3月 2023のアーカイブ

5-5　完了MTG/完了決裁

※ 入札・一括・大量案件の完了決裁はこちら

目的

・問題点や課題を洗い出して、検討する

・展開：紹介等により、業務が続いていくようにする

完了決裁の提出期限

①完了MTG提出（決裁：案件決裁者）
→翌月１営業中
②COMPの入力違い・キャンセル・不許可決裁
→翌月１営業日午前中
③経企デキスギ入力
→〆毎（期限は別途リリース）
④経企非定例業務
→翌月１営業日中

※決裁について
①②は翌月２営業日中まで、③は翌月２営業日午前中まで、④は翌月1営業日中

案件完了時の流れ

・案件完了時は、管理担当が、案件決裁者・受任担当を含めて完了MTG（メール・電話・オンラインを含む面談形式）を行い、案件決裁者の完了決裁を受ける。
・完了MTGでは、案件の進行全体を振り返り、良かった点・次回改善すべき点・発生した問題に対する対策の適切性や実行状況等を話し合い、概要を案件備考欄に記載。

 方針MTGと同じ要領で、案件決裁者から決裁を受け、案件決裁者が案件ステータス変更を「完了決裁済」に変える。
・完了決裁依頼時、COMPの案件ページに証左のデータをアップロード。
・証左は、直接的な証左として必要最低限の許可証や届出書受領印付控等。
・入札、コンサル業務等の直接的な証左が難しい場合、完了決裁者に例外対応を決裁依頼。その場合、業務完了を判断できる文書や画像等で代用（顧客からの業務完了確認メールスクショ等）。
・完了決裁者は、完了決裁時に当該証左を確認。

【アンケート依頼】
①業務完了時に、管理担当者（又は受任担当者）から顧客に直接アンケート案内する
※年間・顧問・一括案件は、契約更新時
※領収書案内メールにも、引き続きアンケート貼付します

②完了決裁時に、決裁者は、アンケート直接案内履歴を確認する
（アンケート依頼も、完了決裁の条件とする）

③管理担当者は、アンケート回収率8割以上を目安にする


※按分は「按分シート」を参照すること。
※完了決裁者からFBがあった場合は必ずインラインで返信すること
「完了決裁済」で決裁完了となるので、それまではやり取りを続けること

補足事項ー完了決裁について

【目的】
①展開すること
②案件の振返りと対策
③適切な按分の確認

【チェック項目】
・適切に按分できているか
・基本按分割合と異なる場合は按分備考に記載があるか
・サポート期限が入力できているか
・完了日が入力できているか
・ステータスを変更しているか
・完了MTGを記載しているか
・完了決裁メールを送る際、案件URLを載せているか
・完了決裁済のメールがあり、日報にも「完了決裁済」と決裁者が入力しているか
・該当する案件の場合、以下について入力できているか（2022.11更新）
【許可ビザ期限①】/手続き名
【次回連絡1】/次回内容

例：

5-9　入札・一括・大量案件の完了決裁

案件完了時の流れ

①顧客に業務別の業務改善アンケートURLをメール案内し、
回答してもらう。
↓入札の業務改善アンケートはこちら
https://www.shigyo.co.jp/improvement-enquete-bidding/

②顧客からの回答結果をふまえ、SG受任担当・管理担当・決裁者を交えて、
社内MTGを行い、以下を決定する。
・次期サービス向上の為の具体的な改善事項の決定
（適宜他チームへの共有・実行指示も）
・上記をふまえ、SGサービスHPをよりよく改善

③顧客と振り返りMTG（オンライン又は対面）を実施。（SG受任・管理担当参加必須）
次期サービスに向けた改善点を顧客に共有。関係深交・次期契約確率UP等を行う。

④アンケートへの回答・社内MTGや振り返りMTGの記録をCOMP（案件備考欄）に反映し、
決裁者の完了決裁を受ける。
※決裁者は、顧客アンケート結果への適切な対策が講じられていることを確認した上で、
案件ステイタスを「完了決裁済」に変更する。

その他の注意事項

・「同じことを継続」ではなく、毎年サービスのバージョンアップを行い、顧客満足度をUPすること
・業務改善アンケートは、業務完了後即日で顧客に案内すること
・顧客との振り返りMTGは、原則、業務完了後1週間以内に実施すること
・基本的に、業務改善アンケートで指摘された内容には全て対応すること
　例）アンケート回答「SG担当のレベルが低い」
→ SG担当は、社内の入札担当プログラムを受講し、社内テスト合格者のみ対応可とする形に変更。
　その旨を顧客へも共有する。

決裁と決裁依頼の意味

【意味】
・決裁：全体最適で判断できる人が判断する行為
・決裁依頼：自分では判断できないことを、全体最適で判断できる決裁者に適切に判断してもらうこと
→全体最適で判断する機会を増やし、リーダーを育成するために、決裁権限を分担
※間違い例
①「急ぎ決裁」として、急がせることで決裁者に判断を間違わせる行為
②一つしか選択肢がないように伝えて、自己判断を通す行為
③自分の判断と同じになるように、メリデメを偏って説明する行為
④自分の判断を正とし、決裁者を説得しようとする行為
→社内の判断で誰かと異なる場合は、自分の判断は全体最適になっているかを再考すること

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決裁者は味方です。

大前提として、決裁者は、会社の利益を守る為に、全体最適を必死に考えて、都度決裁をしています。

「会社の利益を守る」は、つまり、受任・管理担当者を守ることでもあります。
適切な決裁がなされないと、後々、受任・管理担当者も苦労します。

「とにかく決裁を受ける」「決裁者にOKと言わせる」という感覚の人がいます。
決裁が作業的になっていたり、目的意識が欠如しているパターンです。
全体最適で考える上で、必要な情報が隠された状態では、効果的な決裁はできません。

その瞬間、決裁者を騙して/論破して決裁をもらった所で、後々、本人も含めて皆が苦労することになります。

決裁者に対しては、目的意識をしっかりもって、良くない情報も含め必要な情報をきちんと伝え、
決裁者と一緒に、各担当者・会社全体にとって最適な判断をしていきましょう。

※関連ページ↓
業務の決裁等について

2023/03/21 | カテゴリー : SGのルール | 投稿者 : yamamori