業務上で発生した経費を精算する

■担当：各オフィス小口担当　担当者は、依頼先一覧で確認してください
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qAQd5RQUTpmI7U4eyG9Vab15ifa2Q_6YMvhpkGmDvCw/edit#gid=725566666

【清算のタイミング】

1　社員個人の立替（出金予定額含む）が５万円以上となった場合

2　小口担当から声がかかったタイミング※少額の清算も可能

3　通勤経路以外でかかった、外出時の営業交通費は、当日のジョブカンの打刻時に備考欄へ記載
※通勤定期範囲外の料金のみ備考欄へ記載する。

【対象】

1　立替金とするもの例：顧客へ請求する、行政関係の申請手数料
※管理担当にて、出金依頼時に立替金シートへの入力が必要
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XBaWXn2cuCVZbozrL-F7eOF9QaI-MxPcrmpSxT4_eiI/edit#gid=76690808

2　営業経費とするものの例：報酬に含まれる、出張・外出時の交通費・備品購入費等
※出張時の新幹線代や特急代、宿泊費（12,000円）については、
compの案件情報_顧客検索_案件情報_報酬内経費へ記載する

3（今後廃止）預り金となるものの例：既に、顧客から入金のある申請手数料
※着手金の既入金は報酬の一部のため、預り金とは異なります

4　その他、案件に関わらない備品や消耗品代など

「区分」の使い分け
立替金・預り金・営業経費の区分を使い分ける

立替金・・SGが顧客に代わって立替えたもの
預り金・・顧客からすでに入金済みで預かっているもの

【清算に必要なもの】

1　原則：領収証原本　※5万円以上の申請予定での出金の場合
メールで依頼の上出金。翌日領収書を提出
※領収証原本の裏側には、compID・顧客名・使用者名を記入してください。

2　請求書（未発行の場合は申込書）
※備品や消耗品代など、案件に関わらない清算の場合は不要

【その他】

・前払い金として、上限5万円まで小口から出金することも可能
※既に受領している金額がある場合、既受領額と合わせて合計5万円となります
・精算は領収書の原本がなければ精算できない
・引き出した現金は、当日又は前日に使用する。使用しない場合は、一旦小口担当に戻す
・領収書は速やかに（遅くとも翌日までに）小口担当に渡す
・会社支払いのオンライン申請謄本等は、個人で清算しませんが
compの案件情報_顧客検索_案件情報_報酬内経費へ記載すること

【小為替に関する注意事項】

例：公的書類を郵送請求する際に、手数料として現金ではなく郵便小為替が必要

①郵便局で郵便小為替３００円分を購入
小為替代　３００円
手数料　　２００円
—————————
合計支払額５００円　←　郵便局では郵便小為替 + 半券をもらいます。

この時点では金券に引き換えただけなので、まだ終わりではないです！

②請求申請書に郵便小為替を同封して郵送

③後日、請求先から公的書類が届く　←　このとき、必ず公的機関から手数料（この場合３００円）
の領収書が同封されて来ます。

経費精算・小口管理担当には①の半券と③の領収書を全てセットにして提出して下さい。

 

＜預り金および立替金の経費精算・出金ルール＞

運用	備考（詳細）
＜預り金＞ 従来通り、請求書を印刷して小口担当者へ出金依頼を行う。 ※前払金にて個人立替して後日精算も可。	小口担当者は請求書提出を受け、COMPにて入金されていることを確認してから出金する。 通帳（小口帳）に預り金、ID、顧客名を記入する。 請求書なしで出金は絶対に行わないこと。
＜立替金＞　高額で出金希望の場合 経企へメールで出金依頼を行う。 件名に下記を入れること 立替出金依頼　ID　顧客名　金額　担当者名 メール文には、何に使用するか簡単に記載 例）　宅建登録免許税	経企で立替の妥当性を確認したうえで、小口担当者へ出金依頼を行う。 ★後日、請求書発行の際は忘れないように請求すること。
＜立替金＞　前払金で立替する場合 従来通り、各自の前払金で支払い、請求書を発行月締めで、経費精算を行う。	請求書発行月末で締めて精算すること。 （月初の請求書発行分を前月締めに含めないこと）

■ 証明書取得や申請手数料など、顧客へ請求するものについて　

【立替金】   証明書の取得など、顧客へ後から請求を行うもの。
【小口出金】申請手数料など、顧客へ事前に請求するもの。（預り金）

顧客へ事前に請求したものは立替金ではなく、小口から出金してもらうようにしてください。

＜預り金＞

★SGが預からないと業務遂行に支障がある場合のみ、預り金制度を利用する。
※行政の手数料や司法書士報酬などは、顧客から直接振り込んでもらうこと。

①立替金可能な場合を除き、登録免許税・書類取得費等は、COMPから事前に請求書を作成して請求する。
②振込の確認はCOMPの売上履歴より確認する
③振込の確認ができれば、各オフィス口座より預り金を引き出す。

＜現金を集金した場合の預り金使用について＞
集金時にそのまま使用することは可能。
使用分を除く現金は小口管理者へ渡すこと。
※小口管理者は、現金と一緒に受け取る請求書に、経理にわかるように記入してください。

預り金使用時の領収書の処理
★担当者
領収書(原本)の裏面に「顧客ID」「顧客名」を明記して小口担当者に渡す。
※領収書を顧客に提示する場合はコピーを手元に取っておくこと。
※原本は顧客には渡さないこと。
申請時に原本が必要な場合のみコピーで可だが、コピーにその旨を記入すること。

