①「サポート期限」の定義と目的
【定義】
・サポート期限とは、「SGが依頼業務に関してサポートを提供する期限」をいい、
御見積書【兼申込書】に規定する。
【「サポート期限」を設定する目的】
①SGが業務遂行責任を負う期間を明確に定めること
(顧客の音信不通等があっても、正々堂々と業務完了にできる)
②不適切なだらだら長期業務を防止すること
(サポート期限があることで、SGも顧客もそれを目安に早期対応する)
③適正業務・適正報酬を実現すること
(サポート期限基準で契約することで、超過部分の業務は追加見積等を正々堂々と提示し、追加申込をもらう)
②サポート期限の設定ルール(2024.10更新)
サポート期限は、業務の種類に応じて以下のように設定されます。
・申請等の行政手続きが発生する業務の場合
サポート期限は、「申請等予定時期+当該申請等にかかる審査予定期間」を含めた期間で設定します。
※審査期間が長期にわたる場合も、その期間を含めてサポート期限を設定します。
・申請等の行政手続きが発生しない業務の場合(例:申請書類の作成・翻訳・契約書作成等)
サポート期限は、「納品予定時期」または「委任業務の提供完了時期」を含めた期間で設定します。
※納品系業務の場合は、納品→顧客確認→修正後の最終納品時期がサポート期限となります。
※期間系業務(例:月次コンサルティング等)の場合は、その期間の終期がサポート期限です。
③サポート期限経過後の業務取扱い(2024.10更新)
サポート期限を超えた場合、以下のように取扱います。
委任契約外の無償対応を制限し、SGが過剰な責任を負わないようにするためです。
【原則】
サポート期限を超えた業務は、別途見積を提示し、有償対応とします。
【例外】
行政書士として行った行政手続きに関連する対応であり、かつ、他者で対応できないものは、サポート期限経過後も無償対応とします。
(例:在留資格許可申請の申請取次後の補正、許可受領、不許可対応、申請取下げ等)。
※許認可や補助金の申請支援業務等はこの例外に含まれません。
④サポート期限経過後の対応&考え方
・原則:サポート期限を超過する場合は、追加見積書を案内する
※特に「顧客の書類準備に時間がかかった(SG的に待ち)」等でサポート期限を超過する場合、
実際SGとしては、書類が揃い次第動けるように担当者をその案件用に確保し続けています。
事前にサポート期限を明確に伝え、堂々と追加見積書を回収していきましょう。
⑤サポート期限の満了前後の対応
・サポート期限が近づいてきたら(目安:1ヶ月前)、顧客にサポート期限の満了日をアナウンスしましょう。
※サポート期限の到来により案件終了すべきではない事情がある場合、サポート期限の到来までに、サポート期限延長の決裁を受けてください。
例:SGのみの責に帰すべき理由により手続きが遅延している場合、延長すべきサポート期限が1ヶ月程度で発生業務もほぼなく追加見積書の発行が妥当ではない場合
【サポート期限延長決裁の方法】
①以下の事項を明記して、管理担当から決裁者に対して、決裁メールを送付する。
サポート期限を延長する場合、期間に関係なく全て代表決裁とする。(2023.4更新)
■顧客名と案件名 |
例:サポート株式会社、新規宅建免許申請(東京都) |
■案件URL(COMP) |
例:https://~ |
■受任時のサポート期限 |
例:2021年11月15日 |
■現在のサポート期限 |
例:2021年12月1日 |
■変更後のサポート期限 |
例:2022年1月末 |
■今後、延長しないための対策 |
例:「顧客からの返送待ち」で放置せず、自ら確認し、スケジュールに沿って、リードする |
②決裁後、管理担当が日報欄に決裁の履歴を残した上で、COMP上の「サポート期限」を変更する。