経費精算シート
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mwO2W05hG7YrMCmLIbXOZalPPi-Dbd5Zfa2OtQYdl2k/edit?gid=174559130#gid=174559130
使用方法
・各自のシートを使用してください。
・営業交通費や宿泊手当なども、ジョブカンの備考欄ではなく、上記のシートに入力してください。
・営業経費を使用用途別に集計するため、区分内容を細分化しました。「その他」の項目はあえて設けていません。
区分項目に当てはまらない経費が発生した場合には、片山さんまでご相談ください。
締め日と支払日
シートの使い方
- 個人で立替えた金額については、AからL列に記入し、各オフィスの担当者に精算を依頼してください。
- 水色のセル部分が本人入力欄です。「科目」は、水色の項目のみを使用してください。入力すると、自分で立て替えている金額の合計がセル「B3」（□赤枠部分）に表示されます。
- 預り金を小口から出してもらう場合は、FからL列までを入力して、各オフィスの担当者に出金を依頼してください。
- 行の削除・挿入はしないでください。
- 「C列」は、自分でお金を立て替えたときだけ、入力してください。
- その他は、入力できる項目をすべて自分で入力してください。（立替金の場合は案件URLを入力し、後から請求書を発行したときに請求書情報を入力すること）
- 入力項目の例は、9-16行目のグレーアウトされている部分を参考にしてください。
- 各自、使用前に旧ファイルから未精算のものについてデータが移行されているか確認してください。
- **経費精算シートおよび領収書は、翌月10日までに大阪に届く便で郵送してください。**事後の経理処理がスムーズにいくよう、ご協力をお願いします！
- 不明点があれば、各オフィスの担当者または藤久保までご連絡ください。連絡は全返信ではなく、個別にお願いします。
今後の予定
日報含め、各自の管理がしやすく、
且つ、経企と連携して、経企の処理の簡略化できるように
システム化する予定です。
入札では、試行錯誤の結果、
ほとんどのチームが在宅スタッフを活用するようになっていきましたが、
入札以外の業務では、在宅スタッフの活用に差が出てきました。
活用が進んでいる例
・新宿コンテンツ
・新宿の遠方申請
・新宿の採用
・新宿の帰化
・新宿の特車
・新宿ビザ
・新宿重要事項説明
・名古屋のZEH
・名古屋のビザ・帰化
・名古屋すまい
・新宿すまい
・大阪の薬局
・大阪のエコ・設備認定
・経企のDB、経理
一定進んでいる連携は、さらにレベルアップを図り、
まだ試行錯誤している連携は、他の連携を参考にしていきましょう。
主任および個別に承認したスタッフ（現在、林琳さん）以外のメンバーは、
19時までに退勤となっています。
19時までに業務を終え、日報を送付して、
業務終了後は、速やかに退勤するようにしてください。
各オフィスにおいて、主任は、
19時以降に残っているスタッフがいれば、
注意喚起してください。
初の消防案件。
見積書を作るところから分からないことだらけでしたが、
終わってみれば、受任から5日でのコンプリート！
今回うまくいった要因は、
「5分ルール」を徹底して守ったこと。
不明点だらけの業務の場合、ネットや過去資料検索を中心に「調べる・探す行為」が
増えますが、
初業務の時は特に「5分調べて分からなかったら／探してなかったら、次に進む」を徹底する
ようにしています。社内の人の時間を使うときは「3分ルール」です。
今回も、何か不明点が出てきたら、
ネット検索は5分で諦め、
次の「須藤さんに聞く」は3分で理解し、
次の「顧客に聞く」も3分で切り上げ、
次の「管轄違う消防署に根こそぎ聞く」を行い、
最後「管轄の消防署に聞く」にトライ。
これで、言葉の意味すら分からなかった申請書や計画書が、完成しました。
無駄に時間を使ってしまう癖がある人は、この方法はお勧めです！
日々の業務報告ですが、社員が会社に出す「報告書」でもあります。
「おつかれさまです。」だけでコメントなく送付している方もいますが、
必ず報告を行うようにしてください。
★入社２年目までの社員は必須とします。
＜報告する内容とは？＞
①気づいた改善点
②イレギュラー対応したこと
③キャンセルやクレームなどの問題点
ポイントは、その報告が他の社員にとっても役にたつ報告です。
・グッドニュースの際は、是非、その勝因と思われることも報告する。
・バッドニュースの際には、次にどう改善するかを報告する。
・いい話を聞いた時には、それを共有する。などなど
プライベートな話題もありですが、「報告」をすることも
意識していきましょう！
パンフレットをもっと活用しましょう！！
現在使っている人は、もっと配って、受任に繋げてください。
あまり使っていない人は、せっかく作ったものなので、積極的に活用してください。
残数が減ってきたものから、第2版を作ります。
修正点を見つけて、芳村さんと荻原さんまで連絡してください。
顧客が申込書でなく、業務委託契約書を希望される場合がありますが、
できるだけ、申込書対応にしてください。
業務委託契約書を締結する場合には、
そのたたき台となる業務委託契約書をどうするのか、
決裁者と鈴木さんに事前相談してください。
在宅スタッフに業務依頼しても、
それに見合う効果がない人がいます。
業務依頼することが目的ではなく、
より多くの業務を円滑にすることが目的です。
在宅スタッフへの業務依頼の効果が十分でない場合は、
すぐに修正が必要ですので、鈴木さんに相談ください。
受任促進をするときに、「コスト」から考えてしまうことがあります。
しかし、「どれくらいの受任を見込んでいますか？」と聞かれると、
その効果が十分にかんがえられていないことがあります。
新しいことに取り組む場合、まずは、考えることは「効果（パフォーマンス）」です。
その効果が十分に見込める場合、次にコストを考えます。
効果を想像することは、これまでの経験を元に、多様な要素を加味して、
総合的に考える必要があります。
頭を使うことを止めてしまうと、
重要な要素が欠けたプレゼンになってしまいますね。
仕事は頭を使って考えることが基本です。
いろんな業務においても、考え続けましょう。
課題だけに注目してフィードバックすると、
注意ばかりになってしまうので、
良かった点、成長した点についても、
後半にフィードバックするようにしてください。
半々くらいで進めましょう。