★各支店の小口担当者　※2022.10.6更新
・毎月末日に、小口を締める（この日までに使用しなかったお金は一旦小口へ戻してもらう）
・毎月第2大阪便までに、各出金のエビデンス（領収書）をすべて突合・ホチキス止めして
完成させてから1ヶ月分をまとめて大阪へ送る。
※後からバラバラ送らず、全部回収できてから送ること。
第2大阪便に間に合わない場合、回収ができない場合などは経企担当者へ連絡すること。

【その他、小口入出金の注意点】

① 出金依頼時は、請求書を小口担当に提示する。

【出金依頼メールに記載する内容】
請求書発行済の場合は、顧客ID・顧客名・請求書URL・金額・使用日
請求書未発行の場合は、顧客ID・顧客名・案件ID・金額・使用日
→使用日（直行の場合は前日）に預かり、支払い後は速やかに小口担当へ領収書を提出する

※必ず立替金、預り金の出金が発生した時点の管理担当が、小口担当に出金の依頼をする。
出金を行った後は、管理担当がCOMPの日報に記録。
小口担当は案件の管理担当からの出金依頼かCOMPで確認して、渡す。

② 受取後は、すぐに使用する。
※すぐに使用しないことが判明した時点で小口担当に戻す
(何度も出し入れして貰わないでいいように計画的に出金依頼すること。)

申請までに時間がかかり、使用予定が大幅に延期した場合は、一旦、返金すること。
できる限り手元に現金を持たないで、使う直前に引出しを依頼すること。

＜立替金＞

業務を進めるうえで、最終的に顧客へ請求する経費を、立て替えることがある。
※複数の案件の書類を取得する際は、立替金レシートは顧客ごとに作成してもらうこと。
※顧客に請求書を作成して請求するまでは紛失に注意し管理担当が保管管理すること。（原本は小口担当へ）

立替は以下の場合に可能とする。

立替可能な要件	備考
着手金が入金されている案件	着手金額の50％までは立替可能
小口の立替	1案件で合計3,000円以内の立替
ビザ入管手数料（印紙代）	支払完了後にパスポートを返却する場合
法人・リピート案件 （上限20万円まで）	①上場企業およびその子会社で信頼できる会社 ②3回以上の継続取引があり、支払いが遅れたこと がなく信頼できる会社および個人
上記以外は全て、代表決裁

上記に該当しない立替を希望する場合は、経企（経理担当）の決裁を事前に受けること
・登録免許税等、額の大きいものは、預り金として事前に請求すること。
（立替の必要がある場合は、責任者へ相談）
・顧客請求時には立替金についても請求することを忘れずに！

＜前払金＞

★業務を進めるうえで、経費の立て替えが多くなると見込める場合は、会社より前払金を一定支給する。
①前払金が必要な場合は経企（経理担当）まで連絡する。
②当初支払った前払金が不足した場合には追加支払依頼を経企（経理担当）まで連絡する。
※前払金は退職時には社員より会社に返金（精算）します 。

＜2023.8～ルール変更＞

月末の経費精算を含め、出金・精算は全て各オフィスの小口で行います。

状況	出金・精算時　小口担当へ提出する書類
営業経費の精算分の出金 （切手・ランチMTG・消耗品等）	立替した費用の領収書（原本）と合わせて精算依頼 　※その際の領収書やレシートには使用用途・参加者名など手書きすること 　※経費精算シートを活用して合わせて提出してもよい。
預り金の出金	入金されたことをCOMPで確認の上、該当の「請求書」を印刷して出金依頼
立替金の出金 担当の立替分が含まれており、 　請求書を発行した場合	発行した「請求書」を印刷、立替した費用の領収書（原本）と合わせて精算依頼 　※請求書を発行した月内で随時精算すること 　※既に精算済も含んでいる場合は、わかるように依頼すること（原本有無確認）
立替金の出金 　請求書未発行で、小口から 　出金してから使用する場合	請求前立替金については、全てメール依頼を行う。 メールフォーマットは以下の通り 件名：請求前立替金出金依頼　顧客ID　顧客名 本文： 出金金額： 使用目的：（郵送請求、収入印紙、宅建更新申請手数料　等） ※申請手数料の場合は、何の申請手数料なのかも記載すること。 案件ID： 請求予定日： 管理担当： ※出金した費用の領収書は速やかに提出すること。（原則は2営業日内） ※立替できる限度額は下記を確認すること。 ★請求書発行時に忘れず、請求すること。
立替金精算分の出金 　請求書未発行で、 　既に担当が立替えている場合	上記と同様 ★請求書発行時に忘れず、請求すること。

・預り金とは既に請求書を発行しており、その入金が確認できた費用のこと
・立替金とは顧客の負担する費用を、会社が請求する前に支払した費用のこと
・原本を紛失もしくは交通費など発行できない場合は、「出金伝票」を作成すること

「現在（2023.9時点）では月末の経費精算取りまとめはなくなりました。」

＜経費精算取りまとめ＞
毎月第２営業日にチェックを完了し、経企経費精算担当者へ完了したことをメールで報告。

＜手順＞
1.　本人から印刷した経費精算シートと立替え経費の領収書を回収し、
　　下記のチェック項目を確認。

２.　入力ミスがある場合は、本人に差し戻す。
　　（本人が休暇中などでやむを得ない場合は、取りまとめ担当で修正し本人に共有する。）

３.　確認が終わったら経費精算シートの後ろ側に領収書をホチキス止めする。
　　（先頭に経費精算がくるように綴じて下さい。
　　　領収書が多すぎて留められない場合を除き、一人ずつクリアファイルに入れる必要はありません。）　

４.　３.をまとめて直近の大阪便で郵送する。