★業務終了時に、必ずCOMPと各フォルダについて、下記項目の漏れがないことを確認してから終了してください。
次回更新時の受任促進としても、活用します。
【業務完了時にCOMPにて行うこと】

★まずは、受任報酬について、全て請求できているか確認！
★下記事項を全て入力後、ステータスを「許可・納品（請求済）」へ変更。

①顧客情報
住所・連絡先・メールアドレス・担当者名等、
全て最新の情報で記入できているか確認。

②日報
最終の日報入力を行うこと。
例）「控え書類を郵送して完了」、「次回更新時にまだ案内すると伝えた」　等

③申請日　　　　「申請」「納品」が発生しない業務については、記載不要

④申請番号　　　ビザ以外はなくて可

⑤許認可日　　　ある場合は必ず(備考欄には年数を入力)

⑥終了日

⑦次回更新日 次回リピート案内をするのに必要
（更新でなくても連絡すべき日があったら入力）

⑧リピート連絡　次回更新時期以外に、案内することがあれば記入
※ただし、自分で管理が必要になるので、注意して使用すること

【業務完了時にフォルダ内で行うこと】

①顧客フォルダ内に、申請書スキャンや、必要なデータが全て入っていることを確認
（次回更新時にも必要になります）

②進行中フォルダから完了フォルダへ移動させる。

完了した案件フォルダは、案件完了時に「Googleドライブ」へ移動してください（2024.6～）

＜URL＞
▼業務種別フォルダ
https://drive.google.com/drive/u/0/folders/17Rf-WubUus21ZhsGj3J0AHvq7HUtY_gX
▼バックアップフォルダ
https://drive.google.com/drive/u/0/folders/17TpNkteNZ9P7otgPfaj-hi1lDKK6I4vF

————————————————————————
個人情報をずっと保存していると、万一の情報漏えいの範囲は莫大になります。
お客様から完了後1年後に連絡があって、申請書一式データが欲しいと言われても、
「個人情報ですので、すでに廃棄している」と説明してお渡ししません。

アンケート割引

原則、【お客様アンケート割引】を 見積につけるようにしてください。
本割引は、各報酬の1割程度で設定してください。

※受任額の減少にならないように、受任額の見積もりは、しっかり積算すること。
また、上限を10万円とします。

例：ホテルの見積の場合

（旧）

●●ホテル 旅館業営業許可申請　　1,500,000円

↓

（新）

●●ホテル 旅館業営業許可申請　　1,650,000円

お客様アンケート割引　　　　 　-165,000円（1割程度）　等

※見積書を提示した後に、再度見積書を修正提示するのは手間なので、
見積書発行前に、「社名表示でのアンケート協力前提でご提案する旨」や
「それにより割引提案になる旨」等伝え、掲載NGで…と言われた場合は
割引をせずに見積書を提示してください。

お客様アンケート割引は、原則「法人名（実名） or サービス名」で頂くことにします。
意図としては、●●会社様からの声 や ●●ホテル／●●決済システム を弊社でサポートしました！等HPに書きたいためです。

アンケートには協力的だけど、どうしても実名だけ掲載が難しい場合は、臨機応変に対応してOKです。
優良なお客様の声を掲載することを、優先してください。

低評価をもらうことを避けるため、関係性の良い顧客にのみ案内してください。

アンケート掲載があまり効果的でないものや安価なものについては、各チームの判断で【お客様アンケート割引】なしでもOKです。

アンケート回収について

アンケート依頼も完了決裁の条件となっています。
詳細は以下で確認してください。
5-5　完了MTG/完了決裁

アンケートURL等

お客様アンケート

☆来社時には紙のアンケートに直接記入してもらい、写真・動画の撮影許可をもらい、積極的に撮影する。
紙媒体のアンケートの場合はスキャンをとってアンケートに対してのFBをjokinで送る。（ノウハウを貯めるため）
アンケートは以下のファイルに入っています。（日本語・英語・中国語・ベトナム語　版有：2019年現在）

イクスマーク＞☆各種フォーマット＞実務関係＞顧客満足度アンケート

アンケートのフィードバック

※ 入札・一括・大量案件の完了決裁はこちら

目的

・問題点や課題を洗い出して、検討する

・展開：紹介等により、業務が続いていくようにする

完了決裁の提出期限

①完了MTG提出（決裁：案件決裁者）
→翌月１営業中
②COMPの入力違い・キャンセル・不許可決裁
→翌月１営業日午前中
③経企デキスギ入力
→〆毎（期限は別途リリース）
④経企非定例業務
→翌月１営業日中

※決裁について
　①②は翌月２営業日中まで、③は翌月２営業日午前中まで、④は翌月1営業日中
※業務完了後、1週間程度を経っても、完了MTGが終わっていない案件は、管理担当とSPの完了業績を０とすることがあります。
　管理担当は、すぐに終えるようにしましょう。

