SGの今後の方針　2024.5

 

紹介締結先には廃止連絡と合わせて下記の案内を行います。
（新規紹介の相談を受けた時はこの内容で提案してください）

・紹介手数料が発生しない相互紹介は対応可。
※覚書は必須ではないが、求められた場合は取り交わしする。

・貴社の判断で相談料等を依頼者へ請求されるのは問題ない。
例）依頼者　→　SG　 申込書15万円
依頼者　→　貴社　 相談料3万円

・貴社が窓口となって依頼する場合は下記の運用で対応は可能。（2025.5更新）
例）
＜申込の流れ＞
貴社　（申込書：15万円）　　→　SG
依頼者（依頼書：金額なし）　→　SG
＜支払の流れ＞
依頼者　→　SG　 15万円
依頼者　　→　貴社　相談料　3万円

上記以外の運用に関して相談があった場合は、
状況（依頼件数等）によって、SGCと契約する「情報提供料」も提案の一つとして検討します。

尚、こちらから紹介して紹介手数料を受ける場合には、
SGCから紹介する流れとしますので、案件が出た場合は、
片山へ相談してください。

 

「現在（2022.5時点）ではPayPayでの集金は廃止しています。」

『使い方』
お客様がPaypayでの支払を希望される場合は以下の様に行ってください。

①＜お客様＞PayPayアプリ（お客様向け）を起動し、｢スキャン｣を押下し加盟店のQRコードを読み取る
②＜お客様＞読み取り後に、金額を入力し加盟店様に画面を見せる
③＜加盟店様＞お客様の金額入力した金額に相違がないか画面を確認する
④＜お客様＞「支払う」を押下し、決済決済完了画面を加盟店様に見せる
⑤＜加盟店様＞お客様の決済完了画面を確認する
⑥＜加盟店様＞｢PayPay for Business｣で取引ステータスが｢取引完了｣になっていることを確認する

★Paypay！と音が鳴ったからといって決裁完了ではありません。
★必ずお客様のスマホを確認して、決済完了となっているのを確認してください。
★その上でPaypay for businessの確認用アカウントにログインし、
取引が行われているかをチェックしてください。
これではじめてお客様をお返しして大丈夫です。

クレジットカードの問題や、
Paypay残高の問題、またSGの決済可能上限額などで、
Paypay！と音が鳴っても、決済失敗になる場合があります。

必ずチェックを行うようにしてください。

★確認用アカウント★
https://dashboard.paypay.ne.jp/
ID:keiri@shigyo.co.jp
Pass: Sg1353

Paypay for businessのアプリをダウンロードして
確認することもOKとします。
(なお、経企宛てにワンタイムパスワードが行くので、
利用理由をつけて片山さんまで転送依頼をしてください)

この確認用アカウントにログインし、決裁をした際には、
必ずこちらで取引が行われていることを確認してください。

なお、返金を行いたい場合は、
片山さんへ依頼をおこなってください。

『決裁後』
PayPay決済の際の経理事務について、下記の通り、対応をお願いします。

①担当者が請求書発行
②顧客が支払をpaypayで行う
決済メールが顧客に行くので、受領印を押した請求書発行は不要。
③担当者は請求書データを経理担当（片山）へメールで送付。
TO：片山　（CC：土岐）
件名：paypay支払分　決済日　顧客ID　顧客名　金額
メール文面は特になくても可
請求書データ を添付
④他入金と同様に、経理でＤＢ入力・領収書発行

行政書士が作成した書類には、記名のうえ職印の押印が必要です。
※法人が委任を受けた場合は、法人名での記名と職印押印
※個人（自然人）の行政書士だけでなく、法人の場合も定める。

職印：行政書士が業務上使用する（行政書士会に届け出る）印鑑
東京　→角印/「之印」あり/浸透印
名古屋→丸印/「之印なし」/印鑑
大阪　→角印/「之印なし」/浸透印
（東京・大阪は、浸透印タイプが使用可能なことを行政書士会へ確認済み）

 

【作成書類への行政書士の記名・職印押印について】

個人行政書士名義ではなく、下記の様に、行政書士法人名義での記名・職印押印を基本とします。

各オフィスの行政書士メンバーには、
行政書士法人名でのゴム印（浸透印）と法人職印を１つずつ付与しているので、
各自保管のうえ、決裁の際は、個人職印ではなく、法人の職印を押印ください。

