在宅依頼時の納期について追記しましたので、ご確認ください。
—以下、抜粋—————————————————————–
【納期について】
通常、納期は、4日～7日
3日以内の納期は、原則なしにしてください。
（在宅スタッフが了承済みの場合を除く）
急ぎではないが、なるべく早く欲しい場合は、
今日（6/8）依頼するとして、
＜良い例＞
納期 6/12 （可能であれば、6/10になるとより嬉しいです）
＜悪い例＞
納期 6/10 （難しければ連絡ください）
アーカイブ
たらい回しの禁止
例えば、新宿にかかってきた問い合わせ電話（エコなど）に対して、
大阪オフィスの電話番号を伝えて、そちらに掛けてもらうようにリードすること
を「たらい回し」と言って、
不快に思う人も多いので、SGでは禁止にしています。
電話を受けた人は、
担当より掛けなおしますと説明して、
他のオフィスに担当者に折り返し依頼するようにしてください。
会社見学の対応について を更新しました！
◆所要時間
●マイナビ等の集団の場合は、20分程度
●個人対応の場合は、15分程度
を予定してください。
ただし、合致した人材で、インターン調整等が必要な場合は、
それ以上にかかってもＯＫです。
◆説明内容（見学対応者は以下の説明も行う）
常勤社員と短時間や在宅スタッフの違い
⇒短時間や在宅スタッフは、簡易な書類作成など、
常勤社員のアシスタント的な業務を行っていて、
常勤社員がコンサルティングする時間を確保していること
※平均年齢が高い会社だと誤認されないようにお願いします。
◆個人の会社見学対応
オファーボックス経由などで、
個人版の会社見学を設定することがありますが、
原則、30分以内としてください。（30分程度と案内しています）
インターン設定する場合などに
本人了解のもと、60分くらいになってもいいです。
＜想定時間＞
オフィス内の見学 10分
ブースでの質疑 20分
2-5 申込み時の注意事項 を更新しました！
行政書士会から本人確認ハンドブックが配布されました。
平成28年10月1日から本人確認の「本人特定事項」が変更になっている点を
再確認したところ、ＳＧで行っている本人確認では、不足がありましたので変更します。
ー＜変更点＞－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
①法人からの依頼の場合で、代表権がある人が直接対応しない場合、
代表権がある人からの委任状を取得を行います。
社員証等の提示では不可。
委任状は、申込時ではなく請書類の捺印取付時に合わせてもらうのでも、可とします。
②会社設立の場合は、発起人全員の本人確認を行います。
今までは、面談に来られた発起人もしくは代表者からのみでしたが、
日本にいない人も含めて全員分、取得します。
対面しなかった発起人には、海外でも郵送で書類を送付する必要があります。
★それに伴い、ＳＧの手間も増えるので、報酬を増額します。
ビザ計算シート改訂済なので、各自新しいシートを使用してください。
③リピートで本人確認不要の場合は、その旨を案件備考欄に記載します。
リピート依頼で下記に該当する場合は、取引時確認は不要です。
・前回の記録と同一人物であることを示す書類等の提示又は送付を受ける。
・面識がある等、同一人物であることが明らか
その場合、本人確認不要とした理由を案件備考欄へ記入してください。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
—以下、業務マニュアル更新部分—————————————————
＜本人確認＞
原則、申込時に行う。
ＳＧでは、会社設立・会社変更・定款認証の業務については、必須。
★特に役員が海外在住の場合、海外郵送も必要となります。
役員が多い場合は、報酬も必ずアップして提示してください。
リピートで本人確認不要の場合は、その旨を案件備考欄に記載します。
※そもそも、本人とは代表権限を持つ人のことをいいます。
但し、会社設立の場合は、発起人（出資者）全員が対象となります。
※本人確認関連ファイルは、イクスマークに保存しています。
イクスマーク ☆各種フォーマット→実務関係→本人確認フォルダ
| A.依頼者が個人（本人）の場合※会社設立の場合も |
| ①依頼者と対面の上、氏名・住居・生年月日を、本人確認書類（※）で確認する。 ●対面取引の場合 ⇒ 本人確認書類（※）の原本を確認し、コピーをもらう。 （コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。） ●非対面取引の場合 ⇒ 本人確認書類（※）のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その住所に「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ② 「本人確認記録シート」を作成。（本人確認が必要な方、全員分） ※「本人確認記録シート」はDBにログインし、トップページの上のタブにある「ファイル共有」から該当するものをダウンロードして使用する。 ●対面取引の場合 ⇒ コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合 ⇒ 転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付 ③ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを必ずアップロードする。（保存期間7年） ④ 「本人確認記録シート」原本がある場合は担当者の手元で保管する。 |
| B.依頼者が個人（代理人）の場合 |
| ①依頼者と代理人、両者の氏名・住居・生年月日を、本人確認書類（※）で確認する。 ●対面取引の場合 ⇒ 本人確認書類（※）の原本を確認し、コピーをもらう。 （コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。） ●非対面取引の場合 ⇒ 本人確認書類（※）のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その住所に「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ② 「本人確認記録シート」を作成。 ●対面取引の場合 ⇒ コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合 ⇒ 転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付。 ③ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを保存（保存期間7年）。 ④ 「本人確認記録シート」原本は大阪へ送付する。 ★司法書士等の士業（以下、代理人）から電子定款認証のみ依頼された場合、代理人の了解を得て、ＳＧへの申込書を依頼者から取得し、必ず直接（電話可）代表出資者に依頼意思を確認することで、書類は代理人への郵送でも可とする |