案件完了時の流れ

補足事項ー完了決裁について

【目的】
①展開すること
②案件の振返りと対策
③適切な按分の確認

【チェック項目】
・適切に按分できているか
・基本按分割合と異なる場合は按分備考に記載があるか
・サポート期限が入力できているか
・完了日が入力できているか
・ステータスを変更しているか
・完了MTGを記載しているか
・完了決裁メールを送る際、案件URLを載せているか
・完了決裁済のメールがあり、日報にも「完了決裁済」と決裁者が入力しているか
・該当する案件の場合、以下について入力できているか（2022.11更新）
【許可ビザ期限①】/手続き名
【次回連絡1】/次回内容

例：

【1. 完了とは】

【2. 按分確定の流れ】

受任担当が最終按分を確定・決裁。
管理担当でやるべき対応を受任担当が行った場合は、貢献度に合わせて、SPとして受任担当に計上。

【3. 基本按分比率】

* SPはWチェック、受任担当による管理フォローなどがあたります。
割合は完了MTG時に業務時間ではなく、業務量に即して確定させてください。

* 決裁担当が取次を行う場合は分けて記載しないでください。

* 取次について
取次：5%(決裁から控除して按分すること)
(申請者が取り次ぐ場合は、決裁を10%とする)

【7. 受任担当も原則(通訳対応など受任担当7は複数可)】

原則受任担当も一人です。

ただし通訳を行ったスタッフがいる場合など、
受任に多大な影響を与えたスタッフが受任担当の他にいる場合
例外的に受任担当を二人設定することが可能です。
なおCompの旧来からある受任担当欄には、メインの受任担当のみ記載してください。

管理担当にリピートの連絡があった場合、受任は元の受任担当になります。
ただし、管理担当が他社を紹介してもらった場合は、受任を管理担当が行うことができます。

【8. 退職者の対応】

【帰化について】

①退職者が管理担当として申請した案件を引き継いだ場合

帰化は審査期間が長いこともあり、申請後も一定の割合で顧客対応をした案件もあると思います。
上記案件につき、完了業績をつけることができるようになりました。
この場合、引き継ぎ案件ということも含め、個別に按分・完了MTGの決裁を行ってください。

②完了を確認出来ない場合について変更

申請受付から1年半程度経っても官報でも見つけられない、顧客とも連絡がとれない等、
案件決裁者に完了見込みとして決裁をあげて完了することができます。
上記、年に2件以上あった場合は、鈴木さん宛に報告書を提出することになりました。

運用

在宅スタッフさんから請求書を顧客へ送付しています。

領収書送付時の原文

いつもお世話になっております。
サポート行政書士法人、経理担当の〇〇です。

早速ですが、先日のご入金につきまして、領収書を
データ送付させていただきますので、ご査収ください。
お支払ありがとうございました。

＜弊社からのお願い＞
■弊社業務について、是非ご意見・ご感想をお聞かせください。
https://www.shigyo.co.jp/enquete
すでにご回答済みであれば、ご容赦ください。

領収書送付手順

SGでは原則、領収証はメールで送付。
顧客にまずは、「領収書は、メールで送付する形になっています」と説明してください。
ただし、メールがないなどイレギュラーな場合のみ、郵送対応可能。

送付時のルール

担当者から顧客へ5万以上の領収書を郵送した場合は、各自で下記のリストへ
入力してください。
経企にて郵送した場合は、経企で入力します。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1V6vwL47DsgTCBdFVI9WiivIbNyqWTZa4pK2gKJ61WnU/edit?usp=sharing
※リストに入力するのは、郵送対応した場合のみです。
　Wechatやメールで送付した場合は入力しないでください。

＜上記ルールの経緯＞

本来、5万円以上の金額の領収書を発行する場合、金額に応じて
印紙税（収入印紙）が発生します。
但し、データで送付場合は不要です。

書面で発行する場合のみ必要ですが、ＳＧでは後納※しています。
※月単位でまとめて税務署へ納付

今までは経企でカウントしていましたが、追いきれないので、各自申告に変更しました。

・原則、メール送付
・顧客側の事情（メールなし等）で郵送が必要な場合は対応可　
　→　顧客備考欄に郵送希望を記入（経企から郵送）
　　　担当者から郵送する場合のみ、経企から担当者へ
　　　領収書送付するので、郵送後、リスト入力。

