業務上で発生した経費を精算する
■担当:各オフィス小口担当 担当者は、依頼先一覧で確認してください
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1qAQd5RQUTpmI7U4eyG9Vab15ifa2Q_6YMvhpkGmDvCw/edit#gid=725566666
【清算のタイミング】
1 社員個人の立替(出金予定額含む)が5万円以上となった場合
2 小口担当から声がかかったタイミング※少額の清算も可能
3 通勤経路以外でかかった、外出時の営業交通費は、当日のジョブカンの打刻時に備考欄へ記載
※通勤定期範囲外の料金のみ備考欄へ記載する。
【対象】
1 立替金とするもの例:顧客へ請求する、行政関係の申請手数料
※管理担当にて、出金依頼時に立替金シートへの入力が必要
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1XBaWXn2cuCVZbozrL-F7eOF9QaI-MxPcrmpSxT4_eiI/edit#gid=76690808
2 営業経費とするものの例:報酬に含まれる、出張・外出時の交通費・備品購入費等
※出張時の新幹線代や特急代、宿泊費(12,000円)については、
compの案件情報_顧客検索_案件情報_報酬内経費へ記載する
3(今後廃止)預り金となるものの例:既に、顧客から入金のある申請手数料
※着手金の既入金は報酬の一部のため、預り金とは異なります
4 その他、案件に関わらない備品や消耗品代など
「区分」の使い分け
立替金・預り金・営業経費の区分を使い分ける
立替金・・SGが顧客に代わって立替えたもの
預り金・・顧客からすでに入金済みで預かっているもの
【清算に必要なもの】
1 原則:領収証原本 ※5万円以上の申請予定での出金の場合
メールで依頼の上出金。翌日領収書を提出
※領収証原本の裏側には、compID・顧客名・使用者名を記入してください。
2 請求書(未発行の場合は申込書)
※備品や消耗品代など、案件に関わらない清算の場合は不要
【その他】
・前払い金として、上限5万円まで小口から出金することも可能
※既に受領している金額がある場合、既受領額と合わせて合計5万円となります
・精算は領収書の原本がなければ精算できない
・引き出した現金は、当日又は前日に使用する。使用しない場合は、一旦小口担当に戻す
・領収書は速やかに(遅くとも翌日までに)小口担当に渡す
・会社支払いのオンライン申請謄本等は、個人で清算しませんが
compの案件情報_顧客検索_案件情報_報酬内経費へ記載すること
【小為替に関する注意事項】
例:公的書類を郵送請求する際に、手数料として現金ではなく郵便小為替が必要
①郵便局で郵便小為替300円分を購入
小為替代 300円
手数料 200円
—————————
合計支払額500円 ← 郵便局では郵便小為替 + 半券をもらいます。
この時点では金券に引き換えただけなので、まだ終わりではないです!
②請求申請書に郵便小為替を同封して郵送
③後日、請求先から公的書類が届く ← このとき、必ず公的機関から手数料(この場合300円)
の領収書が同封されて来ます。
経費精算・小口管理担当には①の半券と③の領収書を全てセットにして提出して下さい。
代表決裁が必要なもの
★使用後2ヶ月を過ぎた領収書
※立替金の場合⇒請求書発行から2ヶ月を過ぎたもの
★領収書の原本を紛失したもの
★宿泊を伴う出張や、新幹線・特急を利用する長距離の外出
出張旅費精算について
新幹線や飛行機の交通費は領収書記載の金額での経費精算となります。
また、宿泊を伴う出張(研修除く)については、宿泊手当と宿泊費が支給されます。
※注意※
- 出張決裁は全て鈴木さんへメールにて行ってください。(研修のついでに面談に同席した等、主目的が研修の場合は対象外です。)
- 運賃の支払いは「領収書の通り」の金額とします。(正規料金との差額は出ません。) 2023.8.4変更
- 領収書は全て提出してください。
- 交通費・宿泊費は、compの案件情報>顧客検索>案件情報>報酬内経費へ記載してください。
-
宿泊手当は5,000円(主任は7,000円)です。
-
宿泊費は、実際のホテル代に関わらず、一律12,000円です。
- 宿泊手当と宿泊費の支給を受ける場合は、ジョブカンの備考欄に自分で「宿泊手当(5,000円)※主任は7,000円」として、記載してください。 ※給与と合わせて支払います
- ホテル代が宿泊手当と宿泊費の合計額を超える場合は相談してください。
出金依頼を行いたいとき
【必要なもの】
・請求書写し
※請求書未発行でも、予め出金可能なのは、
大手企業で、支払いに問題がない場合、
上場企業でも市場によっては、小さい企業もあるため注意すること
【依頼メールに記載する内容】
1 請求書発行済の場合:顧客ID・顧客名・請求書URL・金額・使用日
2 請求書未発行の場合:顧客ID・顧客名・案件ID・金額・使用日
→使用日(直行の場合は前日)に預かり、支払い後は速やかに小口担当へ領収書を提出する