支払い分割等の相談対応

①経企担当者へ決裁依頼。
②支払予定書にいつまでに振り込んでもらえるのかの日付とお客様の住所・署名をもらう。
③支払予定書が必要な場合は片山さんまで連絡をする。

「支払予定書」はイクスマークから取得してください。
\☆各種フォーマット\実務関係

※報酬等支払い確認書

＜その他＞
請求タイミングを遅らせる、分割請求、3000円以上の立替金が発生する、
在留カードの先渡し等経理関連のイレギュラー対応を行いたい場合は、
経企担当者に決裁依頼すること。

【申込前の入力】

1. 顧客情報の入力
   顧客名、住所、電話番号、メールアドレスを入力する。特記事項（担当名、領収書送付先等の注意事項）がある場合は備考欄に記載する。
   メールアドレスがない方は、その旨を記載し、郵送依頼するor担当から直接渡す等を明記しておくこと。
2. 見積書作成こちらを参照してください※見積書には、サポート期限は必ず記入。
   ※目安期間等の想定ができない場合は、上司に相談してください。

【案件作成時の入力】

1. 1. 案件新規登録をクリック。
   2. 案件名、案件種別、管理担当、受任担当、受任日、売上予定日、報酬額、申請予定日、方針MTG（備考欄）を入力。
   3. 申込書をアップする　※申し込み前に案件作成はしないこと

【受任後の入力】

1. 1. 1. 方針MTG内容を、案件の備考欄へ貼り付け。
         口頭方針MTGを行ったイレギュラー案件も記入すること。
         ※案件の備考欄で方針MTGを作成し、それをメールに貼付けして決裁者へ送付。
         ※交通費や日当を顧客が負担するのかどうかを記載すること。
         ※予定スケジュールが一番先頭に来るようにする。
      2. 決裁者のコメントを入力する
         ※決裁者が直接日報に入力しない場合（メール・口頭）は、実務担当が
         返信メール等、決裁をもらった日時が分かるように日報を作成しておくこと。

 

【申請時の入力】

1. 1. 1. 日報画面から申請した旨の状況を入力して、
         ステータスを「進行中」→「申請中」へ変更する。
      2. 申請日・申請番号を必ず入力してください。※「申請」「納品」が発生しない業務については、記載不要
      3. 申請時に何か注意すべき点・懸念事項等が発覚した場合は、顧客に連絡の上、日報に入力しておくこと。

 

【許可までに入力すべきこと】

1. 1. 1. 追加書類・確認事項等が発生した場合は、内容と対応方法を日報に記載する
      2. 行政に進捗確認をした場合は確認した内容と担当を日報に記載する

 

【許可・業務完了（在留カード等返却）時】

1. 1. 1. 下記の情報入力もれがないか確認
         ・顧客情報（住所・電話番号・メールアドレス）
         ・完了日
         ・許認可日　　※備考に年数を入力
         ・次回更新日　 ※不明の場合、許認可日から1年後を入力
         ※備考欄に方針MTGが入力されているか確認
      2. 日報画面へ最終状況を入力し、ステータスを「許可・帰化受付・納品（請求済）」へ変更。
         ※「◯◯さんから書類が無事届いたと連絡あり。これで完了。」など、
         最終完了結果で案件を終了する。

 ★記入ルール★　入力をしっかり行えば、会社だけではなく自分も守れます。

①日報
・原則、業務後すぐに記入。日報には、その日実行したことや重要な顧客情報を記入。
・重要度の高い顧客とのやり取りや、こちらのアクションも記入する。
・電話で話した内容は必ず入力。

・連絡をしたが繋がらない・まだ人の要件が整っていないなど進捗確認をしても、状況が動いていない
上記の場合は、日報を新しく作るのではなく、 最終の進捗に追記をして行ってください。

②予定
その日の業務を終えて、日報作成後すぐに次回予定を作成する。
次回予定日設定の目安は原則1週間以内、次回予定日がそれ以降になる場合は、決裁者に状況を報告し、前倒しでできること等ないか相談。

