MENU

業務報告(日報)

【業務報告(日報)】 ※ 注意事項 ←クリック
毎日の終業時に、jokinアドレス宛で全員に業務報告メールを送ります。
業務報告メールは、離れたオフィスのスタッフ間で、現在、誰がどんな業務をしているのか?
どんなことで困っているのか?など、相互理解できる機会です。しっかりと伝える力を磨いていきましょう。

フォーマットをダウンロードして使用してください。
※短時間勤務の方は日報の書き方を参考にしてください。

<記載方法>
報告文を記載し、日報と出勤簿をコピー&ペーストして、jokin宛にメール送付する。
◆件名:日報 (今日の)日付 苗字
報告文
・・・以下の項目を記載する。(ないときは、なし)
  a.気づいた改善点
  b.イレギュラー対応したこと
  c.キャンセルやクレームなどの問題点

◆タイムマネジメント
【記載ルール】
1.2コマ連続で同じタスクの記載は禁止。
(訪問/調査に関しては「↓」で表現可能)
2.各コマの記載は「顧客名 案件名 タスク名」で記載する。
3.メール確認、予定確認、朝MTGなどの雑務や時間が掛からない事項の記載は禁止。

【記載の原則】
1.コマには基本的にタスクを記載する。
(申請書一式作成などは✖。申請書・理由書・宣誓書他3種〇
契約書翻訳2枚・結婚書翻訳1枚〇 具体的にタスクベースで記載する。
郵送手配など手作業は件数も明確にする)
(一つのタスクが2コマにまたがる場合は、ページ数等で分割する。)
2.誰が読んでも分かるような具体的な記載をする。
(省略記号などは原則用いない)
3.人と関わるタスクは、相手のスケジュールを確認の上で予定を立てる。
4.お客さんから書類が届く想定(確定な場合を除く)で予定を立てない。
5.1コマには1コマ分の業務を書く。少なくても多くてもいけない。

【タイムマネジメント作成の原則】
1.重要なもの、人と関わるものからスケジュールを立てる。
※後半スケジュールは空いていてOKです。
当日突発的に入ってきた業務については、15分以内のものは一撃で行い、
それ以上かかるものは、翌日(当日も可)の予定に入れましょう。
2.前日終らなかったタスクは、翌日一番に行う。
3.同一案件の業務は連続しておこなう。
別のコマを挟んだりしてはいけない。

【タイムマネジメント運用の原則】
1.自分が立てた予定は、その後非効率だと判明しても、そのまま行う。
そうすることで反省点や問題点が明確になる。
2.顧客に見せるスケジュールであると意識して、
絶対にやりきるプロフェッショナルとしての予定を立てる。

※誰が見ても分かるタイムマネジメント表を書き、時間を無駄にしない様にして下さい。

【タイムマネジメント表のタスクの書き方】
1.タスクの書き方は、「日付 会社名 業務内容」
2.常にやるものではなく、消し込んでいくタスクを書く
3.上から日付の若い順に並べる
4.月例業務等は、実際に行うタイミングの1週間前くらいから記載

今日できることは今日終えることを意識して、
翌日に繰り越さないようにしてください。
持ってるタスクが少なくて、生産性が高いのが理想。
持ってるタスクが多くて、生産性が低いのは、最もまずい状況です。

※ 注意事項

1.日報で必ず報告を行うようにしてください。
  ★入社2年目までの社員は必須とします。

2.短時間社員については、他人の日報確認は任意とします。 2020.1.記載

  但し、既読にはしてください。
  メールを検索で、件名に「日報」と入れるとフィルターをかけて、一気に既読にできます。
  読む人(読みたい人)も速読で読んで、時間をかけないようにしてください。
  朝の5分程度が目安。
  jokin宛の全体ルールについては、全て確認する点は、社員と同様です。
PAGETOP
Copyright © SG業務マニュアル All Rights Reserved.
Powered by WordPress & BizVektor Theme by Vektor,Inc. technology.