なお、 上記に伴い、
委任状の代理人も、法人名義にしてください。
公的証明書代理取得や、個別案件によって、
個人行政書士での代理に問題がなく、その方が全体最適になる場合は、 適宜、対応ください。

★印鑑管理シート

【会社印との違い】

会社印：実印、認印、銀行印の３種類

①実印（代表印）：法務局にて登録済みの印鑑
※SGは角印、SHDは丸印（一般的には丸印が多い）
※個人印の登録は法務局ではなく自治体

②認印：印鑑証明を必要としない日常的な契約や書類で使用する印鑑
※SGとSHDの双方にそれぞれ丸印と四角印がある

③銀行印：金融機関に届出をする際に使用する印鑑
※ SGとSHDの双方が丸印

押印依頼をする際は、
必ず認印（角印・丸印）・実印・職印を使い分けて依頼するようにしましょう。
（NG例）「押印お願いします」
（OK例）「実印での押印をお願いします」

帝国データバンク運営のコスモスネットを契約していますので、
添付のような企業情報を取得することができます。
特徴：https://www.tdb.co.jp/lineup/cnet/index.html

契約しようとする会社の信用調査等に使えます。
1件　1,760円です。

 

帝国データバンクの与信について

回収不能になる案件もあるので、必要に応じて信用調査を行っていきます。

与信とは、取引先に信用を与えることで、信用調査して、一定信用できれば、取引を行うというように使います。
信用調査は、以下のような会社に行ってください。
・初めて30万以上の取引する会社で、着手金が4割未満の場合
・実態が不明とか、雰囲気が怪しいなど、調査が必要な場合なお、
　10名以下くらいの小企業や個人事業は、登録がないので、この調査はできません。
また、上場企業等の大手や大手子会社は、調査不要です。信用調査の依頼については、氏川さんにメールしてください。

【事件簿について】

①申込書

②受任通知書（報酬額50,000円以上の案件すべて）

③報酬額（案件情報から記入）

④住所（顧客情報から記入）

⑤連絡先（顧客情報から記入）

※連絡先（電話番号またはメールアドレス）は「LINE」、「担当情報にあり」、等の記載も可です。

空欄にはしないでください。

上記①－⑤について、添付できない理由や、記載できない理由がある際は、
必ず案件備考欄の方針MTGの上部に、理由を記載してください。
例：★申し込み書は本件（URL）に添付済み　　
　　★タイムチャージ契約につき、報酬額は請求時記載

業務で車を使用する場合

決裁有無 ： 代表決裁の上使用

利用資格 ： 運転歴3年以上の社員のみ使用可

利用時手続き ：会社でシェアカーの登録を行う。希望者は片山まで連絡をする。

 

＜注意事項＞

■くれぐれも運転に気をつけること。

■電車利用とかかる時間がかわらない場合は電車を利用すること。

 

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タクシー を使用する場合

①10分以上歩く
②緊急
③雨・雪・風が激しい
④体調不良（しんどい、足が痛い等）
⑤目的地が分かりにくく、迷いそう

のいずれかの時にはタクシー利用を可とする。

＜注意事項＞

 

会社携帯に入れる、wechatアカウントの諸設定について

注意点等

・携帯番号とwechatはセットになっているため、英語と各自の携帯番号下4桁を使用

・全国対応のため、各担当所属のオフィスを明記しない。

・このwechatアカウントに案内することで、対面しなくても担当の顔が見えるようにしましょう。
（→お客さんに安心感を与える目的）

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■ID設定のルール

・support+会社携帯番号下4桁

（090-1111-2222 の場合、IDはsupport2222）→ プロフィールの中で修正可能。

 

■パスワード設定のルール

・パスワード：2023Sg1353

 

■名前設定のルール

・Support行政书士法人+担当名

（サポート行政書士法人の中国語表記+担当名）→ プロフィールの中で修正可能。

 

■プロフィール写真

今回のSGのサイト改正時のオフィスで取った各自の写真をプロフィール写真に。

 

■ステータスの内容

設定内容は以下です。

日本最大行政书士事务所（签证，公司成立，许认可，补助金等）

日本最大の行政書士法人（ビザ、会社設立、許認可、補助金等）

 

→ それぞれの業務内容に応じて、内容を随時変更することはokとする。

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完成後のイメージは以下です。

日本の方が設定の方法が分からい場合、近くの中国メンバーに聞いてください。

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wechatのモーメンツへの投稿ルール

注意点等

・個人情報の露出のないように、写真の編集、投稿文の作成を徹底
・ノウハウの流出につながる内容は避ける
・誤解を招く内容は避ける
・誰がみても、不快な思いがする内容は避ける
・他社の転載を防ぐため、SGのオリジナル写真は、必ずロゴを入れる　
　※ロゴのデータは添付ファイルをご参照ください。　
　※無断転載を防ぐのであれば、基本的に字が白い方を使いましょう。