【業務上の過失に伴う損害賠償事故（補填）が生じた時】

決裁者に相談の上、管理担当から会社へ経緯報告を行う。
報告先は、依頼先一覧を参照。

業績におけるマイナス計上の対象となります。

【未入金のまま、回収できていない時（請求書発行後）】

★COMPへ履歴を細かく残してください。

※請求書の担当者名が管理担当になっていることを確認してください。

①着手金が期限までに未入金で、督促しても支払がない場合
★着手金の支払期限は、個人法人問わず、原則1週間で設定してください。
出来ない場合は経企へ相談すること。

業務はストップして、支払督促を行う。
何か問題があり、支払されない場合には、キャンセル意向を確認する。
継続と支払意思がある場合には、支払後に業務開始する旨を伝える。
キャンセルの場合には、キャンセル決裁へ。

着手金をいち早く回収するためにも、
顧客には「着手金」であることをしっかり伝えてください。
対策として、請求書の「摘要」欄にかならず「着手金」と明記し、
入金されなければこちらの対応も進まないことをはっきり伝えましょう。

★請求書に着手金であることを明記せず、業務をすすめて結局キャンセルとなる場合は
損金決裁となり、業績マイナスの対象となります。

②申請（納品）前の請求分の支払がない場合
原則、申請は行いません。
申請期限がある申請については、支払後に申請であることを、
申込時にも伝えて、早めに請求書を発行し、
担当が責任をもって、申請期限に間に合うように支払いを促すこと。

③業務完了後の請求分の支払がない場合
経企から未入金連絡があれば、速やかに督促する。
どうしても回収が不可能な場合には、経企担当者宛に損金決裁を行う。
その場合は、回収できなかった理由、今後の対策も含めて報告すること。
※回収できなかった請求書も送ってください。
（損金決裁があるので完了MTGはなしでOKです）

★マイナス計上について

①報酬未払い
受任担当、管理担当の各業績の5倍をそれぞれマイナス計上する。
10万の報酬で、受任担当2.5万円　管理担当4万円の場合は、
受任担当は、12.5万円マイナス　管理担当は、20万円マイナス（完了業績）

②立替金回収不能
立替金の10倍を管理担当の業績よりマイナス計上する。
立替金5万円が回収不能の場合、マイナス計上50万円（完了業績）

③その他
上記に準じて行う。

回収不能が一定発生しています。
各自が責任感と損失意識をもって、
顧客をリードしていくことが大切です。

 

＜預り金および立替金の経費精算・出金ルール＞

運用	備考（詳細）
＜預り金＞ 従来通り、請求書を印刷して小口担当者へ出金依頼を行う。 ※前払金にて個人立替して後日精算も可。	小口担当者は請求書提出を受け、COMPにて入金されていることを確認してから出金する。 通帳（小口帳）に預り金、ID、顧客名を記入する。 請求書なしで出金は絶対に行わないこと。
＜立替金＞　高額で出金希望の場合 経企へメールで出金依頼を行う。 件名に下記を入れること 立替出金依頼　ID　顧客名　金額　担当者名 メール文には、何に使用するか簡単に記載 例）　宅建登録免許税	経企で立替の妥当性を確認したうえで、小口担当者へ出金依頼を行う。 ★後日、請求書発行の際は忘れないように請求すること。
＜立替金＞　前払金で立替する場合 従来通り、各自の前払金で支払い、請求書を発行月締めで、経費精算を行う。	請求書発行月末で締めて精算すること。 （月初の請求書発行分を前月締めに含めないこと）

■ 証明書取得や申請手数料など、顧客へ請求するものについて　

【立替金】   証明書の取得など、顧客へ後から請求を行うもの。
【小口出金】申請手数料など、顧客へ事前に請求するもの。（預り金）

顧客へ事前に請求したものは立替金ではなく、小口から出金してもらうようにしてください。

＜預り金＞

★SGが預からないと業務遂行に支障がある場合のみ、預り金制度を利用する。
※行政の手数料や司法書士報酬などは、顧客から直接振り込んでもらうこと。

①立替金可能な場合を除き、登録免許税・書類取得費等は、COMPから事前に請求書を作成して請求する。
②振込の確認はCOMPの売上履歴より確認する
③振込の確認ができれば、各オフィス口座より預り金を引き出す。

