務時間外も同様です。

【10. 社内で使うメールの種類】
個人に付与されるアドレスの他に、メーリングリスト（メーリス）があります。
メーリスでは、日報や全員で共有すべき情報を送信します。
返信の際も全員に向けて返信する場合はメーリス宛に、特定の個人向けの返信や「了解」だけの返信の場合は、個人アドレスに返信しましょう。
※ビジネスメールの作成方法・送り方など、一般的ビジネスマナーについては自分で勉強していきましょう

【11. 怪しいメールに対する対策】

【12. メール送付時に表示されるフリーソフトを削除する方法について】

その際はウイルスソフトの広告がついているメールをお客様にお送りすることを防ぐためアンインストール対応を行ってください。

①該当ソフトをアンインストールする。
②パソコンを再起動する。
③windows defenderがonになっていることを確認する。
確認方法：https://support.lenovo.com/cr/ja/solutions/ht104592

↓ウイルスソフトの広告がついているメール見本↓

【13. メールは短く】
メールが長い人がいますが、顧客は、重たく思っていることが多いです。
なかなか返事が返ってこないとかの理由は、
メールが長すぎることが原因になっていることもあります。
原則、10行程度に収めるようにしましょう。

【14. 複数の議題がある場合は、インラインで回答】
複数の質問等がある場合は、
必ずインライン（挿入の形式）で回答してください。

【15. メールは改行を入れる】
メールの改行が少なく、読みにくいメールが散見されます。
右に合わせて改行するのではなく、
読みやすさを考慮して、句読点とかで改行してください。
（右側の長さは、このメールを基本に）

【16. 重要情報は添付しない】
印鑑証明などの重要書類は、
できるだけメール添付しないようにしましょう。

メールは一定の割合で、誤送信したり、漏洩することがあります。

作業的に業務していると、大事故になることがあるので、留意しましょう。

【17. 返信は必要な人に】
jokinで全体にリリースした場合、jokinに質問等を返信する人がいますが、
全体にリリースする必要がないものは、必要な人にだけ返信するようにしてください。

なりすましメールに注意
取引先や社内の人になりすまして、メールが送られてきます。
少しでも怪しいメールは対応しないようにしてください。

特に新人は慣れていないので、ウイルス感染したり、トラブルに発展しないように、
周りの人に相談しましょう。

【18. メールしたことを電話で伝えるのは、原則なし】
顧客や社内あてにメールしたあと、
「メールしましたので、見てください」と電話しているケースがありますが、
嫌われる可能性が高いので、原則止めておきましょう。

最重要な用件の場合で、どうしても一報しておくべき場合は、
30分ほど、空けてから電話しましょう。

【19. メール作成時間は、10分以内】
メール作成に時間をかけている人がいますが、目安は下記です。
簡易なものは、1分
複雑なものは、5～10分

何度も見直してから送付している人は、
30分とかかかっていて、業務遂行に悪い影響が出ています。

【20. 社内連絡は原則メールで】
緊急時以外は、基本メールで行ってください。

電話やズームは、お互いの時間を多く取ることになるので、負担がかかります。

【21.社外との送受信メールは削除しない】
※退職時に削除や整理も厳禁（経企で当面管理します）