目次
1.目的
2.そもそも方針MTGとは？
3.方針MTGの記載内容
4.方針MTGの手順
5.方針MTGの注意事項
6.方針MTGスケジュールへの簡単貼付け方法

 

1.　目的

・本質的なニーズをつかむ

・初動時の記録を残し、課題があれば対策を考える

・案件の適切なスケジュールを決める

2. そもそも方針MTGとは？

・実務を開始する前に、自分（管理担当）だけでなく決裁者も巻き込んで、
案件の要件や問題点（懸念点）を集中的に検討・洗い出しをする機会です。

・管理担当にとって、実際に業務が開始した後の【道しるべ】になるものです。
方針MTGの時に、しっかり集中的に案件のことを考え尽くし（COMPの備考に）記録しておけば、
あとは、方針MTG通りに実務を進めていけば、案件はサクサク回っていきます。

・方針MTGを甘くみて、前回の方針MTGをコピペしただけで終わらせたり、
要件チェックを十分に行わなかったり、しっかり考えなかった案件・担当者は、
高い確率で、案件が頓挫したりトラブルになっています。
※申込書が届いたら、必ずすぐに案件作成のうえ方針MTGすることを徹底してください。

・面談日程が確定していないから、必要書類がとどいていないから、 といった理由で放置することはNGです。

『SGのスピード対応を原則に』
申込をうけたらすぐに、管理担当が作成し、決裁にあげましょう。
決裁依頼メールは、当日中に決裁者に送るのが原則です（イレギュラーは案件決裁者の決裁）。　

①方針MTG決裁依頼メール・・・申込当日
②方針MTG完了・・・①当日または翌日　※なるべく早く
③初動（受任通知、書類案内など）・・・②の当日

例えば、
申込日が7/1の場合、
①7/1
②7/1　or　7/2
③7/1　or　7/2
となり、顧客は、申込みの翌日までには受任通知を受け取れます。

申し込みを受けた時間帯に関わらず、当日中の対応となりますが、
残業できないなどの理由で、対応できない場合は、
案件決裁者（いない場合は、鈴木や経企も可）で翌日等に決裁依頼してください。

また、方針MTGの決裁依頼メールで、管理担当と決裁者の間で、質問等のやり取りが続くと、完了がずれ込み、顧客に迷惑をかけることに繋がります。

決裁依頼メールのレベルの高低にかかわらず、
案件決裁者の責任で、方針MTGは完了させてください。

休みなど、イレギュラーなケースも、
例外でOKですが、なるはやで進めてください。

※遠方のビザ申請の決裁者は取次行政書士になります。
※決裁者に方針MTGをメールするときには、決裁者とチームメンバーの他に、最適者をCCに入れてください。

3．方針MTGの記載内容

・管理担当記載
メール宛先はTO：決裁者　CC：案件に関わるメンバー（受任担当、SP等）

『受任担当からの指示』案件の注意点/展開のポイント

再方針MTGとは

・初動の時に行った方針MTGとスケジュールが大幅に変更するなど、異なる状況が生じた場合には
すぐに再方針MTGを上げて、案件決裁者に決裁を受けてください。
再方針MTGは、COMP備考欄に記載してある方針MTGの上に追記する形でいれてください。
※もとの方針MTGは削除しないこと。

4. 方針MTGの手順

①申込書に記載された顧客情報をCOMPの顧客情報編集から追記する。

・住所 ・連絡先（電話番号・メールアドレス） ・法人担当者情報 ・「見込み客」を「顧客」に変更

　・COMPの顧客情報&案件情報は「事件簿」。
　行政書士として作成必須の帳簿となるため、必ず正確な情報を入力すること。
　※作成後は顧客名を変更しないこと。
　（申込後に法人設立した場合、顧客名の後にカッコ書きで追記する）

②顧客情報の右側にある「案件新規登録」ボタンから案件作成し、以下を入力する。

※申込前に案件を作成しないこと※

・案件名 ・案件種別　　※業務に応じた項目を選択 ・案件サブ種別※業務に応じた項目を選択（2024.3～入力必須項目） ・受任担当　　※業績に関わる項目、正確に入力。 ・管理担当　　※業績に関わる項目、正確に入力。 ・関係社員　　※完了時に受任担当から按分決裁を受ける。 ・按分備考　　※在宅スタッフに依頼しない場合はその理由を記載。 　　　　　　　　また、管理担当が1日にかけてよい時間も記載。詳細は欄外参照（2023.7～） ・受任日　　　※方針MTGの決裁後に決裁者が入力 ・報酬額　　　※報酬（全額）を入力※税別額を記載 ・既入金　　　※経理が入力するので管理担当は記入しない。 ・支払紹介料　※紹介案件は入力必須。詳細はこちら。 ・報酬内経費　※詳細はこちら ・内訳　　　　※詳細はこちら ・申請予定日　※「申請」「納品」が発生しない業務については、記載不要。（例：コンサルティング業務等） ・サポート期限 ・最終紹介者等 ・売上予定日　※請求書発行予定日を入力 ・備考　　　　※方針MTGを入力

按分備考に記載する時間について（2023.7更新）
方針MTG時に按分備考欄に管理担当が
1日にかけてよい時間を記載してください。
算定する際は管理担当50％でざっくり計算してください。
決裁者も方針MTG時に適切かを含め確認してください。