＜現金を集金した場合の預り金使用について＞
集金時にそのまま使用することは可能。
使用分を除く現金は小口管理者へ渡すこと。
※小口管理者は、現金と一緒に受け取る請求書に、経理にわかるように記入してください。

預り金使用時の領収書の処理
★担当者
領収書(原本)の裏面に「顧客ID」「顧客名」を明記して小口担当者に渡す。
※領収書を顧客に提示する場合はコピーを手元に取っておくこと。
※原本は顧客には渡さないこと。
申請時に原本が必要な場合のみコピーで可だが、コピーにその旨を記入すること。

★各支店の小口担当者　※2022.10.6更新
・毎月末日に、小口を締める（この日までに使用しなかったお金は一旦小口へ戻してもらう）
・毎月第2大阪便までに、各出金のエビデンス（領収書）をすべて突合・ホチキス止めして
完成させてから1ヶ月分をまとめて大阪へ送る。
※後からバラバラ送らず、全部回収できてから送ること。
第2大阪便に間に合わない場合、回収ができない場合などは経企担当者へ連絡すること。

【その他、小口入出金の注意点】

① 出金依頼時は、請求書を小口担当に提示する。

【出金依頼メールに記載する内容】
請求書発行済の場合は、顧客ID・顧客名・請求書URL・金額・使用日
請求書未発行の場合は、顧客ID・顧客名・案件ID・金額・使用日
→使用日（直行の場合は前日）に預かり、支払い後は速やかに小口担当へ領収書を提出する

※必ず立替金、預り金の出金が発生した時点の管理担当が、小口担当に出金の依頼をする。
出金を行った後は、管理担当がCOMPの日報に記録。
小口担当は案件の管理担当からの出金依頼かCOMPで確認して、渡す。

② 受取後は、すぐに使用する。
※すぐに使用しないことが判明した時点で小口担当に戻す
(何度も出し入れして貰わないでいいように計画的に出金依頼すること。)

申請までに時間がかかり、使用予定が大幅に延期した場合は、一旦、返金すること。
できる限り手元に現金を持たないで、使う直前に引出しを依頼すること。

＜立替金＞

業務を進めるうえで、最終的に顧客へ請求する経費を、立て替えることがある。
※複数の案件の書類を取得する際は、立替金レシートは顧客ごとに作成してもらうこと。
※顧客に請求書を作成して請求するまでは紛失に注意し管理担当が保管管理すること。（原本は小口担当へ）

立替は以下の場合に可能とする。

立替可能な要件	備考
着手金が入金されている案件	着手金額の50％までは立替可能
小口の立替	1案件で合計3,000円以内の立替
ビザ入管手数料（印紙代）	支払完了後にパスポートを返却する場合
法人・リピート案件 （上限20万円まで）	①上場企業およびその子会社で信頼できる会社 ②3回以上の継続取引があり、支払いが遅れたこと がなく信頼できる会社および個人
上記以外は全て、代表決裁

上記に該当しない立替を希望する場合は、経企（経理担当）の決裁を事前に受けること
・登録免許税等、額の大きいものは、預り金として事前に請求すること。
（立替の必要がある場合は、責任者へ相談）
・顧客請求時には立替金についても請求することを忘れずに！

＜前払金＞

★業務を進めるうえで、経費の立て替えが多くなると見込める場合は、会社より前払金を一定支給する。
①前払金が必要な場合は経企（経理担当）まで連絡する。
②当初支払った前払金が不足した場合には追加支払依頼を経企（経理担当）まで連絡する。
※前払金は退職時には社員より会社に返金（精算）します 。

