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【11】各業務に付随する運用

【11】各業務に付随する運用

11-1 全件リード 11-2 翻訳のみの業務について 11-3 許可見込みハガキの管理 11-4 定款認証依頼を行う前に 11-5 チームやオフィスをまたぐ業務依頼 11-6 退職・休職・異動に伴う実務引き継ぎ 11- …

11-1 全件リード

  ■全件リードとは■ 決裁者は、自分の決裁案件全件について、 最速の業務遂行、トラブル予防のため、適切にリードするものとします。 決裁者側のタスクです。 3年以内など、一部の人が対象ではなく、全員全件対象です …

11-2 翻訳のみの業務について

【翻訳のみの業務について】 翻訳書類の種類や使い道、翻訳する言語(※)に関わらず、受ける方針。 ★翻訳のみの依頼案件は、全て、代表決裁。 ★行政書士業務に関わる翻訳書類 →サポート行政書士法人として、各オフィスが代表決裁 …

11-3 許可見込みハガキ

許可ハガキを許可見込みハガキと呼称を統一する。 これは正確には、許可通知ではないので 許可が断定されたように伝えるのは事実と異なるためである。 顧客へメールをする際は以下のようにする。 『●●の在留資格変更について、 本 …

11-4 定款認証依頼を行う前に

①正しく本人確認を行い、本人確認シートをDBへアップすること。 ※詳細は申込時の注意事項を参照 ※アップは、申込書と同じ案件にアップすること ②依頼者本人に、定款内容を確認してもらっていること。 ③請求書を発行して、入金 …

11-5 チームやオフィスをまたぐ業務依頼

≪チームをまたぐ業務の依頼について≫ ①全体最適になるように依頼する。ミッションを確認すること。 →質問は基本的に依頼時にのみ行うようにする。 ②チームをまたいで実務担当を依頼する場合は、代表決裁を事前に受ける。 ※オフ …

11-6 退職・休職・異動に伴う実務引き継ぎ

現在の決裁者が、だれに引き継ぐのが適切か判断し、 代表(鈴木)の決裁を受けた上で、引き継ぎを行う。 管理担当者が自己判断して引き継ぎは行わないようする。   <基本の考え> 適切な担当者に引き継ぎする。 書類待 …

11-7 郵送物の取り扱い

<郵送方法の優先順位> ①普通郵便(封筒+切手) 優先順位としては一番高い。 重量250g(250円)までの郵送物については、社名の入った青封筒を使用する。 郵送物を作成した段階できちんと重さを量り、レターパックを乱用し …

11-8 プリントアウトのルール

<作成書類サイズについて> 作成する書類は、A4縦で印刷できるように、統一してください。 (どうしても収まらない場合は、A3横) A4横とかになると、顧客がプリントアウトしにくくなったりして、面倒をかけます。 &nbsp …

11-9 パスワード管理

基本、★パスワードは常勤社員のみで保持してください。 但し、在宅スタッフ等への開示については、 個別に承諾しますので、鈴木さんへ相談ください。 また、 ★パスワードは全部をメールに記載しないでください。 良い例 下4桁が …

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