| C.依頼者が法人の場合 |
| ①以下の公的書類で確認する。 会社：名称・本店所在地 →謄本、印鑑証明書等 （謄本は担当者が代表権を有する場合のみ使用可能） 担当者：氏名・住居・生年月日 →本人確認書類（※） ●対面取引の場合 ⇒ 公的書類の原本を確認し、コピーをもらう。 ※コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。 ●非対面取引の場合 ⇒ 公的書類のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その会社住所の担当者宛てに「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ②担当者が代表権を有する人でない場合は、委任状を取得する。 委任状フォーム→イクスマーク ☆各種フォーマット→実務関係→本人確認→【委任状（代表者→会社担当者】 ※最終、申請するまでに取付すること ③ 「本人確認記録シート」を作成。 ●対面取引の場合 ⇒ コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合 ⇒ 転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付。 ④ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを保存（保存期間7年）。 ⑤ 「本人確認記録シート」原本は担当者の手元で保管する。 |
※本人確認書類
| ①一点提示 |
| □ 運転免許証・運転経歴証明書 |
| □ 在留カードまたは特別永住者証明書 |
| □ 旅券・乗員手帳 |
| □ 個人番号カード |
| □ 住民基本台帳カード（顔写真付き） |
| ②次の書類の場合、③の取引関係文書を追加で提示もしくは記載住所に転送不要郵便を送付 |
| □ 各種健康保険証 |
| □ 国民年金手帳・身体障害者手帳等 |
| □ 住民基本台帳カード（顔写真なし） |
| ③取引関係文書のみ提示のみの場合、記載住所に転送不要郵便を送付 |
| □ 印鑑登録証明書 |
| □ 戸籍謄本又は抄本 |
| □ 住民票の写し又は記載事項証明書 |
| □ 外国人登録原票の写し又は記載事項証明書 |
| □ 官公庁から発行又は発給された書類等 |
| □ 外国政府又は国際機関が発行した書類等 |
出社在宅スタッフや短時間社員の効率化について
ノリづけや切手貼りなど、
必要以上に時間をかけて、丁寧すぎる作業をしているケースがあり
業務依頼者や周りのメンバーは、
作業効率を上げるように指示してください。
新しいメンバーが入ったことで、
社内のスピードが落ちないように留意してください。
出社時と退社時の挨拶について
出社時と退社時には、オフィス全体に挨拶するようにしてください。
出社時
「おはようございます」
「直行から戻りました」
「出社しました」
退社時
「お先に失礼します」
「退社します」
「お先です」
無言で退社するとかは、悪い意味で目立つので止めましょう！
タクシーの利用について
徒歩で10分以上かかりそうな場合は、
タクシーやレンタカーを適切に活用してください。
なお、帰りのタクシーが捕まりそうにない場所で、
すぐに終わる申請の場合には、（警察署の申請）
タクシーを待たせて、申請を済ませるのも可とします。
面接行うときのルール を更新しました！
面接の注意点を追記しました。
ご確認ください。
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★面接においては、
第一印象、好き嫌いに引っ張られずに、
SGに合っているかを客観的に判断するようにしてください。
求める人物像を参照ください。
http://www.shigyo.co.jp/recruit/person.html
応募者は過度に緊張して、力を発揮できなかったりするのは想定内として、
しっかり見極めるようにお願いします。
会社見学の時間について を追加しました！
●マイナビ等の集団の場合は、20分程度
●個人対応の場合は、15分程度
を予定してください。
ただし、合致した人材で、インターン調整等が必要な場合は、
それ以上にかかってもＯＫです。
13-1 業務報告 を更新しました！
日報記載について、以下の通り更新しましたので、ご確認ください。
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<記載方法>
報告文を記載し、日報と出勤簿をコピー＆ペーストして、jokin宛に
メール送付する。
◆件名：日報 日付 苗字
◆報告文・・・以下の項目を記載する。（ないときは、なし）
a.気づいた改善点
b.イレギュラー対応したこと
c.キャンセルやクレームなどの問題点
コピー＆ペースト内容は以下の通り。（下記フォーマットの内容）
＜Ctrl＋Aで全選択できます。＞
◆ミッションと対策
◆ミッションの進捗（今日）
◆受任促進の進捗（今日）
◆受任 見込/予算、申請 見込/予算
◆良かった点・成長した点
◆今後の課題・明日の取組
◆タスク（重要度順）※分類不可
◆出勤簿
※注意点※
ミッションは職務分掌表に記載のミッションです。
タスクは実務も受任促進も分類せずに、「重要度が高い順」に記入します。
必ず報告を行うようにしてください。
★入社２年目までの社員は必須とします。
<フォーマット>
イクスマーク＞☆各種フォーマット＞総務関係 の中の
「日報フォーマット_20170511から開始.docx」
<成功事例の共有フォーム> ※DLはこちらから
今日の新宿ビザチームのMTGの際に、サイトへの事例アップが議題に登りました。
みなさん、許可がとれた時の業務報告に、よく喜びの声を記入しますが、
それを、サイトにも活用していきたいと思います。
特に、ビザ・帰化の成功事例がほしいですが、他の業務も
どんどんアップしたいと思います。
つきましては、簡単ですが、成功事例の共有フォームを作成しました。
みなさんの喜びが伝わるように、あえてフリー欄にしていますが、
枠外に記載のポイントを盛り込んだ内容でお願いします。