 

例）在留資格と発行日以外、全部モザイクで消す。
ロゴを認定証明書または、在留カード等の重要な部分に、置くようにする。

■投稿のコツ

このように投稿したら、効果的かも。

・絶対見てほしい内容は、時間帯を狙って、投稿
　→平日の通勤時間（朝晩）、昼休みの間、よる寝る前（11時頃）
・投稿の本文は、6行まで（これ以上長くなると、表記しきれないため）
　うまく改行する、短く書く等、工夫して、書きましょう

説明等をしたい場合、コメント欄を活用しましょう。

 

■今後の投稿について

・投稿用の素材は、中国語担当のグループで共有
　→初期は私の方で提供しますが、
　各担当がイメージできたら、ぜひみんなで投稿を共有しましょう。

・投稿内容の割合いのイメージ
　営業効果のある内容40％（許可後の在留カード、在留資格認定証明書等）
　オフィスの雰囲気及び最新情報の共有等25％
　担当の人柄、担当の雰囲気、日常等25％
　その他10％
　※投稿していいかどうかと迷ったら、Qに確認。

・頻度
　最小限1日1回。
　今回新しく開設したアカウントにまだお客さんが少ないと思いますが、
　それでも継続的に、更新していきましょう。

SG関連の投稿は、各自のプライベートのwechatへの投稿のokとします。

［PJ計画の承認基準（PJ計画開始前）］

①SG経営方針・SGが抱える経営課題に対して、高いレベル
　（成果・影響・本質的改善等）で取り組む計画か
②周囲を巻き込んで、思い切ったチャレンジを行う計画か
③SG及び応募者の持つリソース（人材・強み・スキル等）を最大限活用・発揮
　できる計画か④同一分野で複数のPJ計画の応募があった場合、その中で最も
　最適かつ成果が大きい計画を承認する

 

■ 不承認事例
×具体的な取組内容が不明確な計画
×なぜ今・なぜ応募者が・なぜSGで取り組むべきなのかが不明確な計画
（特技を活かせていない）
×目標設定が低い計画（PJ計画でなくとも日常業務として取り組むレベル）

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［PJ計画の評価基準（PJ計画開始後）］

①高い目標（PJ計画ごとに設定した月次及び通期の目標設定をベース）を掲げ、      チャレンジできたか
②質の高いトライ＆エラーをどれだけ繰り返せたか
③社会や会社に対して、どれだけの成果を残せたか

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［PJ計画の承認手順］

①応募者から経企宛に、PJ計画をメール提出する
（応募期間は、3～5営業日程）
②経企（PJ担当）は、必要に応じて応募者に質疑応答を行い、
    PJ計画の内容を把握する。
③経企（PJ担当）は、把握したPJ計画の内容をベースに評価し、
    承認・不承認を一次決定する。
④経企（PJ担当）の一次決定について、鈴木さんその他経企メンバー1名
（PJ担当が選別）が確認。
　意見の不一致があれば、議論し、承認・不承認の最終決定を行う。
⑤経企（PJ担当）は、応募のあったPJ計画の内容・結果を応募者に通知する。
　通知は、［宛先：全応募者  ＣＣ：経企］で行い（将来的にはjokinで全公
   開）、承認の場合は「期待すること等のコメント」を、不承認の場合は
「不承認理由」をそれぞれ案内する。

顧客との連絡は、
①電話　②メール　③zoom　④wechat
を原則とします。

下記は、個別に決裁した案件は、OKです。
その場合も、COMPにどこで連絡を取っているかを記載してください。

＜個別決裁が必要なツール＞
ライン、Facebook等のSNSショートメール

また、土日等の休みには顧客対応は原則なしとします。

社内緊急時には、対応してください。
既存客についても、個別決裁とします。

当面は、鈴木さん が決裁者になります。

既存客は、問題ない限り、継続予定ですが、各自、
既存客のCOMPに「ラインで連絡中」などの文言を先に入れてください。
また、ライン等を含め、会社スマホを用いてください。

私用のスマホ等の業務使用は禁止です。
ラインの連絡等が土日とかに来ると、
休みにも対応に追われることなどの負担をなくしたいので、
顧客グリップが問題なくできる人は、包括的承認する可能性もあります。

