業務の決裁等について

代表決裁

●オフィスをまたぐ依頼

オフィスまたぐ依頼は、すべて代表決裁になっています。
メールで決裁依頼してください。
依頼を受ける側も、決裁がないものについては、受けないようにしてください。
全体最適な依頼を心がけましょう。

●下記のいずれかに該当する案件は、見積もり前に代表決裁

事前に案件決裁者の了解をとってから、代表決裁とします。

①1年超
②10件超
レア
④100万円超
⑤同業者等からの依頼

※代表が見積もり決裁した案件については、必ず受任の可否の報告をしてください。報告までが一連の業務になります。
※案件決裁者の直管理のものも代表とW決裁として、確認する。(決裁は、案件決裁者の自己決裁になる。)
※決裁者の直管理は、1週間以内に完了する簡易案件については、方針MTG、直管理決裁は不要とします。(2023.2更新)
※弁護士、行政書士、コンサル等の同業者等からの依頼について、トラブルやノウハウ流出になることがあるので、受任の際には、事前に鈴木決裁とします。

● 顧客との連絡ツール

顧客との連絡は、
①電話 ②メール ③zoom ④wechat
を原則とします。

下記は、個別に決裁した案件は、OKです。
その場合も、DBにどこで連絡を取っているかを記載してください。

<個別決裁が必要なツール>
ライン、Facebook等のSNSショートメール

案件決裁者の決裁

・見積もり決裁
すべての案件で事前に必要です。
ただし、決裁済の計算書と見積もりフォームがあるものは、
計算書に沿って、算出した金額でOKです。

・方針MTG決裁
面談シートを添付のうえ、DBにアップして行ってください。
面談シートは、原則汎用のものを使用し、業務別に作っている場合は、
そちらを活用します。
「面談シート」に記載し、面談シートをDBにアップする形で行う。


・修正相談

方針MTGと状況が変わった場合は、決裁者に修正相談し、指示をDBの履歴に記録すること
また、方針MTGのスケジュールよりも3か月以上遅延する場合も相談のこと

・Wチェック
Wチェックは、各業務ごとに決裁者が行うかを決めます。
Wチェックで修正することがないように、管理担当の意識を高め、
原則Wチェックは行わないよう進めてください。

・申請時決裁(=書類決裁)
決裁者が行いますが、精度が低いものはやり直し指示をすることを原則とします。
精度の低い業務を放置しないようにしていきます。

・追加書類、補正対応
追加書類を提出、補正対応する際には、すべて案件決裁者の決裁が必要になります。

・キャンセル決裁
キャンセルの再発防止対策を取るようにしてください。
キャンセルは、報酬がゼロだったり少なかったりしますが、社内の負担は大きいです。
待ちはゼロにします。
当初のスケジュール通りに進めているか、SG流の主体的な対応をしているかを
厳しくチェックして、顧客満足度を上げていきます。
 

決裁者の役割

①案件についての最終責任者
②クレーム対応等に対応する
③精度やスケジュールを確認して、受任担当、管理担当等をリードする
④見積もり決裁、方針MTG、書類決裁、押印等を行う
⑤全件リードを行い、正常稼働をリードする
⑥Wチェックが常態化しないようリードする。
⑦案件決裁者の直管理のものも代表とW決裁とする。(決裁は、案件決裁者の自己決裁)

※書類作成者が何を間違えたのか分析して、再発防止することで
Wチェックが無くても決裁できるレベルに引き上げてください。

案件決裁者も、管理担当も、正常な案件決裁ができているかを確認してください。

決裁までの期間

決裁の期限は、3日以内です。
(決裁者が決裁依頼をもらってから決裁するまで3日以内)

急ぎ決裁の場合は、急ぎ決裁として決裁依頼を送ってください。(2023.7更新)

決裁の有効期限

決裁は、当日のみ有効(就業1時間前の場合は、翌日午前中まで)とします。
 
有効期限の間に、
見積決裁なら、見積書送付
方針MTG決裁なら、初動完了
完了決裁なら、DB入力完了
休み決裁なら、リリースメール送付
など、終えてください。
 
もし、終わらない場合は、
再度決裁依頼からやり直しになります。
 
「先日、決裁だけは取ってます」
というような言動が散見され、社内トラブルになっています。
 
決裁を取ったら、一撃で完了させましょう。
(2024.2更新)


決裁の最終責任は会社

決裁者は、決裁の最終責任が会社になることに留意して、 SGとしての決裁を行うようにしてください。
自分らしい決裁とか、独自判断の決裁を行うと、 トラブルになったり、現場が混乱したりします。

<SGの判断>
①ルール順守
②早く (なるべく、やり直し指示はせず、その場で判断)
③判断変更OK (間違いに気付いたら、すぐ変更がベスト)
④WinWin (自己犠牲NG)
2024.2更新

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