請求書作成時　領収書送付先・アドレス指定について

顧客情報にある顧客名・アドレスと異なる先へ
請求書や領収書発行を行う場合は以下の通り入力を行ってください。
※異なる場合のみ記載

今までは備考欄に記載していましたが、
領収書送付時に見落として、トラブルになることを防ぐ為です。

案件作成時と、請求書作成時に管理担当が忘れずに入力及び確認してください。

★領収書の宛名と送付先を変更する必要がある場合、

　必ず案件内に領収書の送付先を入力して下さい。

　※顧客情報の備考欄ではありません！

★ここに指示がなければ、申請者（comp上の「顧客名」の方）に領収書が届きます。

例）領収書の宛名を支払者である仲介業者「株式会社ABC」にして
　　担当の山田太郎さんに送りたい場合、

「案件情報」内

　※①　ここには、領収書に表示させたい「宛名」を入力
　※②　ここには、領収書を送信する先の「メールアドレス」を入力

★なお、宛名の変更は申請者と相互関係にある会社・人に限ります。

＜領収書発行時の流れ＞

経理で入金確認
↓
在宅の領収書発行担当者にて、領収書を作成。
この際に上記枠を最優先で確認し、記載がある場合は、その宛名で領収書作成→指定のアドレスへメール送付を行います。

■ 展開按分ルール

展開者の役割は次のとおりです。
　・業績の向上
　・顧客ニーズの開拓
　・顧客との関係強化

担当している業務以外の相談を受けて、他担当者へ繋げて申込みになった場合に、
つなげた担当者に「展開」業績10％をつけます。

・新規問合せの電話は除きます。
・リピート（既に受けている業務）は除きます。

按分割合の詳細等は以下にて確認してください。
按分シート

■ 展開は次のような時につきます。

①既存顧客から他業務の新規相談があり、受任もしくは他部署へ対応依頼した場合

　＜該当例＞　
　・許認可一括チームの担当が、既存から建設業許可変更を単発で受けた。
　・東京で建設業許可の担当者が、大阪支店の建設業種追加を受けた。
　・補助金の既存顧客から、許認可の相談を受けた。

　＜非該当例＞
　・建設業許可を行った既存顧客から、同じチームで建設業更新を受けた。

②提携会社から、提携している業務と異なる案件の相談があり、　
　他の受任担当へつなげた。

　＜該当例＞
　・入札の提携を進めている事業者から、補助金相談を受けて、他の受任担当へ繋げた。

③継続受任促進（VIP顧客等）を行なっている顧客から、既に依頼を受けている業務以外の依頼を受けた。

■ 展開業績がつく人

★その相談を受けて、自分以外の受任担当へ繋いだ人につきます。

・相談が受任担当へ来たら、受任担当。
・管理担当が業務の中で相談を受けたら、管理担当。
・提携受任促進中に相談を受けた担当。
・継続受任促進（VIP顧客等）中に、新たに業務依頼を受けた担当。
※Aさんがグリップした顧客（SGとして受任していない新規顧客）で、受任担当へつないだ場合は、Aさんが展開を主導したことになるので、Aさんに展開按分が計上されます。

■展開の役割

展開者の役割は以下です。

・クレーム対応、予防

■ 運用ルール

①相談を受けた担当は、相談内容についてニーズを確認の上、
　最適者へメール（チャット可・口頭不可）で内容説明の上、繋いでください。
　メール件名に、【展開案件】を入れましょう。
　ただ、電話を取り次ぐだけは展開になりません。

②受任担当は、展開してくれた担当へ必ず①のメール等への返信で、
　受任可否を報告すること。

③案件の関係社員で、「展開」を10％いれること。（受任担当は▲10％）
　※展開按分が無い案件でも、「関係社員」欄に展開の項目は必ず入れて、0を入力する

④方針MTG・完了MTGのCCに展開担当者を入れること。

⑤展開担当は、業務には関わらないが案件の進捗や問題がないかは、
　適宜把握に努めること。

案件完了時の流れ

①顧客に業務別の業務改善アンケートURLをメール案内し、
回答してもらう。
↓入札の業務改善アンケートはこちら
https://www.shigyo.co.jp/improvement-enquete-bidding/

②顧客からの回答結果をふまえ、SG受任担当・管理担当・決裁者を交えて、
社内MTGを行い、以下を決定する。
・次期サービス向上の為の具体的な改善事項の決定
（適宜他チームへの共有・実行指示も）
・上記をふまえ、SGサービスHPをよりよく改善

③顧客と振り返りMTG（オンライン又は対面）を実施。（SG受任・管理担当参加必須）
次期サービスに向けた改善点を顧客に共有。関係深交・次期契約確率UP等を行う。

④アンケートへの回答・社内MTGや振り返りMTGの記録をCOMP（案件備考欄）に反映し、
決裁者の完了決裁を受ける。
※決裁者は、顧客アンケート結果への適切な対策が講じられていることを確認した上で、
案件ステイタスを「完了決裁済」に変更する。

その他の注意事項

・「同じことを継続」ではなく、毎年サービスのバージョンアップを行い、顧客満足度をUPすること
・業務改善アンケートは、業務完了後即日で顧客に案内すること
・顧客との振り返りMTGは、原則、業務完了後1週間以内に実施すること
・基本的に、業務改善アンケートで指摘された内容には全て対応すること
　例）アンケート回答「SG担当のレベルが低い」
→ SG担当は、社内の入札担当プログラムを受講し、社内テスト合格者のみ対応可とする形に変更。
　その旨を顧客へも共有する。