契約書に関して

✓ 契約締結までの社内ステップ「①契約書決裁 ⇒ ②押印決裁」

①契約書決裁担当 ： 増野さん（ただし重要案件(※)は、鈴木さんW決裁）
　∟(※)高額（100万円超の報酬記載ある契約書）/特殊/高リスク/影響大の場合
　∟決裁担当は、必要に応じて、鈴木さんに相談又はＷ決裁に変更する

②押印決裁（会社印） ： 全件鈴木さん
　∟押印対応者は、東京：増野、名古屋：榊原、大阪：片山（電子契約対応は増野のみ） 

（その他の注意点）
　・「個人情報やセキュリティ管理実態の調査･アンケート」等への回答･同意等は、
　　各担当者作成後、片山さん決裁
　　(片山さん判断で、内容に応じて増野さん決裁へ変更可）

　・[案件に関連する契約]を見積書兼申込書以外で締結する場合(例:業務委託契約書等)
　　⇒［①契約書決裁］前に、案件決裁者等による見積決裁(金額や業務内容の適切性等)も必要

外部事業者等との契約締結手順

✓ SGで契約締結する場面は、以下2パターンです。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
 ①外部事業者(提携先等)と、Comp登録案件以外の契約を締結する場合
　（例:NDA･顧客紹介契約･提携契約）

 ②顧客(見込顧客含む)と、Comp登録案件に関連する契約を締結する場合
　（例:NDA･業務委託契約書（見積書兼申込書代わり）･合意書･誓約書）
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

上記いずれのケースでも、以下の手順で契約対応を行います。

なお、上記②で、見積書兼申込書(Comp)の代わりに契約書を締結する場合、
通常通り、事前に案件決裁者等による見積決裁(金額や業務内容の適切性等)が必要。

［手順①］ 締結する契約書の内容決定

（1）SG雛形をそのまま使用する場合 （契約書決裁 不要 / 押印決裁 要）
契約書は、以下（イクスマーク）にあるSG雛形を使用。
契約目的に適した契約書雛形を選び、必要事項（甲乙情報等）を更新し、PDF化。
（イクスマーク）Z:\☆各種フォーマット\実務関係\［使用可］SG契約書_決裁済

（2）SG雛形を一部変更して使用する場合 （契約書決裁 要 / 押印決裁 要）
SG雛形に対して、変更履歴を残す形で部分的に変更。
メールにて、決裁担当から契約書決裁を受ける。

（3）SG雛形を使用しない場合 （契約書決裁 要 / 押印決裁 要）
SG雛形より先方様式が最適な場合、先方契約書案を確認（変更履歴を残す形で編集）。
メールにて、決裁担当から決裁を受ける。

※SG雛形を使用しない場合：
　∟「反社/損害賠償/管轄裁判所」が、SG雛形と同一内容かを要確認。
　　 極力、SG雛形の内容で契約締結できるよう調整すること。
　∟必ず、担当者が契約書の全内容を確認・適切性を検討した上で決裁にあげること。
　∟契約書決裁前に、相手方に「この内容でOK」等と回答するのはNG。

 

［手順②］ 契約締結相手への確認依頼＆契約締結

（1）契約締結相手に、決裁済の契約書データを添付し、確認依頼メールを送付する
　※原則、PDF化した契約書データを送付（修正指摘を避ける為）

（2）契約締結（押印）する
契約締結方法は「①紙締結（押印要）」又は「②電子締結」のいずれか。

［①紙締結する場合］
・締結予定の契約書データを添付し、メールで鈴木さんから押印決裁を受ける。

・原則「先方発」(必ず押印担当者への宛先指定すること／難しい場合は、SG発)で、押印決裁済の契約書を2部(先方＆SG用)に、
　押印担当者から押印を受ける。
　∟契約書は、極力A3印刷又は両面印刷で1枚に収め、割印不要とすること
　　契約書が4枚以下なら、A3の両面印刷にして製本せずに印刷すること
　　やむなく複数ページに渡る場合、ホチどめ又は製本して割印を受けること
　∟押印担当者は、鈴木さんの押印決裁済のメール等を確認した上で、押印する

・押印担当者は押印済契約書を、先方とやり取りし「双方押印済の契約書」を回収し、
　スキャン＆Comp(＠対象顧客ページ又は対象案件ページの「File」)データ保存。
　原本の取扱いは、こちらを参照。

