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効率よく業務を行うコツ

予定外の業務が発生した際に、どの業務をするかで迷ったり、
中途半端に色々手を出して非効率になったりすることがありますが、
パフォーマンス良く業務をするために、下記に注意していきましょう。

 

予定外の業務が発生した場合、それが5~10分程度で対応できることであれば、
 その場で完了してしまいましょう。
それ以上かかるような場合は、当たり前にその業務に対応するのではなく、
優先順位を考えて対応しましょう。
基本的に、そのときしている業務を先に終わらせましょう。

郵送物やメールは、何かの業務途中に、直ぐに開封・メールチェックするのではなく、
自身が「対応できる状態」になったタイミングで行いましょう

 

業務マニュアルで、業務依頼の予告はNGですが、
直ぐに対応できないのにメールチェックを行うことも、同様の行為で、
 頭の中に気になることだけが増えて、目の前のことも集中できず非効率になります。

 

◆「とりあえず」と部分的に対応すると、補正なども、作業的に対応してしまい、
改善・予防策まで考えることが抜けてしまいます。
ちゃんとその業務のことが考えられる状態で行いましょう。

同時進行で色んなことに手を出して、机に色んな業務の書類を広げた状態は
頭の中もごちゃごちゃと広がった状態になり、非効率です。
頭の中が広がった状態では、パフォーマンスは上がりません。
1つの業務を分断的に行うのでなく、一撃でやり切りましょう。

いかにいい状態で業務にあたられるかどうかで、
集中力・労働生産性が全く異なります。

これは自分自身だけでなく、相手に対しても同様です。
業務を予告したり、分断的に相談することは、相手の効率を落としてしまうことになります。

お互いに、効率よくなるように業務を行いましょう!

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