＜2023.8～ルール変更＞

月末の経費精算を含め、出金・精算は全て各オフィスの小口で行います。

状況	出金・精算時　小口担当へ提出する書類
営業経費の精算分の出金 （切手・ランチMTG・消耗品等）	立替した費用の領収書（原本）と合わせて精算依頼 　※その際の領収書やレシートには使用用途・参加者名など手書きすること 　※経費精算シートを活用して合わせて提出してもよい。
預り金の出金	入金されたことをCOMPで確認の上、該当の「請求書」を印刷して出金依頼
立替金の出金 担当の立替分が含まれており、 　請求書を発行した場合	発行した「請求書」を印刷、立替した費用の領収書（原本）と合わせて精算依頼 　※請求書を発行した月内で随時精算すること 　※既に精算済も含んでいる場合は、わかるように依頼すること（原本有無確認）
立替金の出金 　請求書未発行で、小口から 　出金してから使用する場合	請求前立替金については、全てメール依頼を行う。 メールフォーマットは以下の通り 件名：請求前立替金出金依頼　顧客ID　顧客名 本文： 出金金額： 使用目的：（郵送請求、収入印紙、宅建更新申請手数料　等） ※申請手数料の場合は、何の申請手数料なのかも記載すること。 案件ID： 請求予定日： 管理担当： ※出金した費用の領収書は速やかに提出すること。（原則は2営業日内） ※立替できる限度額は下記を確認すること。 ★請求書発行時に忘れず、請求すること。
立替金精算分の出金 　請求書未発行で、 　既に担当が立替えている場合	上記と同様 ★請求書発行時に忘れず、請求すること。

・預り金とは既に請求書を発行しており、その入金が確認できた費用のこと
・立替金とは顧客の負担する費用を、会社が請求する前に支払した費用のこと
・原本を紛失もしくは交通費など発行できない場合は、「出金伝票」を作成すること

＜振込確認＞

・顧客からの入金確認は原則、領収書発行・COMPの入金履歴で確認する。

急ぎ入金確認して、手続きを進める業務がある場合、
顧客から入金明細をもらい、入金を確認した上で業務を進めてください。
※振込が完了していることがわかる明細であること。

COMP入金履歴記載もれ、未入金分の調査、不明点等がある場合は、経企担当者へ連絡してください。
※経企がリリースする不明入金も確認すること。

＜現金回収時の取り扱い＞

①現金確認の上、各オフィスにある領収済印を請求書に押す。

②領収済印を押した請求書のコピーをとる。

③領収済印を押した請求書原本は顧客へ渡す。

④現金回収したお金は各オフィスの担当者へ渡して各支店の口座へ入金を行う。
※担当者に領収済印を押した請求書コピーも一緒に渡すこと。

【その他】

宅建協会からの謝礼金（商品券）について

謝礼金分は、業績としますので、案件を作成します。
※按分は該当許認可と同様とします。

案件作成時に終了日もいれてください。
→　上記で受任と完了の業績が上がります。

尚、商品券は大阪で管理しますので、大阪に送ってください。
※送付したことを片山さんに伝えること。

全件リードとは

決裁者が管理担当の案件を全件チェックして、適正にリードすること

※【廃止】全件チェック
決裁者が管理担当の案件を全件チェックすること
全件リードのほうが適切なため廃止

全件を前に進めるべく、案件決裁者等は、全件リードしてください。
「顧客からの返送待ちです」
「何か困っていないか、今日すぐ連絡してください」
のように、具体的に指示して、全件一歩ずつ前に進めてください。

管理担当は、自分と異なる意見を受け入れて、前向きに取り組んでください。
完了までの期間を短縮して、顧客満足度を上げることに注力しましょう。

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①COMPログイン後、左側のタグより「案件」を選択
②上部の「保有案件検索」をクリックする
③グループ、社員、進捗をそれぞれ選択後、集計実行をクリック
④一覧が出てくるので、印刷後、各案件決裁者にて進捗の確認を行う

★COMP反映時の注意点について
①次回予定日は原則一週間以内です。
決算期待ちなど、どうしても一ヶ月後などに設定する場合は
その旨が決裁者や経企にも分かるよう記載してください。
例）決算書待ち（5月中旬にできる）