［②電子締結する場合］
■SGで電子締結が可能なケース
・現状、SGで電子契約対応が認められるのは、以下の場合のみ
　1)秘密保持契約書又は顧客紹介契約書の場合
　　(※)SGでは、クラウドサイン（無料版/送付上限月3件）の利用が可能
　2)上記以外の契約書を、契約締結相手方が利用する有償の電子契約サービス(※)により行う場合
　　(※)一般的なのは、クラウドサイン/ドキュサイン/freeeサイン/GMOサイン

■電子締結対応者
・増野さん（不在時は、鈴木さん）

■電子締結対応の手順
(1)決裁済の契約書データ（必ず締結日等も入力された最終版）を、
　 鈴木さんが押印決裁済みであることが確認できるメール履歴をつけて、
　 電子締結対応者宛てにメール送付（以下の項目を記載）。
　　①電子締結する相手方の情報（顧客名/契約締結担当者）
　　②電子締結の方法（先方or SG側いずれの電子契約サービス利用か）
　　　※SG側サービスを利用する場合は、送信相手情報（商号・氏名・メアド）
　　　※送信相手(押印者/承認者)は、必ず「（先方社内で）押印権限のある担当者」とすること
　　③電子締結の予定時期

(2)電子契約対応者は、上記(1)の依頼に従って、電子締結処理を行う
　※必ず、決裁済契約書データと電子契約データとが一致していることを確認
　※上記1)秘密保持契約書又は顧客紹介契約書の場合で、
　 　SG側の電子契約対応を利用する場合は、クラウドサイン（無料版）を利用
　　　https://www.cloudsign.jp/login　（月の送信件数上限3件まで）

(3)電子契約対応者は、依頼者へ契約締結済メール（契約書データも）を転送し、
　  電子締結済契約書をComp(＠対象顧客ページ又は対象案件ページの「File」)保存。

■契約書の確認事項

契約書の決裁依頼メールを送る際は・・・
必ず、事前に全文内容を確認し、その適切性を検討した上で決裁にあげること。

また、決裁メールには「契約目的・経緯/特異要素/担当者の事前確認結果」等、
決裁に必要な情報を記載すること。

その他、決裁にあげる際の注意事項は、以下の通り。

［SG雛形使用時の注意点］

・SG雛形は、必ず最新雛形を都度イクスマークから入手すること。
　（担当別の個別管理や昔個別決裁を受けた契約書の更新使用はNG）
・甲乙情報欄の「所在地」は、必ずビル名・階数も含めて記載すること。
・SG側が支払う紹介料は、通常5～10％。
　ただし、締結相手との関係性等をふまえ、戦略的に「5～30％」の範囲で調整したり、
　料率制ではない固定金額設定でも可（変更する場合は、SG雛形でも、要契約書決裁）

［契約書の決裁依頼をする前の主な確認ポイント］

契約書の決裁依頼をする前に、以下を中心に契約書内容が適切かを確認する。
変更すべき箇所は変更履歴を残す形で編集し、契約書決裁者に決裁依頼メールを送る。

①「契約締結目的/契約の締結相手が誰か」を整理した上で、「誰が誰に何をどう行うのか」等、
　具体的な内容（業務内容や量等）や義務事項が明確に定められているか、全条文確認する。

②契約書に、以下の事項が明確に盛り込まれているかを確認する。
　・委託内容
　・契約の有効期間（自動更新にする場合は更新規定も）
　・契約の解除条項
　・個人情報の取扱い
　・反社会的勢力への非該当表明保証
　・損害賠償条項(当事者間の直接損害に限る)
　・報酬に関する事項（報酬額・報酬確定時期・支払時期・支払方法・振込費用負担）
　・再委託条項（グループ内を含め再委託がある場合）
　・準拠法（相手方が海外事業者の場合）
　・管轄裁判所（東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする）

③以下が契約書のよくある不備。特に注意して確認する。

・「甲」「乙」「丙」等の使い分けが間違っていないか。
・SGが負う義務事項のハードルが高い／不利な条項が多い等、SG側リスクが大きくないか。
　※契約書内で義務規定されている事項は、実行しないと、契約違反です。
　　契約書内のSG義務やタスクが、確実に実行可能な適切な内容か確認しましょう。
・許認可が必要な業務を委託する場合は、相手方が当該許認可を取得していることを確認する。
・法的問題がないか（と解釈されるリスクがないか）を確認する。
　＜NG例＞
　法定された業際を逸脱した行為（弁護士専業業務等）をSGが行うように読める