4月 2021のアーカイブ

5-7　領収書送付

運用

在宅スタッフさんから請求書を顧客へ送付しています。

領収書送付時の原文

いつもお世話になっております。
サポート行政書士法人、経理担当の〇〇です。

早速ですが、先日のご入金につきまして、領収書を
データ送付させていただきますので、ご査収ください。
お支払ありがとうございました。

＜弊社からのお願い＞
■弊社業務について、是非ご意見・ご感想をお聞かせください。
https://www.shigyo.co.jp/enquete
すでにご回答済みであれば、ご容赦ください。

領収書送付手順

SGでは原則、領収証はメールで送付。
顧客にまずは、「領収書は、メールで送付する形になっています」と説明してください。
ただし、メールがないなどイレギュラーな場合のみ、郵送対応可能。

送付時のルール

担当者から顧客へ5万以上の領収書を郵送した場合は、各自で下記のリストへ
入力してください。
経企にて郵送した場合は、経企で入力します。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V6vwL47DsgTCBdFVI9WiivIbNyqWTZa4pK2gKJ61WnU/edit?usp=sharing
※リストに入力するのは、郵送対応した場合のみです。
　Wechatやメールで送付した場合は入力しないでください。

＜上記ルールの経緯＞

本来、5万円以上の金額の領収書を発行する場合、金額に応じて
印紙税（収入印紙）が発生します。
但し、データで送付場合は不要です。

書面で発行する場合のみ必要ですが、ＳＧでは後納※しています。
※月単位でまとめて税務署へ納付

今までは経企でカウントしていましたが、追いきれないので、各自申告に変更しました。

・原則、メール送付
・顧客側の事情（メールなし等）で郵送が必要な場合は対応可　
　→　顧客備考欄に郵送希望を記入（経企から郵送）
　　　担当者から郵送する場合のみ、経企から担当者へ
　　　領収書送付するので、郵送後、リスト入力。

請求書作成時　領収書送付先・アドレス指定について

顧客情報にある顧客名・アドレスと異なる先へ
請求書や領収書発行を行う場合は以下の通り入力を行ってください。
※異なる場合のみ記載

今までは備考欄に記載していましたが、
領収書送付時に見落として、トラブルになることを防ぐ為です。

案件作成時と、請求書作成時に管理担当が忘れずに入力及び確認してください。

★領収書の宛名と送付先を変更する必要がある場合、

　必ず案件内に領収書の送付先を入力して下さい。

　※顧客情報の備考欄ではありません！

★ここに指示がなければ、申請者（comp上の「顧客名」の方）に領収書が届きます。

例）領収書の宛名を支払者である仲介業者「株式会社ABC」にして
　　担当の山田太郎さんに送りたい場合、

「案件情報」内

　※①　ここには、領収書に表示させたい「宛名」を入力
　※②　ここには、領収書を送信する先の「メールアドレス」を入力

★なお、宛名の変更は申請者と相互関係にある会社・人に限ります。

＜領収書発行時の流れ＞

経理で入金確認
↓
在宅の領収書発行担当者にて、領収書を作成。
この際に上記枠を最優先で確認し、記載がある場合は、その宛名で領収書作成→指定のアドレスへメール送付を行います。

11-22　wechatに関するルール

 

会社携帯に入れる、wechatアカウントの諸設定について

注意点等

・携帯番号とwechatはセットになっているため、英語と各自の携帯番号下4桁を使用

・全国対応のため、各担当所属のオフィスを明記しない。

・このwechatアカウントに案内することで、対面しなくても担当の顔が見えるようにしましょう。
（→お客さんに安心感を与える目的）

■ID設定のルール

・support+会社携帯番号下4桁

（090-1111-2222 の場合、IDはsupport2222）→ プロフィールの中で修正可能。

 

■パスワード設定のルール

・パスワード：2023Sg1353

 

■名前設定のルール

・Support行政书士法人+担当名

（サポート行政書士法人の中国語表記+担当名）→ プロフィールの中で修正可能。

 

■プロフィール写真

今回のSGのサイト改正時のオフィスで取った各自の写真をプロフィール写真に。

 

■ステータスの内容

設定内容は以下です。

日本最大行政书士事务所（签证，公司成立，许认可，补助金等）

日本最大の行政書士法人（ビザ、会社設立、許認可、補助金等）

 

→ それぞれの業務内容に応じて、内容を随時変更することはokとする。

完成後のイメージは以下です。

日本の方が設定の方法が分からい場合、近くの中国メンバーに聞いてください。

wechatのモーメンツへの投稿ルール

注意点等

・個人情報の露出のないように、写真の編集、投稿文の作成を徹底
・ノウハウの流出につながる内容は避ける
・誤解を招く内容は避ける
・誰がみても、不快な思いがする内容は避ける
・他社の転載を防ぐため、SGのオリジナル写真は、必ずロゴを入れる　
　※ロゴのデータは添付ファイルをご参照ください。　
　※無断転載を防ぐのであれば、基本的に字が白い方を使いましょう。

 

例）在留資格と発行日以外、全部モザイクで消す。
ロゴを認定証明書または、在留カード等の重要な部分に、置くようにする。

■投稿のコツ

このように投稿したら、効果的かも。

・絶対見てほしい内容は、時間帯を狙って、投稿
　→平日の通勤時間（朝晩）、昼休みの間、よる寝る前（11時頃）
・投稿の本文は、6行まで（これ以上長くなると、表記しきれないため）
　うまく改行する、短く書く等、工夫して、書きましょう

説明等をしたい場合、コメント欄を活用しましょう。

 

■今後の投稿について

・投稿用の素材は、中国語担当のグループで共有
　→初期は私の方で提供しますが、
　各担当がイメージできたら、ぜひみんなで投稿を共有しましょう。

・投稿内容の割合いのイメージ
　営業効果のある内容40％（許可後の在留カード、在留資格認定証明書等）
　オフィスの雰囲気及び最新情報の共有等25％
　担当の人柄、担当の雰囲気、日常等25％
　その他10％
　※投稿していいかどうかと迷ったら、Qに確認。

・頻度
　最小限1日1回。
　今回新しく開設したアカウントにまだお客さんが少ないと思いますが、
　それでも継続的に、更新していきましょう。

SG関連の投稿は、各自のプライベートのwechatへの投稿のokとします。