②次回予定日が過ぎていると案件一覧を出したときに赤字になります。
当日の予定以外、赤字（遅れ）を出さないようにしましょう。

キャンセル見込み、キャンセル決裁済みの場合は
次回予定には以下のように記載してください。

・キャンセル見込みの場合　「5/15　SGキャンセル決裁依頼」等
・キャンセル決裁依頼済みの場合　「経企処理待ち」

※「キャンセル決裁依頼」予定として1ヶ月以上経過している場合は
　放置案件として「事故扱い」とします。
　事故扱いは代表への報告としますので、絶対に起こさないようにしてください。

③顧客と連絡が取れない時
→いつから連絡が取れないのか分かるように、
連絡が取れなくなった日の予定に対して日報を追加する。

例：4/10が必要書類受領期限
（次回予定日）
2020/4/10　飯室
必要書類受領
（日報）
4/10　電話したが顧客と連絡とれない
4/15　電話、メールどちらも顧客と連絡とれない

※一つの日報に、複数日のアクションを入れるのは顧客と連絡が取れない時のみです。

④行政等期限がある場合
→当該期限を方針MTG備考欄最上部に記載してください。（2022.11更新）

記載例
​

※年間契約で別管理している案件は、
COMPの進捗と次回予定の部分について「別管理」とし日付や内容の記載はなしでOKです。
ただし、必ず別管理を徹底し、1か月に1回以上は、決裁者の確認を受けてください。

全件リードの実施について

クリーンアップとは

決裁者が管理担当の全案件のうち、
滞留している案件やトラブル可能性案件等をキャンセル等にして、
案件を終了させていくこと

許可ハガキを許可見込みハガキと呼称を統一する。
これは正確には、許可通知ではないので
許可が断定されたように伝えるのは事実と異なるためである。

顧客へメールをする際は以下のようにする。
『●●の在留資格変更について、
本日、許可見込みハガキが当社に到着しました。
（これまですべて許可になっている許可見込みの通知です）
おめでとうございます。』

①正しく本人確認を行い、本人確認シートをCOMPへアップすること。
※詳細は申込時の注意事項を参照
※アップは、申込書と同じ案件にアップすること

②依頼者本人に、定款内容を確認してもらっていること。

③請求書を発行して、入金まで確認できていること。
上記を終えてからのオンライン申請となるため、時間の余裕をもって、スケジュールを立てること。
※顧客にも、余裕をもった予定を伝えること。
原則、イレギュラー対応は受け付けないが、どうしても必要な場合は、代表（鈴木）の決裁が必要。

≪チームをまたぐ業務の依頼について≫
①全体最適になるように依頼する。ミッションを確認すること。
→質問は基本的に依頼時にのみ行うようにする。
②チームをまたいで実務担当を依頼する場合は、代表決裁を事前に受ける。
※オフィスをまたぐ場合も、すべて代表決裁
③原則当日納期（多い場合は別途定める）
④受け手は、所要予定時間を確認する。
⑤受け手は、関係者全員に完了報告する。

★全体最適の例
業務が多い人：Aさん
業務が少ない人：Bさん
Aさんが1時間でできる業務をBさんに依頼する場合

＜良い例＞
Bさんが1時間半でする（簡易作業的な業務、一般的な業務）
Bさんが1時間ででき、Aさんが30分でチェックする（間違いが起こりにくい業務）

＜悪い例＞
Bさんが2時間でする（作業だが、慣れが必要な業務）
Bさんが1時間かかり、Aさんが修正等で50分かかる（間違いが起こりやすい業務）
AさんがBさんに伝えるのに30分＋Bさん1時間＋Aさんチェック30分（珍しい業務）

≪オフィスをまたぐ業務依頼≫
すべて代表決裁。
また、受け手側が期限等があると、対応に困ることがあるので、
期限がある案件については、事前に受け手側と相談してから進めるようにしてください。
（秋葉原と新宿間も決裁は必要。2023.4更新）