個人情報をずっと保存していると、万一の情報漏えいの範囲は莫大になります。
一定期間経過したら、削除するようにしましょう。
お客様から完了後1年後に連絡があって、申請書一式データが欲しいと言われても、
「個人情報ですので、すでに廃棄している」と説明してお渡ししません。

＜フォルダ作成規則＞

1.顧客名フォルダを作るときは、「DBID+顧客名」
DBIDは作成日時に連動するので、時系列順になり、DBで検索する際も確実。
2.同フォルダ内にフォルダとファイルが極力混在しないようにすること。
3.『許認可やビザの種類別』→『顧客名』をベースにフォルダを作る。
（例）【許認可】医療機器 → DBID＋顧客名
4.スキャンデータは誰でも分かる名前に変更して保存する(画像データは必ず）

※実務完了時は、各オフィスLandisk内の「◯完了済み」フォルダへ入れること
ファイル名に完了日をいれること。
※不要な案件は、随時削除すること。→（目安）案件終了後２年