例）報酬100万、完了予定期間4か月の場合の算定方法
 管理：100万×50％÷4か月÷20日＝0.625時間/日≒約40分/日
※完了予定期間は完了予定までの期間です。
　サポート期限ではありません。
※20日としてるのは営業日数です。
※目安の業務時間になりますので、決裁者は実際の時間と
　大きく乖離があるようであれば指導お願いします。

【案件名の書き方】

ビザの場合

・在留資格認定証明書交付申請（○○） ・在留資格変更許可申請（○○→○○） ・在留期間更新許可申請（○○） ・永住許可申請 ○○のところは、具体的な種類を記載する。 例：在留資格認定証明書交付申請（日配） ：在留資格変更許可申請（家族→人国）等

帰化の場合

・帰化 ・帰化（○○名） 複数名での申請の場合には人数名等を（）内に記載する。 例：帰化（夫婦2名）等

許認可の場合

・酒類販売業免許 ～申請や、～サポートとは入れない。 特筆すべきことがあればカッコ書きで記載する。

【20万円のうち半額着手の場合の、報酬額の入力例】

③COMP上の「顧客情報＞案件一覧＞案件情報」にあるFileに、忘れずに申込書、面談シート、受任通知書をアップする。

※アップする書類には、それぞれファイル名を付ける。
※１つの案件に複数の許認可や申請が含まれる場合、原則、許認可・申請ごとに案件を作成する。
※進行中案件に対する追加受任の場合は、新規案件を作成する。

【注意ー申込書を添付しない案件について（大量案件など）の対応】
・案件備考欄に「 ★契約書を顧客情報に添付済 」と記載
・顧客情報欄に、契約書のPDFファイルを添付
※ファイル名または備考欄には、期限を記載すること
例　ファイル名：業務委託契約書（許認可一括）　備考欄：2018.03.23～自動更新(1年)

④方針MTGを、決裁者と行う。

1.管理担当はCOMPの案件編集画面上で、方針MTGを作成
2.決裁者へは、案件URLを添付して、決裁依頼。
※メール文面に貼り付け不要
3.決裁者はCOMPの案件で内容を確認する。
4.決裁者は「決裁了解」をCOMPの日報作成して残し、
その際に決裁者が日報上でステータスを「受任前」→「進行中」へ変更。
5.決裁者はメールでも返信。

※受任担当は、以下の２つの内容を受任時に顧客備考欄に記載しておいてください。
1.顧客の事業内容　（ビザ/帰化/個人の場合は、家族の職業や勤め先なども）
2.他業務受任の提案可能性
（完了MTGの1番目と2番目の質問）

・決裁者：職務分掌表に記載の通り
ただし、類例のない新規案件（後遺障害、防災など）、大型案件は代表決済
※決裁者は、申込書・受任通知書がUPされているかも確認すること。

※申込書の確認ポイント
・サポート期限が書かれているか？
・業務範囲があいまいな記載はないか？
・申込者が適切か？～管理担当～方針内容に変更がある場合には、その変更も反映すること。

・受任＝「受任日」「報酬額」は業務日報の受任数値を加算する。
（受任数値は税抜き、立替金・預り金抜きで受任した数値）

※注意
業務途中で案件決裁者が変更になる場合、
案件決裁者の変更の決裁者は鈴木さん
→TO鈴木さん、CCに案件関係者（変更前後の決裁者・受任担当も）で決裁依頼すること。

5.方針MTGの注意事項・期限

◇方針MTGの期限：決裁依頼メールは当日までとします。

当日原則、イレギュラーは案件決裁者の決裁が必要です。

申込書受領後、方針ミーティングをあげずに保留になっているケースがあります。
・顧客側で要件をクリアできるかどうか怪しくなった
・顧客側で案件を進めるかどうか再度社内で再検討したいなど、方針転換になった
・方針ＭＴＧを書く為の情報が一部入手できておらず、追加ヒアリングを行っている

COMPに入力されていない、担当しか把握していない申込書があることは、大きなリスクです。
担当が、その案件自体を忘れてしまう危険性もありますし、
その場合、COMPにも入力されていない為、周りは気付くことができません。
また、お客さん側もＳＧに申込書を渡しているので「業務を進めてくれる」と勘違いしかねないです。

例外的に、申込書受領後、数日以内に方針が判明／決定する場合等で、
すぐに方針ＭＴＧをあげることが適切でない場合は、
決裁者に相談をしてから対応するようにしましょう。

申込書受領時点で、未確認事項がある場合は、
方針ミーティングに、「●●については先方確認中」等と記載すること。

6.方針MTGスケジュールへの簡単貼付け方法

以下の方法で作ると簡単です。

①受任通知書を作成する

②受任通知書の日付を社内用にする

③受任通知書のスケジュールをコピー

④Ctrl+Shift+V　のテキスト貼り付けをする

と、以下のように綺麗にはれます。

受任通知書のスケジュール：顧客へ提示する実現可能なスケジュール
方針MTGのスケジュール：社内の最短スケジュール（顧客に提示しない）

方針MTGでは、社内の最短スケジュールに直して記載します。