行政書士会から本人確認ハンドブックが配布されました。
平成28年10月1日から本人確認の「本人特定事項」が変更になっている点を
再確認したところ、ＳＧで行っている本人確認では、不足がありましたので変更します。

ー＜変更点＞－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

①法人からの依頼の場合で、代表権がある人が直接対応しない場合、
　代表権がある人からの委任状を取得を行います。

社員証等の提示では不可。
委任状は、申込時ではなく請書類の捺印取付時に合わせてもらうのでも、可とします。

②会社設立の場合は、発起人全員の本人確認を行います。

今までは、面談に来られた発起人もしくは代表者からのみでしたが、
日本にいない人も含めて全員分、取得します。
対面しなかった発起人には、海外でも郵送で書類を送付する必要があります。
★それに伴い、ＳＧの手間も増えるので、報酬を増額します。
ビザ計算シート改訂済なので、各自新しいシートを使用してください。

③リピートで本人確認不要の場合は、その旨を案件備考欄に記載します。

リピート依頼で下記に該当する場合は、取引時確認は不要です。

・前回の記録と同一人物であることを示す書類等の提示又は送付を受ける。
・面識がある等、同一人物であることが明らか

その場合、本人確認不要とした理由を案件備考欄へ記入してください。
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—以下、業務マニュアル更新部分—————————————————

＜本人確認＞

原則、申込時に行う。
ＳＧでは、会社設立・会社変更・定款認証の業務については、必須。
★特に役員が海外在住の場合、海外郵送も必要となります。
役員が多い場合は、報酬も必ずアップして提示してください。

リピートで本人確認不要の場合は、その旨を案件備考欄に記載します。

※そもそも、本人とは代表権限を持つ人のことをいいます。
但し、会社設立の場合は、発起人（出資者）全員が対象となります。

※本人確認関連ファイルは、イクスマークに保存しています。
イクスマーク　☆各種フォーマット→実務関係→本人確認フォルダ

A.依頼者が個人（本人）の場合※会社設立の場合も

①依頼者と対面の上、氏名・住居・生年月日を、本人確認書類（※）で確認する。 ●対面取引の場合 ⇒　本人確認書類（※）の原本を確認し、コピーをもらう。 （コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。） ●非対面取引の場合　⇒　本人確認書類（※）のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その住所に「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ② 「本人確認記録シート」を作成。（本人確認が必要な方、全員分） ※「本人確認記録シート」はDBにログインし、トップページの上のタブにある「ファイル共有」から該当するものをダウンロードして使用する。 ●対面取引の場合　　⇒　コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合　⇒　転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付 ③ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを必ずアップロードする。（保存期間7年） ④ 「本人確認記録シート」原本がある場合は担当者の手元で保管する。

 

B.依頼者が個人（代理人）の場合

①依頼者と代理人、両者の氏名・住居・生年月日を、本人確認書類（※）で確認する。 ●対面取引の場合　　⇒　本人確認書類（※）の原本を確認し、コピーをもらう。 （コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。） ●非対面取引の場合　⇒　本人確認書類（※）のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その住所に「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ② 「本人確認記録シート」を作成。 ●対面取引の場合　　⇒　コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合　⇒　転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付。 ③ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを保存（保存期間7年）。 ④ 「本人確認記録シート」原本は大阪へ送付する。 ★司法書士等の士業（以下、代理人）から電子定款認証のみ依頼された場合、代理人の了解を得て、ＳＧへの申込書を依頼者から取得し、必ず直接（電話可）代表出資者に依頼意思を確認することで、書類は代理人への郵送でも可とする

 

C.依頼者が法人の場合

①以下の公的書類で確認する。 会社：名称・本店所在地　　　　　→謄本、印鑑証明書等 （謄本は担当者が代表権を有する場合のみ使用可能） 担当者：氏名・住居・生年月日　　→本人確認書類（※） ●対面取引の場合　　⇒　公的書類の原本を確認し、コピーをもらう。 ※コピーのみ提示の場合は、対面できない時に準じる。 ●非対面取引の場合　⇒　公的書類のコピーを送付（ＦＡＸ）してもらい、その会社住所の担当者宛てに「転送不要」で書類を送付して、届くことを確認する。 ②担当者が代表権を有する人でない場合は、委任状を取得する。 委任状フォーム→イクスマーク　☆各種フォーマット→実務関係→本人確認→【委任状（代表者→会社担当者】 ※最終、申請するまでに取付すること　 ③ 「本人確認記録シート」を作成。 ●対面取引の場合　　⇒　コピーを添付する場合、記載されている事項は記録省略可能。 ●非対面取引の場合　⇒　転送不要送付をした書類内容と、転送不要の郵便履歴明細を添付。 ④ 「本人確認記録シート」をスキャンし、DBの該当顧客ページにデータを保存（保存期間7年）。 ⑤ 「本人確認記録シート」原本は担当者の手元で保管する。

 

※本人確認書類

①一点提示

□ 運転免許証・運転経歴証明書

□ 在留カードまたは特別永住者証明書

□ 旅券・乗員手帳

□ 個人番号カード

□ 住民基本台帳カード（顔写真付き）

②次の書類の場合、③の取引関係文書を追加で提示もしくは記載住所に転送不要郵便を送付

□ 各種健康保険証

□ 国民年金手帳・身体障害者手帳等

□ 住民基本台帳カード（顔写真なし）

③取引関係文書のみ提示のみの場合、記載住所に転送不要郵便を送付

□ 印鑑登録証明書

□ 戸籍謄本又は抄本

□ 住民票の写し又は記載事項証明書

□ 外国人登録原票の写し又は記載事項証明書

□ 官公庁から発行又は発給された書類等

□ 外国政府又は国際機関が発行した書類等